Contractmanagement als de spil in de contractlevenscyclus

Karin van Erven
Door Karin van Erven

Net als producten een zogenaamde levenscyclus hebben, geldt dat ook voor contracten. De contractlevenscyclus kent meerdere fases en – wellicht gek genoeg – contractmanagement bestrijkt niet de gehele duur van die levenscyclus. Om het nut van contractmanagement goed te kunnen begrijpen, is het belangrijk om te weten dat het contractmanagementproces deel uitmaakt van dit grotere geheel. De betrokkenheid van contractmanagers bij alle fases in de contractlevenscyclus draagt bij aan het behalen van de contractdoelstellingen. Hoe ziet het contractlevenscyclus er nu uit?

Elke contract doorloopt dezelfde levenscyclus. Voor opdrachtgever en leverancier is dat in grote lijnen gelijk, alleen de bijbehorende activiteiten zijn soms net anders(om). De fases zijn als volgt:

Fasen contractlevenscyclus

Opdrachtgever

  1. Behoeftespecificatie, gevolgd door de ‘make or buy’ beslissing
  2. Aanbesteden/inkopen (RFI en RFP)
  3. Contracteren en ondertekenen
  4. Implementatie en uitvoeren van het contract
  5. Afronding en evaluatie

Leverancier

  1. Marktverkenning en beslissing om wel of niet op een offerteaanvraag in te schrijven
  2. Kwalificatie en Acquireren (offerte)
  3. Contracteren  en ondertekenen
  4. Implementatie en uitvoeren (‘uitnutten’) van het contract
  5. Afronding en evaluatie

 

De verhouding met leveranciersmanagement
 Contractlevenscyclus vs leveranciersmanagement

Het leveranciersmanagementproces maakt geen onderdeel uit van de contractlevenscyclus, maar is wel van belang voor de contractlevenscyclus. Om twee redenen. Ten eerste levert leveranciersmanagement informatie aan voor de ‘make-or-buy’ beslissing. Leveranciersmanagement moet de mogelijkheden in de markt kennen om de benodigde goederen en diensten extern in te kopen. Ten tweede geeft leveranciersmanagement ook een beeld van de prestaties van de verschillende leveranciers. Met andere woorden, door leveranciersmanagement weet men bij welke leveranciers een offerteaanvraag het beste uitgezet kan worden.

Betrek de contractmanager

Kijken we nog een stap dieper, dan zie je dat contractmanagement de fases ‘contractuitvoering’ en ‘afronding en evaluatie’ betreft. Immers, je kunt pas een contract managen als het afgesloten is!

Dat neemt niet weg dat betrokkenheid van contractmanagement in de fases daarvoor ook erg belangrijk is. Wil je als contractmanager dat een contract te managen valt, is het goed dat je daar ook inspraak in hebt.

Contractlevenscyclus vs betrokkenheid contractmanager

Contractmanagementproces

De fases ‘contractuitvoering’ en ‘afronding en evaluatie’ verlopen volgens het contractmanagementproces. Dit proces bestaat uit een aantal stappen. In de methode CATS CM1 onderscheiden we de stappen Initiate, Plan-Do-Check-Act, en Closure, zoals in de onderstaande afbeelding wordt getoond.

Contractmanagementproces Realiseren van de contractdoelstellingen

Zoals bovenstaand plaatje duidelijk laat zien, duurt de contractuitvoeringsfase het langste in de gehele levenscyclus. Het aanbesteding- en inkooptraject duurt mogelijk een halfjaar tot een jaar, maar vervolgens wordt een contract meestal wel voor drie tot vijf jaar gesloten. Dán moeten dus de (vooraf afgesproken) contractdoelstellingen en toegevoegde waarde daadwerkelijk gerealiseerd worden. Daarmee hebben we gelijk de reden te pakken waarom proactief contractmanagement in deze fase zo belangrijk is!

 

1 CATS CM© : een methode voor het uitvoeren van contractmanagement; het beschrijft het proces, de activiteiten en de aandachtspunten voor de contractmanager.