Om contractmanagement succesvol te maken moet het management een aantal keuzes maken. Deze keuzes liggen op verschillende gebieden en verschillende niveaus in de organisatie.
Het succes van contractmanagement hangt af van drie factoren:
- Het contractmanagementbeleid en de contractmanagementprocessen
- Voldoende en competente mensen en procesondersteunende systemen
- Contracten waarbij tijdens het opstellen rekening is gehouden met het gewenste contractmanagement
Beleid en processen
Een organisatie die contractmanagement professioneel wil inrichten stelt een contractmanagementbeleid op. Dat contractmanagementbeleid bevat onder andere het contractmanagementproces op basis van methode CATS CM®. Het inrichten en bewaken van het proces wordt toegewezen aan een proceseigenaar. Met CATS CM® is een organisatie in staat om haar contractmanagement op operationeel niveau procesmatig uit te voeren, te structureren en te documenteren.
Mensen en systemen
Voor een effectief contractmanagementproces is het belangrijk dat er voldoende en competente mensen beschikbaar zijn om de werkzaamheden uit te voeren. Deze mensen moeten uiteraard over de juiste attitude beschikken. Door in het contractmanagementbeleid heldere definities van de diverse bij het contract betrokken rollen op te nemen en de onderdelen van het proces duidelijk te benoemen, kunnen daarvan ook de competenties voor de diverse rollen worden afgeleid.
Wanneer er bij het uitvoeren van contractmanagement gebruik wordt gemaakt van (geautomatiseerde) systemen, ziet de organisatie erop toe dat deze zijn afgestemd op het gedefinieerde proces.
Contracten
Voor goed contractmanagement in de uitvoeringsfase van een contract is de kwaliteit van het opgestelde contract randvoorwaardelijk. Tijdens de contractcreatie, in het inkoop- of verkoopproces, moet de inbreng van contractmanagementkennis gewaarborgd zijn. Dit betekent dat er op dat moment voldoende aandacht is voor bijvoorbeeld de goede vertaling van de contractdoelstellingen naar de contractprestaties. Maar ook voor toereikende consequenties voor het niet voldoen aan die prestaties.
Succesvol contractmanagement
Contractmanagement wordt succesvol wanneer er door het management keuzes worden gemaakt die aan al die gebieden voldoende aandacht besteden. Natuurlijk is het ook hier van belang dat het management de gemaakte keuzes draagt en uitdraagt!
Dit is de derde blog uit de reeks ‘CATS CM® in een notendop’ waarin we je meenemen in onze visie en methode. Heb je vragen aan Linda Tonkes en Gert-Jan Vlasveld, de auteurs van het boek CATS CM® versie 4? Stuur een mail naar secretariaat @cmpartners.nl!
Publicatie: Van Haren Publishing
Verkoop: Managementboek
