Contracten zijn een bron van data, die organisaties kan helpen relaties en de gezamenlijke business performance te verbeteren. Van leveranciers, business partners, klanten tot werknemers, alle zaken rondom relaties worden vastgelegd in een contract. Daarmee zijn contracten de basis van alle handel en is die handel bij gebrek aan goed contractmanagement en inzicht (data) zeer […]
Volwassenheid bepaalt de keuze en inrichting van contractmanagementsoftware. Daar ging de winnende scriptie van de Jan van Beckum Contractmanagement Scriptieprijs over. Tijdens haar presentatie uitte Evelien Zevenbergen, de schrijfster van de scriptie, dat van de 45 softwareleveranciers waarvan zij het CLM-systeem onderzocht, 60% zich onterecht aanmerkt als contractmanagementsoftware. Van deze groep respondenten biedt 40% echter alleen contractbeheerfunctionaliteiten en 60% fungeert meer als een documentmanagementsysteem. In een tijd waarin contractmanagement steeds belangrijker wordt, vonden wij bij CM Partners dat een interessante bevinding. We spraken met Evelien over haar onderzoek bij contractmanagement-softwareleverancier Mitopics.
In mei dit jaar begon klantadviseur Marc de Meij aan een reeks van klantgesprekken om te achterhalen wat de impact van corona op contractmanagement was in de organisatie van deze klanten. Vele interessante en soms ook verrassende gesprekken vonden plaats. Zo sprak hij met Feddie Nicolai (52), contractmanager bij Rijksuniversiteit Groningen (RUG). Feddie stapte tien jaar geleden over naar RUG met al een behoorlijk dosis ervaring op het gebied van inkoop, contract- en leveranciersmanagement. Hij ontfermt zich dan ook over complexere contracten en begeleidt de grote aanbestedingstrajecten. De impact van COVID-19 was enorm voor de universiteit met haar 33.000 studenten, 6.500 werknemers en vele leveranciers. Wat was die impact en hoe ervaarden andere organisatie de gevolgen van de coronacrisis?
Alleen met een sterke en vakvolwassen beroepsgroep zal het vakgebied contractmanagement verder kunnen ontwikkelen en groeien. Daarom is CM Partners uiteraard sponsor van het NEVI Contractmanagement Festival 2020. De bekendheid en benadering van dit vak moet nu eenmaal verder groeien om organisatiedoelstellingen te blijven realiseren in een wereld van steeds verdergaande specialisatie, ook bij een aanpalend vakgebied als inkoop.
De theorie en de praktijk wijzen uit dat je grip op je werkzaamheden, minder werkdruk en een effectieve tijdsindeling ervaart, áls het je lukt om belangrijke zaken af te handelen vóórdat ze urgent worden.
Contractmanagement blijkt niet een saai, maar een dynamisch en aantrekkelijk vak. Dat vindt ook Ryan Breinburg uit Westervoort, contractmanager bij Wageningen Universiteit en Research (WUR). In dit interview vertelt hij over zijn start als contractmanager, over het belang van de juiste vaardigheden en over zijn visie op de toekomst van het vakgebied.
Een contract is het resultaat van een min of meer parallel verlopend inkoopproces bij de opdrachtgever en verkoopproces bij de leverancier. Dat proces kan worden opgedeeld in een aantal fasen. Dat geldt ook voor het proces waarin opdrachtgever en leverancier samen uitvoering geven aan het contract. De CATS-contractlevenscyclus bestaat uit alle fasen tijdens het ontstaan en het uitvoeren van een contract. In deze blog ga ik in op deze fasen, om te laten zien waarom dit contractlevenscyclus zo’n goede leidraad is voor het opzetten van het contractmanagementproces en het verankeren van contractmanagement in andere, aanpalende processen.
In de reeks ‘CATS CM® in een notendop’ leg ik de rode draad uit van onze methode. Na het beschrijven van de business case, doelgericht contractmanagement en de factoren voor succesvol contractmanagement, zijn zowel de aspecten beleid en processen als mensen en systemen de revue gepasseerd in mijn vorige artikelen. Dus zijn we aangekomen bij de component contracten. Waar moet je aan denken bij contractcreatie en hoe dragen contracten bij aan het succes van contractmanagement?
Na de introductie van de drie essentiële factoren van succesvol contractmanagement, weidde ik in mijn vorige blog uit over de eerste, beleid en processen. Natuurlijk lukt succesvol contractmanagement nooit zonder mensen en systemen. Daarbij is het wel van belang dat het gaat om voldoende mensen met de juiste competenties en systemen die daadwerkelijk de processen ondersteunen. In deze blog meer over deze aspecten.
In mijn vorige artikel over de succesfactoren van contractmanagement schreef ik over belangrijke keuzes die management rondom het managen van contracten moet maken. Drie overkoepelende factoren spelen daarbij een bepalende rol: beleid en bijbehorende processen, voldoende en competente mensen en procesondersteunende systemen, en contracten waar bij het opstellen rekening is gehouden met het gewenste contractmanagement. In dit artikel ga ik in op de eerste daarvan. Hoe kan management succesvol contractmanagement op strategisch, tactisch en operationeel niveau waarborgen?
Hoe verschillend organisaties ook zijn, één ding hebben ze gemeen. Ze zijn allemaal opgezet om invulling te geven aan een missie en een visie. Contractmanagement heeft een grote rol in het realiseren van deze doelstellingen. Het is dus belangrijk dat iedereen die zich bezig houdt met contractmanagement zich bewust is van die invloed en weet hoe die bewaakt kan worden.
Info Support is met haar maatwerksoftware, data solutions, beheer en IT trainingen vooral actief in de sectoren agrifood, energie, finance, mobiliteit, pensioen en zorg. In de kantoren in Veenendaal (NL) en Mechelen (BE) huizen meer dan 400 medewerkers. De werkwijze van Info Support kenmerkt zich door een aantal waarden: ambitieus,eigenwijs, slim, sociaal en doordacht. Ook contractmanagement speelt een rol in het waarmaken van deze kernwaarden. De groei van onder andere hun beheerdiensten en resultaat verplichtende contracten bracht steeds meer verantwoordelijkheden mee voor Info Support. Met die groei werden ook de risico’s groter. Hoe kreeg Info Support weer grip met CATS CM®?
Bij Achmea ontdekte men snel de voordelen van de methode CATS CM®. In onze uitgebreide klantcase kun je alles lezen over de samenwerking met Achmea IT. Hierin vertelt Leo Kersten wat de implementatie van CATS CM® en de trainingen van CM Partners hebben opgeleverd voor Achmea IT.
Een contract tussen opdrachtgever en leverancier is vooral nodig om alle afspraken voor alle partijen helder en scherp te hebben. Het beschrijft hoe een samenwerking wordt vormgegeven als het gaat om invulling van behoeften en levering van diensten of producten. Maar hoe lang sluiten vraag (behoeften) en aanbod op elkaar aan? Tussen het moment dat de leverancier op basis van de afspraken gaat leveren en de afloop van een contract kan er veel veranderen. Dit maakt het vrij waarschijnlijk dat het beeld dat werd geschetst in het initiële contract na verloop van tijd niet meer helemaal correspondeert met wat de leverancier levert. De behoeften van de organisatie kunnen veranderen, maar ook nieuwe diensten of verbeterde producten van de leverancier kunnen om een nieuwe kijk op het contract vragen. Hoe hou je als klant en leverancier deze facetten in balans?
Contractmanagement is ‘in’. De meeste organisaties zijn er inmiddels wel van overtuigd dat proactief contractmanagement onmisbaar is om afgesproken contractdoelstellingen tussen twee partijen daadwerkelijk te realiseren. Maar net zo goed om de waarde van het contract te maximaliseren en zo min mogelijk geld te laten weglekken. Want de afdeling inkoop (of verkoop) kan wel een heel mooi contract voor de organisatie hebben afgesloten, maar het realiseren van die voordelen gebeurt pas als het contract loopt!
Een Service Level Agreement (SLA) is een verdere uitwerking van een contract voor wat betreft de kwaliteit van de diensten die een ICT-leverancier levert aan een afnemer. Voor de contractmanager is een SLA handig, want die bevat in gekwantificeerde en meetbare termen de normen voor de dienstverlening. Denk aan beschikbaarheid, betrouwbaarheid en continuïteit. Als het volume of het belang van de dienstverlening groot is en de looptijd lang(er) is, is het zeker wenselijk om te werken met een SLA. Hoe waarborg je de kwaliteit van een SLA, zodat deze het doel dient waarvoor het is opgesteld?
Slechte prestaties van een leverancier kunnen grote gevolgen hebben voor jouw organisatie. Langere levertijden, hogere ontwikkelkosten en ontevreden klanten zijn slechts enkele voorbeelden van de consequenties. Een leverancier die niet handelt volgens het organisatiebeleid kan zelfs imagoschade toebrengen, zoals in het geval van belangenverstrengeling of fraude. Om negatieve publiciteit en financiële risico’s te voorkomen, is een goede implementatie van strategisch leveranciersmanagement van groot belang. Hoe beteugel je strategisch leveranciersmanagement?
Het ruimere, strategische speelveld van leveranciersmanagement zorgt ervoor dat relatiemanagement via contractmanagement niet afdoende is. Steeds meer zijn externe partijen van invloed op de organisatiedoelstellingen. Deze leveranciers voeren een stuk(je) van de bedrijfsprocessen uit en hebben hierdoor een grote impact op de corebusiness van een organisatie.
Wat is contractmanagement? Zoekende naar het antwoord op deze vraag, stuit je vaak niet op een eenduidige conclusie. Er zijn namelijk talloze websites die de definitie proberen te geven, maar op detailniveau net de plank misslaan.
Een klant las dat blockchain de wereld zou gaan “disrupten”. Zoekende naar zijn leercurve kwam dan ook deze prangende vragen naar boven: wat is het dan en waarom is het beter dan andere databases? Een goede vraag, waar we in relatie tot smart contracts graag op in gaan.
Net als producten een zogenaamde levenscyclus hebben, geldt dat ook voor contracten. De contractlevenscyclus kent meerdere fases en – wellicht gek genoeg – contractmanagement bestrijkt niet de gehele duur van die levenscyclus. Om het nut van contractmanagement goed te kunnen begrijpen, is het belangrijk om te weten dat het contractmanagementproces deel uitmaakt van dit grotere geheel. De betrokkenheid van contractmanagers bij alle fases in de contractlevenscyclus draagt bij aan het behalen van de contractdoelstellingen. Hoe ziet het contractlevenscyclus er nu uit?
Regelmatig lopen projecten uit op een teleurstelling. De oorzaak ligt te vaak nog in de hoek van onvolledige business cases. Neem bijvoorbeeld autobezitters, zij weten dat de kosten van het gebruik van de auto meer zijn dan alleen de kosten van de aanschaf, toch? Brandstof, onderhoud, wegenbelasting; voor niets gaat de zon op. Datzelfde geldt voor contracten! Om het beoogde resultaat van een contract juist af te zetten tegen de kosten, moet je verder kijken dan de bedragen die in het contract gespecificeerd staan. Kijken naar de ‘Total cost of Ownership’ (TCO) is voor contracten namelijk niet voldoende. Hoe zit dat en waar moet je rekening mee houden?
Op 6 februari sprak de winnares van de JvB Contractmanagement Scriptieprijs 2017 tijdens de Nationale Contractmanagement Conferentie.
Milada Odenkirchen sprak tijdens haar presentatie over haar onderzoek naar de relatie tussen circulair inkopen en contract management en presenteerde ze met trots het door haarzelf ontwikkelde CICM-model. Wij spraken Milada na haar optreden op de conferentie. We waren namelijk erg nieuwsgierig hoe het haar na het winnen van de JvB Contractmanagement Scriptieprijs verging binnen het vakwereldje. We verklappen alvorens dit: ze is lekker op dreef!
Je hebt er vast wel eens van gehoord, het fenomeen ‘stuurgroep’. Vooral in de wereld van projectmanagement een bekende term. In een stuurgroep zitten de belangrijke stakeholders van een project; degenen in de organisatie die belang hebben bij een goed verloop én de bevoegdheid hebben daar beslissingen over te nemen. Is een contract nu vergelijkbaar met een project? Is aansturing van contractmanagement op deze wijze zinvol?
Regelmatig komen tijdens contractmanagement trainingen de vaardigheden van contractmanagers ter sprake. Nu zijn een aantal competenties echt noodzakelijk wanneer je als contractmanager succesvol wilt zijn. Denk bijvoorbeeld aan onderhandelen en mondelinge vaardigheid. Maar betekent dit dat je als contractmanager dominant moet zijn?
In een van onze trainingen komt de relatie tussen de contractpartijen ter sprake. Van een cursist kregen we onlangs de opmerking: “Ja, maar een contract is toch gewoon gestold wantrouwen?”. Er werd luid gegniffeld, de andere deelnemers herkenden op een bepaalde manier wat er gezegd werd. Mijn eerste gedachte was dat de desbetreffende cursist wel veel negatieve ervaringen met leveranciers moest hebben gehad. Mijn tweede gedachte was echter dat, wanneer je je in een contract concentreert op de te nemen acties bij de minst geringste mate van wanprestatie, deze indruk er dan gemakkelijk insluipt.
Op 6 februari 2018 vindt alweer de negende Nationale Contractmanagement Conferentie plaats; ditmaal in Hotel Houten. Onder andere topsprekers als Ron van Kemenade (ING), Petra Zijlstra (Shell), Wendy Lawson (IACCM) en de Fountainheads voorzien de deelnemers van een kijkje in de veelbelovende toekomst van contractmanagement. Zij geven een betrouwbare inschatting op het gebied van trends die daadwerkelijk blijvende impact op contracten zullen hebben. Eén ding wordt de deelnemers op deze dag in ieder geval duidelijk: ben ik nu wel of niet klaar voor contractmanagement 2.0?!
Realiseren van contractdoelstellingen vraagt om een doordachte aanpak. Door proactief managen van contracten verkrijg je meer controle en resultaat. Hoe doet men dat bij andere organisaties? Hoe zorgt men ervoor dat contractmanagers binnen dezelfde organisatie op een uniforme wijze werken? Rob Soethoudt, manager contractmanagement bij concern inkoop van VGZ, vertelt over contractmanagement, de toegevoegde waarde […]
Waarom is contractmanagement belangrijk voor gemeenten? Aan het woord is Wendy van der Graaf, project- en contractmanager bij Gemeente Rotterdam. Meer weten? Download het whitepaper ‘Contractmanagement voor gemeenten‘.
In mijn vorige blog beschreef ik het nut en de waarde van contractmanagement. Binnen organisaties duurt het soms even voor het besef landt. Dan vallen alle verschafte inzichten ineens op z’n plek: we hebben wel degelijk contractmanagement nodig. Waar beginnen we? Implementeren van contractmanagement brengt specifieke acties met zich mee. Hoe komt u van niks […]
Is vrijwel iedereen ervan overtuigd dat in veel gevallen een contract gewenst is, over het managen daarvan bestaat nog immer de nodige onduidelijkheid, niet in de laatste plaats omdat het vaak wazig is hoe een contract dient te worden ‘bestuurd’. De praktijk leert dat het goed managen van een contract al snel een besparing oplevert […]
Op 31 juli is Jan van Beckum, onze collega, vriend, inspirator, oprichter van CM Partners en drijvende kracht achter CATS CM op 67 jarige leeftijd overleden. Na een kort ziekbed en een intense strijd. Velen kennen Jan als één van de drijvende krachten achter CM Partners, als gepassioneerd contractmanagement trainer en als medeauteur van de […]
Tijdens een coachingsgesprek dat ik onlangs had, bespraken we de rol van proceseigenaar. Ons boek CATS CM noemt wel de essentie van een proceseigenaar, maar bevat geen verdere uitwerking, omdat het zich richt op de methode. Goed belegd en uitgevoerd proceseigendom is echter bepalend voor het werkelijke succes van het contractmanagementproces binnen organisaties. Dat maakt proceseigendom heel […]
Trends in contractmanagement Onder de titel ‘Contractmanagement, Cost or Profit Center?’ vond recent de zesde Nationale Contractmanagement Conferentie plaats die werd bijgewoond door contractmanagers, inkopers en supply managers. Op de themavraag of contractmanagement behoort tot een kostenpost of een verdienmodel bleek (nog) geen harde waarheid als antwoord te bestaan. Enerzijds zijn de unieke situaties binnen […]
In het contractmanagementproces zijn er zowel aan de opdrachtgeverskant als aan de leverancierskant voor het managen van een contract vijf rollen: contracteigenaar, contractmanager, servicemanager, contractbeheerder en procesbeheerder. Ik wil vooral het belang van de eerste drie rollen aankaarten. Let wel, rollen en dus niet perse functies. De aanwezigheid van deze rollen binnen een organisatie en […]
Ik kaartte het in mijn blog van afgelopen week al even aan, het belang van een contracteigenaar. Omdat het managen van een contract gebeurt door de contractmanager, wordt het belang van een contracteigenaar niet altijd juist ingeschat. Om het aantal ‘zwevende’ contracten binnen organisaties nog maar even achterwege te laten, want in de loop der tijd wordt […]
Herken je dit? Jouw organisatie heeft ogenschijnlijk gestroomlijnde processen en een proactieve uitvoering voor het managen van contracten, maar toch behaal je niet de beoogde effecten en resultaten. In mijn vorige blog gaf ik een reactie op de uitkomsten van het onderzoek commissie Elias. De resultaten zijn eyeopeners voor iedere organisatie. Nu kun je natuurlijk op managementniveau […]
Twee maanden geleden had ik een gesprek met een operationeel manager, die werkzaam is bij een organisatie in een branche die het op dit moment moeilijk heeft. Ik laat hier even in het midden welke bedrijfstak dit betrof. Aangezien vele bedrijfstakken het momenteel moeilijk hebben, gaat dit blog voor een breed scala organisaties op. Het […]
Een vraagstuk waar iedereen binnen het vakgebied contractmanagement mee worstelt, is die van de effectmeting. De toegevoegde waarde van contractmanagement zit dieper geworteld dan in besparingen alleen en is daarom niet puur in een cijfer uit te drukken. Doelstellingen die een contracteigenaar voor ogen heeft, zijn op meerdere manieren te bereiken. Contractmanagement zorgt ervoor dat dit zo […]