Contractmanagement en contractbeheer zijn hot. De twee termen worden nog wel eens door elkaar gebruikt, terwijl er een wezenlijk verschil is. Om ervoor te zorgen dat er geen misverstanden ontstaan en duidelijk is wie wat doet, zijn goede afspraken een must. Alleen zo kun je effectief en efficiënt samenwerken. Contractmanagement versus contractbeheer: waar zit het verschil en hoe vullen de twee elkaar aan?
Contractmanagement
Contractmanagement is het managen van alle in het contract vastgelegde verantwoordelijkheden en verplichtingen. Dat gebeurt altijd in opdracht van de contracteigenaar, tijdens de uitvoeringsfase van het contract. Dit betekent niet alleen de vinger aan de pols houden rondom de naleving van wie wat wel of niet doet. Ook het managen van procedures, afspraken, voorwaarden, tarieven en onduidelijkheden, hiaten en gewenste wijzigingen in het contract behoren tot het takenpakket van de contractmanager.
In het kort is de contractmanager dus:
- verantwoordelijk voor het op dagelijkse basis managen van de contractuitvoering met als doel het realiseren van de contractdoelstellingen;
- aangesteld door de contracteigenaar; en
- toebedeeld met overeengekomen verantwoordelijkheden en bevoegdheden.
Contractbeheer
Contractbeheer is één van de activiteiten die valt onder contractmanagement en wordt vaak als aparte rol of functie belegd.
Bij contractbeheer gaat het om het opzetten, invullen, actueel en toegankelijk houden van alle vastgelegde informatie over een contract of samenhangende contracten. Contracten beheren heeft dus een administratieve inslag. Een contractbeheerder doet dit meestal voor meerdere contracten. Hij/zij ondersteunt de contractmanager bij het administreren van alle contractgegevens en stelt (management) informatie over contracten beschikbaar.
Samengevat is de contractbeheerder:
- de persoon die het contractdossier bijhoudt;
- verantwoordelijk voor het vastleggen / registreren van alle voor het contract relevante documentatie;
- degene die gevraagd en ongevraagd deze informatie beschikbaar stelt aan alle personen die vanuit hun rol voor het contract toegang moeten hebben tot die informatie.
Contractmanagement versus contractbeheer
Belangrijk is om duidelijk te maken welke taken en verantwoordelijkheden jouw organisatie bij de verschillende rollen/functies van contractmanagement en contractbeheer onderkent, zodat de verschillende functionarissen goed weten wat ze van elkaar kunnen verwachten. Zo kunnen zij elkaar goed aanvullen ten behoeve van een efficiënt en effectief contractmanagementproces!
