In mijn eerdere blogs deed ik de methode CATS CM® in een notendop uit de doeken. Succesvol contractmanagement op basis van CATS CM ® is niet mogelijk zonder beleidskeuzes en draagvlak daarvoor binnen een organisatie. Om dit belang te onderstrepen sluit in deze blogreeks dan ook af met een blog over het contractmanagementbeleid en de proceseigenaar contractmanagement.
In mijn vorige blog schreef ik over het contractmanagementproces volgens CATS CM®. Dit proces is onderverdeeld in zes stappen, en maakt onderdeel uit van de vierde pijler van de methode. Maar niet ieder contract heeft evenveel contractmanagementaandacht nodig binnen deze zes stappen. De vierde pijler voorziet ook daarin door middel van de contractmanagementscenario’s. Deze maken het mogelijk om contractmanagementprocessen op maat te hebben, zonder de regie over het proces te verliezen of de geaggregeerde informatievoorziening te moeten missen.
In deze twaalfde blog uit serie ‘CATS CM® in een notendop’ ga ik in op een onderdeel van de vierde pijler van de methode CATS CM®. De vierde pijler bestaat uit het contractmanagementproces
onderverdeeld in zes stappen en het inrichten van die stappen door middel van contractmanagementscenario’s. In deze blog leg ik de zes stappen van het contractmanagementproces nader uit.
In mijn vorige twee blogs schreef ik over de eerste en tweede pijler van de methode CATS CM ®. Deze gaan over het onderscheid tussen “De Overeengekomen Prestatie” enerzijds en “Alle Overige Contractafspraken” anderzijds (pijler 1) en de rollen die ontstaan rondom een contract (pijler 2). Hierbij is op hoofdlijnen een taakverdeling gemaakt en is duidelijk wie er allemaal bij een contract betrokken zijn. De derde pijler van de methode geeft een overzicht van de aandachtsgebieden van het contractmanagement. Een nadere onderverdeling van de taken dus, in de vorm Contractmanagement Essentials (CM Essentials).
De methode CATS CM® is gefundeerd op waarvan ik de eerste in mijn vorige blog beschreef. het onderscheid tussen ‘De Overeengekomen Prestatie’ (DOP) enerzijds en ‘Alle Overige Contractafspraken’ (AOC) anderzijds. Dit onderscheid is de basis voor de scheidslijn tussen de rol van contractmanager en de rol van realisatie- en verificatiemanager. Maar er zijn meer rollen betrokken bij het uitvoeren van het contract. De tweede pijler van de methode benoemt en definieert die rollen.
De methode CATS CM® is gebaseerd op 4 pijlers, waarover ik eerder in vogelvlucht schreef bij de introductie van CATS CM. De eerste pijler brengt een onderscheid aan tussen ‘De Overeengekomen Prestatie’ en ‘Alle Overige Contractafspraken’. We maken dit onderscheid om zo het contract te verdelen in twee gebieden, die ieder hun eigen aandacht vereisen.
Met de kennis uit mijn eerdere blogs wordt het in deze blog tijd de methode CATS CM® te introduceren. Contractmanagement is kortweg gezegd het realiseren van contractdoelstellingen. Om tot die vooraf gestelde resultaten te komen, pas je CATS CM® toe. De contractmanagementmethode is vormgegeven aan de hand van vier pijlers. In dit deel van de blogreeks een beknopte uiteenzetting van deze fundamenten.
Een contract is het resultaat van een min of meer parallel verlopend inkoopproces bij de opdrachtgever en verkoopproces bij de leverancier. Dat proces kan worden opgedeeld in een aantal fasen. Dat geldt ook voor het proces waarin opdrachtgever en leverancier samen uitvoering geven aan het contract. De CATS-contractlevenscyclus bestaat uit alle fasen tijdens het ontstaan en het uitvoeren van een contract. In deze blog ga ik in op deze fasen, om te laten zien waarom dit contractlevenscyclus zo’n goede leidraad is voor het opzetten van het contractmanagementproces en het verankeren van contractmanagement in andere, aanpalende processen.
In de reeks ‘CATS CM® in een notendop’ leg ik de rode draad uit van onze methode. Na het beschrijven van de business case, doelgericht contractmanagement en de factoren voor succesvol contractmanagement, zijn zowel de aspecten beleid en processen als mensen en systemen de revue gepasseerd in mijn vorige artikelen. Dus zijn we aangekomen bij de component contracten. Waar moet je aan denken bij contractcreatie en hoe dragen contracten bij aan het succes van contractmanagement?
Na de introductie van de drie essentiële factoren van succesvol contractmanagement, weidde ik in mijn vorige blog uit over de eerste, beleid en processen. Natuurlijk lukt succesvol contractmanagement nooit zonder mensen en systemen. Daarbij is het wel van belang dat het gaat om voldoende mensen met de juiste competenties en systemen die daadwerkelijk de processen ondersteunen. In deze blog meer over deze aspecten.
In mijn vorige artikel over de succesfactoren van contractmanagement schreef ik over belangrijke keuzes die management rondom het managen van contracten moet maken. Drie overkoepelende factoren spelen daarbij een bepalende rol: beleid en bijbehorende processen, voldoende en competente mensen en procesondersteunende systemen, en contracten waar bij het opstellen rekening is gehouden met het gewenste contractmanagement. In dit artikel ga ik in op de eerste daarvan. Hoe kan management succesvol contractmanagement op strategisch, tactisch en operationeel niveau waarborgen?
Om contractmanagement succesvol te maken moet het management een aantal keuzes maken. Deze keuzes liggen op verschillende gebieden en verschillende niveaus in de organisatie. Het succes van contractmanagement hangt af van drie factoren: Het contractmanagementbeleid en de contractmanagementprocessen, voldoende en competente mensen en procesondersteunende systemen en
contracten waarbij tijdens het opstellen rekening is gehouden met het gewenste contractmanagement .
Hoe verschillend organisaties ook zijn, één ding hebben ze gemeen. Ze zijn allemaal opgezet om invulling te geven aan een missie en een visie. Contractmanagement heeft een grote rol in het realiseren van deze doelstellingen. Het is dus belangrijk dat iedereen die zich bezig houdt met contractmanagement zich bewust is van die invloed en weet hoe die bewaakt kan worden.
Effectief contractmanagement zorgt ervoor dat het contract realiseert wat is beoogd, voor de juiste tegenprestatie en met de geplande inspanning van de eigen organisatie. Efficiënt contractmanagement is erop gericht deze effectiviteit te bereiken met het gebruik van zo min mogelijk middelen. Zodra een organisatie contracten aangaat, leiden die tot acties. Daarmee komt direct een vorm van contractmanagement tot stand. De vraag is dus ook niet of organisaties aan contractmanagement moeten doen, maar hoe ze het reeds aanwezige contractmanagement effectiever en efficiënter gaan uitvoeren.