Wat is contractmanagement? Zoekende naar het antwoord op deze vraag, stuit je vaak niet op een eenduidige conclusie. Er zijn namelijk talloze websites die de definitie proberen te geven, maar op detailniveau net de plank misslaan.
De omgeving waarin de contractmanager moet opereren is complex. Contractmanagers acteren in het krachtenveld van alle bij het contract betrokken partijen, met elk hun geledingen en vertegenwoordigers. Hierbij gelden zowel intern als extern gezamenlijke én tegelijkertijd tegenstrijdige belangen en doelstellingen. Het is dus belangrijk dat hij of zij zich een goed beeld vormt van de contractomgeving waarbinnen geacteerd moet worden. Hoe zorgt de contractmanager daarvoor?
Net als vele anderen heeft u het in aanloop naar 25 mei druk gehad met het sluiten van verwerkersovereenkomsten. Nu de AVG van kracht is, krijgt u er een nieuwe rol bij. De gesloten overeenkomsten moeten namelijk continu gemonitord en gemanaged worden. Hoe kunt u anders aantoonbaar compliant zijn met de AVG?
Contractmanagement en contractbeheer zijn hot. De twee termen worden nog wel eens door elkaar gebruikt, terwijl er een wezenlijk verschil is. Om ervoor te zorgen dat er geen misverstanden ontstaan en duidelijk is wie wat doet, zijn goede afspraken een must. Alleen zo kun je effectief en efficiënt samenwerken. Contractmanagement versus contractbeheer: waar zit het verschil en hoe vullen de twee elkaar aan?
Net als producten een zogenaamde levenscyclus hebben, geldt dat ook voor contracten. De contractlevenscyclus kent meerdere fases en – wellicht gek genoeg – contractmanagement bestrijkt niet de gehele duur van die levenscyclus. Om het nut van contractmanagement goed te kunnen begrijpen, is het belangrijk om te weten dat het contractmanagementproces deel uitmaakt van dit grotere geheel. De betrokkenheid van contractmanagers bij alle fases in de contractlevenscyclus draagt bij aan het behalen van de contractdoelstellingen. Hoe ziet het contractlevenscyclus er nu uit?
Regelmatig komen tijdens contractmanagement trainingen de vaardigheden van contractmanagers ter sprake. Nu zijn een aantal competenties echt noodzakelijk wanneer je als contractmanager succesvol wilt zijn. Denk bijvoorbeeld aan onderhandelen en mondelinge vaardigheid. Maar betekent dit dat je als contractmanager dominant moet zijn?
In steeds meer organisaties ontstaat de functie van contractmanager, omdat het belang van het proactief managen van contracten steeds meer wordt ingezien. Contractmanagement draagt in hoge mate bij aan het realiseren van de contractdoelstellingen. De ervaring leert dat slecht of ontbrekend contractmanagement een negatieve impact heeft op het bedrijfsresultaat van zo’n kleine 10%! Dat is nogal wat. Wat doet de contractmanager dan allemaal?
Per 25 mei 2018 moet bij organisaties de ingrijpend gewijzigde privacywet geïmplementeerd zijn. Dit is ook van belang voor contractmanagers, omdat veel contracten onder de werkingssfeer vallen van de nieuwe Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR). Bij niet-naleving dreigen fikse boetes en op de koop toe reputatieschade. Werk aan de winkel voor de contractmanager.
Organisaties, zowel in het publieke als in het private domein, besteden steeds meer uit. Hierdoor ontstaan steeds meer contracten waarin de afspraken zijn vastgelegd. Het ene contract is voor een organisatie belangrijker dan het andere. Omvang en risico’s zijn hierbij twee leidende factoren voor de inzet van de contractmanager. Welk gevolg heeft dit voor het […]
Contractdoelstellingen behalen, dat is waar het primair om draait voor contractmanagers. Tijdens de looptijd van een contract sluimeren vaak allerlei risico’s die een bedreiging kunnen vormen voor het behalen van die doelstellingen. Het is belangrijk snel inzicht in te krijgen en grip te houden op deze risico’s. Daarom is risicomanagement een noodzakelijk onderdeel van […]
Tijdens de achtste Nationale Contractmanagement Conferentie (NCMC) sprak ik over de herontdekking van de relatie. In het verre verleden was de relatie tussen zakelijke partners van groot belang. De relatie tussen opdrachtgever en leverancier werd de laatste decennia niet als bepalend aangemerkt. Huidige inzichten gooien het roer weer om. Contracten draaien niet meer om prijsafspraken, […]
Om contracten tot een optimaal eindresultaat te brengen, moet een organisatie duidelijke keuzes maken. Activiteiten stroomlijnen op strategisch, tactisch en operationeel niveau is cruciaal. Alleen dan komt een eenduidig, transparant en goed lopend contractmanagementproces tot stand. De synergie die een geïntegreerde benadering biedt, verhoogt de toegevoegde waarde van contractmanagement aanzienlijk.. Contractstrategie is bepalend De relaties […]
Zoek je naar het systeem dat feilloos je contracten managet? Zoek niet verder. Niet omdat ik het gevonden heb, maar omdat een dergelijk systeem gewoon niet bestaat. Alhoewel ik er alle vertrouwen in heb dat de toekomst systemen gaat brengen die de informatie, communicatie en workflow behoeften steeds meer tegemoet komen, blijft contractmanager een beroep […]
Contractmanagement, een vak apart – deel 2 VGZ is al meer dan 65 jaar actief in de zorg en onderdeel van de coöperatie VGZ. Coöperatie VGZ voert de zorgverzekering uit voor verschillende merken, waaronder zorgverzekeraar VGZ. Ze spelen een actieve rol in de zorg, waarbij ze beogen toegankelijkheid, betaalbaarheid en goede kwaliteit voorop te stellen […]
In het contractmanagementproces zijn er zowel aan de opdrachtgeverskant als aan de leverancierskant voor het managen van een contract vijf rollen: contracteigenaar, contractmanager, servicemanager, contractbeheerder en procesbeheerder. Ik wil vooral het belang van de eerste drie rollen aankaarten. Let wel, rollen en dus niet perse functies. De aanwezigheid van deze rollen binnen een organisatie en […]
Herken je dit? Jouw organisatie heeft ogenschijnlijk gestroomlijnde processen en een proactieve uitvoering voor het managen van contracten, maar toch behaal je niet de beoogde effecten en resultaten. In mijn vorige blog gaf ik een reactie op de uitkomsten van het onderzoek commissie Elias. De resultaten zijn eyeopeners voor iedere organisatie. Nu kun je natuurlijk op managementniveau […]