Linda Tonkes
Door Linda Tonkes

In mijn vorige twee blogs schreef ik over de eerste en tweede pijler van de methode CATS CM ®. Deze gaan over het onderscheid tussen “De Overeengekomen Prestatie” enerzijds en “Alle Overige Contractafspraken” anderzijds (pijler 1) en de rollen die ontstaan rondom een contract (pijler 2). Hierbij is op hoofdlijnen een taakverdeling gemaakt en is duidelijk wie er allemaal bij een contract betrokken zijn. De derde pijler van de methode geeft een overzicht van de aandachtsgebieden van het contractmanagement. Een nadere onderverdeling van de taken dus, in de vorm Contractmanagement Essentials (CM Essentials).

Waar houdt een contractmanager zich mee bezig

Contractmanagers houden zich bezig met veel verschillende zaken. Om daar structuur in aan te brengen, en daarmee de basis te leggen voor een procesmatige aanpak van contractmanagement, hebben wij een onderverdeling gemaakt in de tien belangrijkste aandachtsgebieden. De CM Essentials zijn als volgt schematisch weer te geven:

CM Essentials

Bovenaan in het figuur staan de contractdoelstellingen. Zoals ik schreef in mijn tweede blog in deze serie is dat waar contractmanagement om draait, het realiseren van de contractdoelstellingen. Onderaan in het figuur staan het contractdossier en de contractkalender. De contractkalender is het overzicht van de belangrijke momenten gedurende de uitvoeringsfase van het contract. Het contractdossier bevat alle documenten met betrekking tot het contract en de informatie die van belang is voor het managen van het contract. Dit zijn dus als het ware de basisvastleggingen van het contractmanagement.

Verticaal in de figuur staan de overige zeven CM Essentials genoemd. Dit zijn de gebieden die de contractmanager gaat managen, om zo te komen tot een zo optimale realisatie van de contractdoelstellingen. Informatie daaruit legt hij weer vast in het contractdossier en indien van toepassing in de contractkalender.

Stakeholders

De stakeholders bij een contract zijn de personen of groepen van personen die een belang hebben bij de uitvoering van een contract en daar invloed op kunnen uitoefenen. De contractmanager brengt in kaart in hoeverre de stakeholders een bijdrage kunnen leveren aan het realiseren van de contractdoelstellingen of daar een bedreiging voor vormen. Hij zorgt voor een hierop afgestemde communicatie- en informatiestrategie.

Contractrelaties

Met contractrelaties bedoelen we de relaties die het te managen contract heeft met andere contracten. Die relatie kan juridisch zijn, maar ook contracten die samen een leveringsketen vormen zijn verbonden. Omdat de contracten een relatie hebben, zou het niet logisch zijn ze helemaal als op zichzelf staande contracten te managen. De contractmanager zorgt ervoor dat de er afstemming is met de gerelateerde contracten.

Risico’s

Uiteraard is ook risicomanagement een onderdeel van de werkzaamheden van de contractmanager. Daar waar de risico’s de realisatie van de contractdoelstelling bedreigen, zal de contractmanager met behulp van de risicomanagementmethoden van de organisatie deze risico’s zoveel mogelijk mitigeren.

Verplichtingen

De CM Essential verplichtingen ziet toe op de status en de voortgang van alle verplichtingen die in het contract staan beschreven, zowel voor DOP als AOC. Hieronder vallen niet alleen de verplichtingen van de leverancier, maar ook de verplichtingen van de opdrachtgever.

Financiën

De kern van een contract is prestatie en tegenprestatie. Deze tegenprestatie valt onder AOC en heeft nagenoeg altijd de vorm van geld. Maar dat is niet de enige financiële impact van contracten. Ook de Total Cost of Contract Ownership (TCCO) zijn een element van de financiën rondom een contract. De contractmanager zorgt met het financieel management onder andere voor het bewaken van de contractwaarde en TCCO.

Contractbesturing

De besturing van een contract betreft de overleggen en de rapportages aan de ene kant en de beslissingsbevoegdheden en escalatielijnen aan de andere kant. De contractmanager bewaakt de inrichting van de contractbesturing in de eigen organisatie en neemt deel aan overleggen waar nodig. Maar hij let er ook op welke contractbesturing er bij de wederpartij is ingericht en dat die in balans is met de eigen contractbesturing.

Tevredenheid

Contractpartijen zijn tevreden wanneer hun contractdoelstellingen zijn gerealiseerd. Deze doelstellingen zijn in het contract vrijwel altijd vertaald naar prestaties en/of middelen om daar invulling aan te geven. Naast het bewaken van deze prestaties en/of middelen moet de tevredenheid, als afgeleide daarvan, ook bewaakt worden. Dit geldt zowel voor de eigen organisatie als de wederpartij.

Gericht management door focus en groeperen

Het onderverdelen in CM Essentials geeft in de methode het aanknopingspunt om de werkzaamheden gericht te groeperen en daarmee op de juiste momenten de juiste focus aan de juiste zaken te kunnen geven. Met recht dan ook een pijler van de methode CATS CM®, waarin schaalbare, procesmatige, beheersbare uitvoering van contractmanagement voorop staat!

 

Dit is de elfde blog uit de reeks ‘CATS CM® in een notendop’ waarin we je meenemen in onze visie en methode.  Heb je vragen aan Linda Tonkes en Gert-Jan Vlasveld, de auteurs van het boek CATS CM® versie 4? Stuur een mail naar secretariaat@cmpartners.nl!

 

Publicatie: Van Haren Publishing
Verkoop: Managementboek

Bel mij terug