In mijn eerdere blogs deed ik de methode CATS CM® in een notendop uit de doeken. Succesvol contractmanagement op basis van CATS CM ® is niet mogelijk zonder beleidskeuzes en draagvlak daarvoor binnen een organisatie. Om dit belang te onderstrepen sluit in deze blogreeks dan ook af met een blog over het contractmanagementbeleid en de proceseigenaar contractmanagement.
Het contractmanagementbeleid
Iedere organisatie maakt, op het strategisch niveau, keuzes ten aanzien van het aangaan en uitvoeren van contracten. Een van die keuzes kan zijn CATS CM® te gebruiken voor de inrichting van het contractmanagementproces van de organisatie. Om contractmanagement op basis van CATS CM® succesvol te implementeren is het noodzakelijk dat de leiding van een organisatie nog een aantal beleidskeuzes maakt en vastlegt in een contractmanagementbeleid.
Een contractmanagementbeleid wat bijdraagt aan het succes van contractmanagement bevat minimaal de volgende onderdelen:
- definitie van contractmanagement;
- besluit voor welke contracten contractmanagement toegepast moet worden;
- gewenste volwassenheidsniveau van het contractmanagementproces;
- het contractmanagementproces:
- de plaats van contractmanagement in de contractlevenscyclus;
- de rollen die betrokken zijn bij het opstellen en managen van contracten;
- de invulling van het proces in stappen en de bepaling en invulling van de contractmanagementscenario’s;
- relatie tussen de rollen en functies in de organisatie;
- de vereiste competenties voor invulling van de bij het contractmanagement betrokken functies en rollen;
- positionering van contractmanagement in de organisatie.
Uiteraard ga ik in dit blog uit van contractmanagement op basis van CATS CM®. De definitie en de inrichting van het proces volgen daaruit. De keuze welke contracten onder het contractmanagementproces moeten vallen maakt voor de toepassing van CATS CM® niet uit. De methode is toepasbaar voor alle type contracten. Het feit dat steeds meer organisaties kiezen voor bedrijfsbrede toepassing van CATS CM, onderschrijft deze stelling. De variëteit aan organisaties die voor CATS CM® kiezen is groot. Het zijn leveranciers en opdrachtgevers, nationale en internationale organisatie, publieke en private organisaties in een breed spectrum aan branches. Daarmee is de variëteit aan type contracten waarop deze methode is toegepast ook groot.
De proceseigenaar contractmanagement
Wanneer een organisatie contractmanagement wil implementeren moet zij het proceseigendom beleggen. Iemand krijgt daarvoor de rol ‘proceseigenaar contractmanagement’ en is daarmee eindverantwoordelijk voor het zodanig ontwerpen, implementeren, monitoren en verbeteren van het contractmanagementproces, dat het contracteigenaren helpt hun contractdoelstellingen te realiseren, binnen de kaders van het contractmanagementbeleid van de organisatie. De proceseigenaar werkt nauw samen met de lijnmanagers betrokken in het contractmanagementproces en zorgt ervoor dat het proces wordt ingericht en gefaciliteerd, en daarna bewaakt, bestuurd, gemeten en verbeterd. Dit houdt in ieder geval in:
- Vertalen van het contractmanagementbeleid naar het doel van het totale contractmanagementproces;
- Definiëren en onderhouden van het contractmanagementproces;
- Bepalen van de deelprocessen binnen contractmanagement;
- Opstellen van beschrijvingen van de deelprocessen;
- Vaststellen van KPI’s die de inspanning in het proces en het resultaat van het proces weergeven;
- Faciliteren van de uitvoerders van het proces, zodat zij het proces op de gedefinieerde en gewenste manier kunnen uitvoeren;
- Besturing, bewaking en meting van de effectiviteit en efficiëntie van het contractmanagementproces.
De proceseigenaar zorgt nadat het contractmanagement is ingericht dat de risico’s die het proces beïnvloeden zo goed mogelijk gemanaged worden. Naar aanleiding van de uitkomsten van procesevaluatie, contractevaluaties en audits doet de proceseigenaar voorstellen voor verbeteringen aan het proces en zal hij deze indien geaccepteerd plannen en doorvoeren.
Tot slot is de proceseigenaar verantwoordelijk voor de communicatie over het proces en de gebruikte systemen naar alle bij het proces betrokken partijen.
Positie proceseigenaar contractmanagement
Contracten spelen een steeds belangrijkere rol binnen organisatie. Het aantal contracten neemt steeds verder toe en de mate waarin contracten worden ingezet om invulling te geven aan de primaire processen van de organisatie wordt ook alsmaar hoger. Het houden van regie over het gehele contractportfolio in relatie tot de processen wordt daarmee steeds essentiëler. Dit leidt er tevens toe dat het proceseigenaarschap steeds hoger in organisaties moet worden belegd om dit te kunnen realiseren.
Dit is de veertiende en laatste blog uit de reeks ‘CATS CM® in een notendop’ waarin we je meenemen in onze visie en methode. Heb je vragen aan Linda Tonkes en Gert-Jan Vlasveld, de auteurs van het boek CATS CM® versie 4? Stuur een mail naar secretariaat@cmpartners.nl!
Publicatie: Van Haren Publishing
Verkoop: Managementboek
