Linda Tonkes
Door Linda Tonkes

Een contract is het resultaat van een min of meer parallel verlopend inkoopproces bij de opdrachtgever en verkoopproces bij de leverancier. Dat proces kan worden opgedeeld in een aantal fasen. Dat geldt ook voor het proces waarin opdrachtgever en leverancier samen uitvoering geven aan het contract. De CATS-contractlevenscyclus bestaat uit alle fasen tijdens het ontstaan en het uitvoeren van een contract. In deze blog ga ik in op deze fasen, om te laten zien waarom dit contractlevenscyclus zo’n goede leidraad is voor het opzetten van het contractmanagementproces en het verankeren van contractmanagement in andere, aanpalende processen.

Formeel gezien is de term ‘cyclus’ niet terecht. Een contract kent immers een begin- en een eindpunt. Maar nadat een contract is geëindigd, komt er in veel gevallen een ander contract voor in de plaats. Daarom wordt toch vaak de term cyclus gebruikt.

De CATS-contractlevenscyclus (CATS-CLC) ziet er schematisch als volgt uit:

CATS CM Contractlevenscyclus

 

De fasen van de CATS-contractlevenscyclus

De CATS-CLC onderscheidt aan de kant van zowel de leverancier als de opdrachtgever zes fasen. De interactie tussen beiden is essentieel.

Fase 1 – Bepalen van de bedrijfsbehoefte/ samenstellen product- en dienstenportfolio

Bij de opdrachtgever begint de CATS-CLC met de specificatie van de behoefte: wat is de bedrijfsbehoefte en wat zijn de eisen die de opdrachtgever daaraan stelt? Van iedere behoefte bepaalt een opdrachtgever of hij deze zelf gaat invullen of gaat uitbesteden aan een leverancier. Vaak wordt dit op strategisch niveau voor het contractportfolio of een deel daarvan. Is deze strategische beslissing er niet, dan maakt een opdrachtgever voor iedere behoefte-invulling deze ‘make-or-buy-beslissing’.

Bij de leverancier begint de CATS-CLC met de samenstelling van het product- en dienstenportfolio. Ook dit is meestal een strategisch besluit, waarin de organisatie bepaalt welke diensten of producten de organisatie wil leveren. De leverancier kan ook op contractniveau besluiten iets specifiek voor (en meestal met) de opdrachtgever te ontwikkelen, om zo invulling te geven aan de vraag van een opdrachtgever.

Fase 2 – Offertefase

Bij de opdrachtgever bestaat de offertefase uit het opstellen van de offerteaanvraag. Bij de leverancier start het met beoordelen van de offertevraag en besluiten of men wil aanbieden of niet.

De offertes van de leveranciers worden beoordeeld door de opdrachtgever en bepaalde zaken uit de offerte kunnen worden geverifieerd. Er vindt aan het eind van deze fase een selectie plaats waarbij de opdrachtgever besluit met welke leverancier(s) hij naar de onderhandelingsfase wil gaan.

Fase 3 – Onderhandelingsfase

Deze fase is optioneel. Een opdrachtgever kan een offerte tekenen waarmee de offerte met bijbehorende documenten het contract wordt. Omdat dit meestal niet het geval is, is de onderhandelingsfase wel afzonderlijk benoemd. Voor contracteringen waarop geen aanbestedingsregels gelden, heeft deze fase een vrije vorm. De onderhandelingsfase eindigt met de keuze voor de leverancier en een definitieve versie van het contract.

De bij aanbestedingen gebruikelijke vraag- en antwoordrondes en eventuele schouw van objecten valt in de CATS-CLC in onderhandelingsfase. De onderhandelingsfase eindigt met de definitieve keuze van opdrachtgever voor de leverancier: de gunning.

Fase 4 – Contractondertekeningsfase

Deze fase in de CATS-CLC is een hele korte. Het is de fase waarin het daadwerkelijke ondertekenen, het formeel overeenkomen van de afspraken, plaatsvindt. Na afronding van de contractondertekeningsfase kan de uitvoering van het contract starten.

Fase 5 – Contractuitvoeringsfase

De uitvoeringsfase van de CATS-CLC wordt bepaald door de startdatum en de einddatum zoals vastgelegd in het contract. Deze fase loopt voor leverancier en opdrachtgever volledig parallel. Uiteraard kan ook deze fase weer met een schematisch model in fasen worden onderverdeeld. Deze onderverdeling zal afhangen van de soort product of dienst die geleverd wordt.

De behoefte van de opdrachtgever of de leveringsmogelijkheden van de leverancier kunnen in de loop van het contract wijzigen. Dit kan ertoe leiden dat de afspraken in het contract gewijzigd moeten worden. Veel contracten hebben een verlengingsmogelijkheid. Deze is ook onderdeel van de contractuitvoeringsfase.

Fase 6 – Beëindigen en evalueren

In deze fase is de levering van producten en/of diensten door de leverancier gestopt. De contractmanagers gaan aan de slag met het afronden van contractafspraken en het afbouwen van de tijdelijke contractorganisatie. De beëindigingsfase is afgerond wanneer er geen verplichtingen meer zijn. Anders gezegd: wanneer alles is geleverd en gefactureerd, en waar dit niet het geval is, overeenstemming is bereikt over de afwikkeling van deze situaties.

Modelmatige weergave

Met de CATS-CLC geven wij een schematische weergave van de fasen die een contract doorloopt. Deze fasen zijn gerelateerd aan het contract wat tussen partijen bestaat. De schematische weergave is dan ook een goede kapstok om het contractmanagementproces op te ontwerpen en de interactie met aangrenzende en bovenliggende processen te kunnen inrichten.

Dit is de zevende blog uit de reeks ‘CATS CM® in een notendop’ waarin we je meenemen in onze visie en methode.  Heb je vragen aan Linda Tonkes en Gert-Jan Vlasveld, de auteurs van het boek CATS CM® versie 4? Stuur een mail naar secretariaat@cmpartners.nl!

 

Publicatie:  Van Haren Publishing
Verkoop: Managementboek

Bel mij terug