Wanneer je als contractmanager op operationeel niveau de contracten binnen jouw organisatie managet, waar besteed je dan de meeste aandacht aan om de beoogde doelstellingen te realiseren? Wat uit het rijtje verantwoordelijkheden, verplichtingen, procedures, afspraken, voorwaarden en tarieven neemt het meeste tijd in beslag? Dat vroegen we bij CM Partners in ons onderzoek naar rol, positie en beloning aan de deelnemende contractmanagers. Zijn het de vastgestelde aspecten van het contract of juist de gewenste wijzigingen die optreden door de uiteindelijk gebleken hiaten en onduidelijkheden?
Meest tijd vragende activiteiten van de contractmanager
In de aanloop naar de Nationale Contractmanagement Conferentie 2013 deden we onderzoek naar rol, positie en beloning van contractmanagers. Een van de vragen had betrekking op de meest tijdrovende activiteiten van de contractmanager. Uit dit onderzoek kwamen de volgende activiteiten in de genoemde rangorde naar voren:
- Prestatie monitoring
- Relatiemanagement
- Financiën
- Contractbeheer
- Onderhandelen/ totstandkoming van wijzigingen
- Risico- en issue management
Relatiemanagement blijkt belangrijk bij contracten
Als je kijkt naar de rangorde, zouden veel inkoop en contract professionals wellicht vreemd opkijken van de volgorde. Twee dingen vielen me in het bijzonder op; allereerst de tweede plaats voor relatiemanagement. Binnen het vak contractmanagement wordt relatiemanagement vaak als ‘soft skills’ beschouwd, maar kijkend naar de tijdsinvestering blijkt het van groot belang te zijn bij het managen van een contract. Contractmanagement brengt veel aspecten met zich mee, waarvan de taken en verantwoordelijkheden zich laten verdelen over diverse rollen. De rol van contractmanager staat daarom inherent aan een heleboel werkrelaties, zowel aan de kant van leverancier als intern.
Risico- en issuemanagement
De opvallende positie geldt ook voor het feit dat je risico- en issuemanagement hierboven niet in de top drie ziet staan. Risico- en issuemanagement kwam namelijk als zesde activiteit naar voren in het onderzoek van 2013. Verrassende plaats in de ranking van activiteiten? De doorvertaling van het onderzoek geeft me een logische verklaring. Wanneer je de eerste vijf facetten naar behoren uitvoert, krijg je namelijk niet zoveel te maken met risico’s en issues. Een terechte zesde plaats dus.
Contractbeheer onder de hoede van de contractmanager
De CATS CM methode adviseert om een duidelijk onderscheid te maken tussen taken en verantwoordelijkheden door middel van rollen. Ook contractbeheer zou dan idealiter als een separate rol gepositioneerd moeten zijn. In de praktijk zien we echter dat een contractmanager nog steeds verantwoordelijk wordt gehouden voor het contractbeheer van zijn contracten, ondanks er overkoepelend vaak wel een vorm van contractbeheer aanwezig is binnen organisaties. In de dagelijkse werkzaamheden betekent dit dat hij zelf het contractdossier moet bijhouden. Contractbeheer is simpelweg nog niet zo verbijzonderd binnen organisaties dat dit in een aparte functie belegd is. Op dit aspect van contractmanagement valt dus nog veel voordeel te behalen.
Contractmanager onderzoek 2014 verschijnt in januari
Met het Onderzoek naar rol, positie en beloning van Contractmanagers 2014 bekijken we bij CM Partners welke ontwikkelingen het afgelopen jaar hebben plaatsgevonden. Daarnaast is het onderzoek geoptimaliseerd. We legden contractmanagers tevens de vraag voor waar ze het meeste aandacht aan willen besteden. Een andere invalshoek die ons hopelijk inzichten van contractmanagers brengt, die ons een doeltreffender beeld geven omtrent het effectief besteden van werktijd. In januari zullen we meer vertellen over dit nieuwe onderzoek. Stay tuned!
CM Partners organiseert de zesde Nationale Contractmanagement Conferentie
Contractmanagement, Cost of Profit Center?
Benchmarks wijzen uit dat besparingen van 5% tot 10% van de contractwaarde door proactief contractmanagement zeer realistisch zijn. Toch wordt er nog steeds discussie gevoerd over de investering in contractmanagement. Hoe win je in jouw organisatie de discussie? Leer overtuigen met argumenten die meerwaarde aantonen. Kom naar de Nationale Contractmanagement Conferentie!
