Effectief contractmanagement zorgt ervoor dat het contract realiseert wat is beoogd, voor de juiste tegenprestatie en met de geplande inspanning van de eigen organisatie. Efficiënt contractmanagement is erop gericht deze effectiviteit te bereiken met het gebruik van zo min mogelijk middelen. Zodra een organisatie contracten aangaat, leiden die tot acties. Daarmee komt direct een vorm van contractmanagement tot stand. De vraag is dus ook niet of organisaties aan contractmanagement moeten doen, maar hoe ze het reeds aanwezige contractmanagement effectiever en efficiënter gaan uitvoeren.
Contractmanagement: de realisatie van contractdoelstellingen
CATS CM® definieert contractmanagement als het realiseren van contractdoelstellingen. Soms zijn deze direct in geld uit te drukken, soms betreft het een kwalitatief doel. Een bijzondere vorm van contractdoelstellingen zijn de doelstellingen op het gebied van compliance, het voldoen aan wet- en regelgeving.
De juiste tegenprestatie
De contractwaarde is de vergoeding voor de prestaties die geleverd worden. Een hogere vergoeding is positief voor de leverancier en een lagere vergoeding werkt financieel in het voordeel van de opdrachtgever. Toch ligt de focus van contractpartijen niet uitsluitend op de contractwaarde. Er wordt ook gekeken naar wat er voor die waarde terugkomt, de tegenprestatie. Zo hebben onder andere klanttevredenheid, portfolio opbouw, gebruikerstevredenheid of compliance de aandacht. Wanneer dat soort aspecten bij dezelfde contractwaarde een betere realisatie kennen, heeft contractmanagement geleid tot kostenvermijding of een niet direct in geld uit te drukken waarde voor de organisatie.
De inspanning van de eigen organisatie
Een leverancier heeft meer kosten aan het contract dan alleen de kostprijs van de producten en diensten die hij levert. Een opdrachtgever heeft meer kosten aan een contract dan de uitgaven aan de leverancier. Leveranciers zijn zich van nature zeer bewust van het feit dat het leveren meer kost dan de mensen en middelen alleen en wegen dit mee in de kostprijsberekening. Bij opdrachtgevers groeit die bewustwording inmiddels.
De kosten van contractmanagement
De kosten van contractmanagement zijn de kosten die gemaakt worden voor het inzetten van de benodigde mensen en ondersteunende systemen voor het contractmanagement en de kosten die daar indirect mee samenhangen, zoals kantoorkosten, verzekeringen en de kosten van de werkplek. De omvang van deze kosten voor de totale organisatie is afhankelijk van het aantal contracten, de complexiteit ervan en de mate waarin de organisatie contractmanagement wil toepassen.
De business case, afweging tussen kosten en baten
Contractmanagement rendeert wanneer de uitvoering ervan leidt tot toegevoegde waarde, in welke vorm dan ook. Een organisatie bepaalt wat de gewenste efficiëntie en effectiviteit is. Voor sommige organisaties is het voldoen aan bepaalde wet- en regelgeving, of de verbeterde grip op hun primaire processen op zichzelf al voldoende reden. Andere organisaties willen een in geld uit te drukken resultaat zien gerelateerd aan contractdoelstellingen of contractwaarde.
Toepassen van CATS CM® leidt tot effectief contractmanagement, in de vorm van verbeterde realisatie van de contractdoelstellingen, verlaging van eventuele risico’s verbonden aan contracten en kostenvermijding en -besparing. CATS CM® geeft met haar procesmatige en schaalbare aanpak grip op de efficiëntie van het contractmanagementproces.
Dit is de eerste blog uit de reeks ‘CATS CM® in een notendop’ waarin we je meenemen in onze visie en methode. Heb je vragen aan Linda Tonkes en Gert-Jan Vlasveld, de auteurs van het boek CATS CM® versie 4? Stuur een mail naar secretariaat @cmpartners.nl!
Publicatie: Van Haren Publishing
Verkoop: Managementboek
