De methode CATS CM® is gefundeerd op waarvan ik de eerste in mijn vorige blog beschreef. het onderscheid tussen ‘De Overeengekomen Prestatie’ (DOP) enerzijds en ‘Alle Overige Contractafspraken’ (AOC) anderzijds. Dit onderscheid is de basis voor de scheidslijn tussen de rol van contractmanager en de rol van realisatie- en verificatiemanager. Maar er zijn meer rollen betrokken bij het uitvoeren van het contract. De tweede pijler van de methode benoemt en definieert die rollen.
Direct bij een contract betrokken rollen
Het aangaan en uitvoeren van contracten brengt activiteiten met zich mee waaraan verantwoordelijkheden (en bevoegdheden) zijn verbonden. Deze activiteiten en verantwoordelijkheden zijn te verdelen over een aantal rollen. De direct bij een contract betrokken rollen zijn de volgende:
- Vraageigenaar
- Leveringseigenaar
- Contracteigenaar
- Tekenbevoegde
- Contractmanager
- Realisatie- en verificatiemanager
- Servicemanager
- Projectmanager
- Contractbeheerder
- Specialist
In een overzicht ziet dat er als volgt uit:
In de blogserie ‘CATS CM® in een notendop’ licht ik de rollen met de meeste directe betrokkenheid toe: de contracteigenaar, de contractmanager en de realisatie- en verificatiemanager.
Contracteigenaar
De contracteigenaar is degene die in de uitvoeringsfase de besluiten kan nemen die nodig zijn. Denk daarbij aan de finale acceptatie van de geleverde prestatie, het al dan niet accepteren van afwijkingen in de prestatie en de maatregelen die daarbij horen, het vernieuwen en aanvullen van het (jaarlijkse) contractbudget, het goedkeuren van maatregelen om risico’s te beheersen en het initiëren en goedkeuren van wijzigingen aan het contract. Vaak is dit een vraageigenaar of een leveringseigenaar, maar organisaties kunnen er ook voor kiezen om een onafhankelijke contracteigenaar of een specialist op het gebied van De Overeengekomen Prestatie (DOP) aan te stellen. De overige vraageigenaren of leveringseigenaren blijven middels de Contract Board wel betrokken bij de besluitvorming op kritische momenten binnen het contract.
Contractmanager
De contractmanager is verantwoordelijk voor een correcte uitvoering van alle afspraken die onder Alle Overige Contractafspraken (AOC) vallen. De activiteiten die hij daarvoor uitvoert, vormen onderdeel van het contractmanagementproces. Hij voert de activiteiten uit in opdracht én met gedelegeerde bevoegdheden van de contracteigenaar met als doel de contractdoelstellingen te realiseren.
Realisatie- en verificatiemanager
De realisatie- en verificatiemanager is verantwoordelijk is voor De Overeengekomen Prestatie (DOP). De realisatie- en verificatiemanager bij de leverancier zorgt voor een correcte levering van de producten of diensten. De realisatie- en verficatiemanager bij de opdrachtgever stelt de leverancier in staat de producten en diensten te leveren en stelt vast of de levering voldoet aan de afspraken. Dit doet hij zowel voor kwalitatieve aspecten als voor hoeveelheden. Binnen één contract kunnen er meerdere realisatie- en verificatiemanagers aangesteld zijn. De contractmanager en de realisatie- en verificatiemanager(s) moeten nauw samenwerken, ze zijn immers ieder voor een deel en gezamenlijk voor het gehele contract verantwoordelijk.
De proceseigenaar contractmanager, een faciliterende rol
In de tweede pijler van de methode CATS CM® is één rol opgenomen die niet direct gerelateerd is aan het contract. Dat is de rol van proceseigenaar van het contractmanagementproces. Deze rol is verantwoordelijk voor het faciliteren van het contractmanagementproces. Bij faciliteren kun je denken aan opleiden, instrueren, het verzorgen van templates en het ter beschikking stellen van systemen. Omdat deze rol zo cruciaal is voor het uitoefenen van de direct bij het contract betrokken rollen is hij opgenomen in de tweede pijler van de methode.
Functies en rollen
Het kan voorkomen dat een functionaris meerdere rol heeft. Die naam van die rol komt niet altijd voor in de naam van de functie. Als een rol niet is ingevuld of de functionaris die de rol heeft onbekend is met de inhoud van de rol, betekent dat een risico voor het behalen van de contractdoelstellingen. Het duidelijk definiëren, afbakenen en beleggen van deze rollen is een van de randvoorwaarden voor het succesvol toepassen van contractmanagement op basis van CATS CM® en daarmee met recht een pijler van deze methode.
Dit is de tiende blog uit de reeks ‘CATS CM® in een notendop’ waarin we je meenemen in onze visie en methode. Heb je vragen aan Linda Tonkes en Gert-Jan Vlasveld, de auteurs van het boek CATS CM® versie 4? Stuur een mail naar secretariaat@cmpartners.nl!
Publicatie: Van Haren Publishing
Verkoop: Managementboek
