In de reeks ‘CATS CM® in een notendop’ leg ik de rode draad uit van onze methode. Na het beschrijven van de business case, doelgericht contractmanagement en de factoren voor succesvol contractmanagement, zijn zowel de beleid en processen als mensen en systemen de revue gepasseerd in mijn vorige artikelen. Dus zijn we aangekomen bij de component contracten. Waar moet je aan denken bij contractcreatie en hoe dragen contracten bij aan het succes van contractmanagement?
Contractcreatie
Zowel leveranciers als opdrachtgevers leggen de basis voor effectief en efficiënt contractmanagement tijdens de offertefase, de onderhandelingsfase en de opstelling van het contract. Wij noemen dit de contractcreatie of de pre-award fase van contractmanagement. Door contractmanagers tijdig te betrekken bij het opstellen van de contracten en de voorfases daarvan, krijgt het contractmanagement in de uitvoeringsfase van een contract de benodigde aandacht. Met de juiste afspraken kan de contractmanager het contract effectief en efficiënt managen.
Zelfs bij het opstellen van algemene inkoop- en verkoopvoorwaarden of templates voor standaard contract(passages) moet een organisatie zorgen voor de beoordeling van de effecten van deze stukken op het contractmanagement .
Tijdens de contractcreatie ontstaat informatie en documentatie die voor het uitvoeren van het contractmanager van belang is. Naast het leveren van input aan aanbestedings-, inkoop- en verkoopteams, kan de contractmanager ook toezien op de registratie van informatie en documentatie.
Voor organisaties die aanbestedingsplichtig zijn of op aanbestedingen inschrijven, kan de inhoud van het contract al vroeg in het proces grotendeels vastliggen, in de vorm van een conceptcontract dat met de uitvraag mee wordt gestuurd. Het gevolg hiervan is dat een aantal van de activiteiten uit het contractmanagementproces volgens CATS CM® bij een opdrachtgever al relatief vroeg in de contractlevenscyclus voor de eerste maal worden uitgevoerd. Een dergelijke specifieke situatie vraagt dan ook speciale aandacht bij het organisatiespecifiek maken van CATS CM®.
Aandachtspunten
Waar de aandacht voor contractmanagement tijdens de contractcreatie naar uitgaat, hangt uiteraard af van de inrichting van het contractmanagementproces van de organisatie. Voor een contractmanagementproces gebaseerd op CATS CM® kun je hierbij denken aan de volgende aandachtspunten:
- Zijn de contractdoelstellingen beschreven in het contract? En indien dit niet het geval is zijn ze dan binnen de eigen organisatie gedefinieerd en gedocumenteerd?
- Is er zicht op de contractrelaties, bijvoorbeeld omdat contracten deel uitmaken van hetzelfde proces, en zijn deze relaties voldoende ingecalculeerd bij het opstellen van het contract?
- Dragen de contractprestaties bij aan de realisatie van de contractdoelstellingen? En zijn er meetbare en eenduidige performance–indicatoren geformuleerd?
- Is de overleg– en rapportagestructuur in overeenstemming met de gewenste besturing van het contract in de uitvoeringsfase?
- Is er voldoende rekening gehouden met specifieke vereisten vanuit wet- en regelgeving (compliance)?
De contractmanager betrokken bij contractcreatie
De contractmanager die betrokken is bij de contractcreatie kan, maar hoeft niet dezelfde persoon te zijn als de bij de uitvoeringsfase betrokken contractmanager. Wanneer dezelfde contractmanager bij alle fasen betrokken is, heeft dat als voordeel dat de contractmanager in kwestie al uitgebreide kennis van de afspraken heeft wanneer de uitvoeringsfase start. Tegelijkertijd bestaat hierdoor ook het risico dat bepaalde zaken niet meer worden opgemerkt die een nieuw betrokken contractmanager wel signaleert.
Een organisatie maakt in de keuze tussen het aanhouden van dezelfde contractmanager of het aanstellen van een andere contractmanager voor de uitvoeringsfase ook een zorgvuldige afweging in relatie tot de benodigde competenties in de verschillende fasen. De verschillende fasen kennen een verschillende dynamiek en vragen daarmee wellicht andere competenties. Die competenties hoeven niet aanwezig te zijn bij één en dezelfde functionaris. Ook dit kan een reden zijn om bij de contractcreatie voor een andere functionaris te kiezen dan de contractmanager in het contractmanagementproces.
Samengevat
Wanneer beide partijen voldoende aandacht schenken aan voor contractmanagement essentiële zaken, zoals een contractwijzigingsprocedure, een escalatieprocedure en eenduidige KPI’s voor de prestaties, dan zullen de contractmanagers op een efficiënte manier grip krijgen en houden. Is deze aandacht er niet of in onvoldoende mate, dan neemt de tijdbesteding toe en de effectiviteit af. Het contractmanagementproces volgens CATS CM® en de gestructureerde contractmanagementscenario’s ondersteunen organisaties in het verankeren van contractmanagement in hun contractcreatie.
Dit is de zesde blog uit de reeks ‘CATS CM® in een notendop’ waarin we je meenemen in onze visie en methode. Heb je vragen aan Linda Tonkes en Gert-Jan Vlasveld, de auteurs van het boek CATS CM® versie 4? Stuur een mail naar secretariaat @cmpartners.nl!
Publicatie: Van Haren Publishing
Verkoop: Managementboek
