In mijn vorige blog schreef ik over het contractmanagementproces volgens CATS CM®. Dit proces is onderverdeeld in zes stappen, en maakt onderdeel uit van de vierde pijler van de methode. Maar niet ieder contract heeft evenveel contractmanagementaandacht nodig binnen deze zes stappen. De vierde pijler voorziet ook daarin door middel van de contractmanagementscenario’s. Deze maken het mogelijk om contractmanagementprocessen op maat te hebben, zonder de regie over het proces te verliezen of de geaggregeerde informatievoorziening te moeten missen.
Waarom contractmanagementscenario’s?
Niet ieder contract heeft evenveel aandacht nodig, daarom voorziet CATS CM® in de bepaling van contractmanagementscenario’s. Een contractmanagementscenario is een vaste set aan Contractmanagement Essentials (CM Essentials), die de contractmanager met een bepaalde frequentie voor een contract van een bepaald type contract uitvoert. Elke organisatie bepaalt op basis van welke criteria zij de contracten wil onderverdelen in typen, welke vaste set aan CM Essentials en frequenties daarbij horen en welke contract- en omgevingskenmerken invloed hebben bij de toepassing van het scenario op een specifiek contract.
De basisscenario’s
CATS CM® geeft als best practice een verdeling in vier contracttypen. Deze verdeling zorgt ervoor dat groepen contracten die over het algemeen dezelfde complexiteit hebben op een vergelijkbare manier gemanaged worden. Contracten zijn getypeerd op basis van de plaats die ze innemen in de processen die ze ondersteunen of waar ze voor leveren bij de opdrachtgever.
Dit levert de volgende vier typen contracten op:
- Contracten voor procesinput
- Contracten voor procesactiviteit
- Contracten voor procesoutput
- Contracten voor proceseffect
Uiteraard kan een contract hybride zijn en meerdere componenten in zich hebben.
Voor ieder type contract geeft CATS CM® een voorbeeld voor een basisscenario: Minimaal, Aangepast, Intensief en Zeer Intensief. Een basisscenario geeft aan welke CM Essentials in de Plan- Do- Check-Act stappen van de methode moeten worden ingevuld en met welke frequentie.
Zeer Intensief
Het contractmanagementscenario ‘Zeer Intensief’ is de integrale toepassing van de methode op een contract. Alle stappen en activiteiten worden compleet, met regelmaat en in de juiste volgorde doorlopen. Alle instrumenten worden correct en op het juiste moment toegepast. Verder vindt overleg conform de interne afspraken plaats, gebeurt verslaglegging volledig en correct, en de insteek is proactief.
Minimaal
Het contractmanagementscenario ‘Minimaal’ is de lichtste vorm van contractmanagement. De basisprincipes van de methode worden toegepast. Alle stappen van het proces moeten worden doorlopen, maar daarbinnen blijven bepaalde activiteiten achterwege.
Aangepast en Intensief
Het contractmanagementscenario ‘Aangepast’ en ‘Intensief zijn tussenvormen tussen ‘Zeer intensief’ contractmanagement en ‘Minimaal’ contractmanagement. Een aantal activiteiten wordt weggelaten ten opzichte van het contractmanagementscenario ‘Zeer intensief’. Ook kan de frequentie van activiteiten naar beneden worden bijgesteld.
Voor organisaties die inzetten op proactief contractmanagement is het uitwerken, vastleggen en delen van contractmanagementscenario’s van cruciaal belang.
Rekening houden met contract- en omgevingskenmerken
Natuurlijk is het type contract niet het enige dat van invloed is op het in te richten contractmanagement voor een contract. Daarbij spelen nog meer zaken een rol, zoals :
- omvang in geld;
- van toepassing zijnde specifieke wet- en regelgeving;
- politieke gevoeligheid;
- afhankelijkheid van de leverancier;
- meetbaarheid/waarneembaarheid van DOP.
- wijzigingsfrequentie van de omgeving (volatiliteit).
Wanneer het basisscenario bekend is, toetst de organisatie deze aan de hand van een lijst met contract- en omgevingskenmerken. Van deze lijst is voorafgaand bepaald wat het effect van een kenmerk is op de frequentie van het uitvoeren van de Plan-Do-Check-Act stappen voor de CM Essentials. Ook kan het zijn dat incidenteel op basis van de kenmerken een CM Essential wordt toegevoegd of weggelaten uit het CM Scenario.
Contractmanagementscenario’s en het contractmanagementbeleid
De basisscenario’s en de contract- en omgevingskenmerken leiden samen tot de contractmanagementscenario’s. De invulling van deze contractmanagementscenario’s is een essentieel onderdeel van ieder contractmanagementbeleid. Het helpt organisaties om specifieke contractsturing mogelijk maken zonder de bestuurbaarheid, en daarmee de grip op het grotere geheel van contracten en processen, te verliezen.
Dit is de dertiende blog uit de reeks ‘CATS CM® in een notendop’ waarin we je meenemen in onze visie en methode. Heb je vragen aan Linda Tonkes en Gert-Jan Vlasveld, de auteurs van het boek CATS CM® versie 4? Stuur een mail naar secretariaat@cmpartners.nl!
Publicatie: Van Haren Publishing
Verkoop: Managementboek
