In steeds meer organisaties ontstaat de functie van contractmanager, omdat het belang van het proactief managen van contracten steeds meer wordt ingezien. Contractmanagement draagt in hoge mate bij aan het realiseren van de contractdoelstellingen. De ervaring leert dat slecht of ontbrekend contractmanagement een negatieve impact heeft op het bedrijfsresultaat van zo’n kleine 10%! Dat is nogal wat. Wat doet de contractmanager dan allemaal?
De taken van de contractmanager
De contractmanager is degene die alle activiteiten voortvloeiend uit het contractmanagement uitvoert in opdracht van de contracteigenaar. Waar hebben we het dan over?
- Het proactief en operationeel managen van alle afspraken, verplichtingen, voorwaarden, aannames, verwachtingen en doelstellingen met betrekking tot een contract, vanaf het moment van ondertekening tot en met het afronden van het contract.
- Het elimineren of reduceren van gebreken, hiaten, onduidelijkheden en verschil van interpretatie in de hierboven genoemde aspecten.
- Het volgens afspraak of op verzoek tijdig verschaffen van zo correct mogelijke informatie met betrekking tot status, voortgang, financiën, risico’s, besluiten, acties en openstaande issues aan de contracteigenaar, andere belanghebbenden en eventueel auditors.
- Het organiseren, voeren en administreren van het noodzakelijke overleg met de contracteigenaar, project- of servicemanager, contractmanager van de wederpartij en andere belanghebbenden binnen de eigen organisatie en die van de wederpartij.
- Het op overzichtelijke wijze (laten) beheren van alle contract-gerelateerde documenten, overzichten en correspondentie.
- Het managen van niet-contractueel vastgelegde maar voor de contractpartijen belangrijke aspecten of (neven-)doelstellingen.
De vele gezichten van de contractmanager
Binnen het pallet aan activiteiten, moet de contractmanager zich ook nog eens bijna als een kameleon verplaatsen in de sterk verschillende type relaties die hij heeft met de personen met wie hij samenwerkt. Veel contractmanagers zijn redelijk succesvol zonder dat ze zich bewust zijn van de complexiteit van hun functie en handelen min of meer vanzelfsprekend naar de aard van de situaties. Voor iedereen geldt echter dat bepaalde situaties minder comfortabel aanvoelen. Misschien zelfs dusdanig dat iemand een onderhandelingspositie snel(ler) opgeeft of met minder resultaat genoegen neemt. Wat zijn dan die verschillende rollen waarin de contractmanager moet acteren?
- Hij is uitvoerder van een opdracht en daarmee functioneel ondergeschikt ten opzichte van zijn interne opdrachtgever (de contracteigenaar, tevens collega). In die relatie moet hij vooral kunnen luisteren, commentaar leveren, zijn eigen inschatting over het risicoprofiel van de opdracht onderbouwen, onderhandelen over zijn eigen voorwaarden en performance-indicatoren en tot een goede compromis komen over inschatting van zwaarte en complexiteit van de opdracht.
- Hij stuurt project-/servicemanagers aan voor wie hij soms functioneel de meerdere is. Hij moet overleg voeren, zijn collega’s stimuleren, procesmatig controleren en soms corrigeren.
- Met zijn counterpart van de contractpartij heeft hij een gelijkwaardige relatie als gesprekspartner en vertegenwoordigt hij zijn organisatie. Daar wordt onderhandeld over financiële consequenties van meer/minderwerk, over niet of slecht nagekomen verplichtingen, over omissies in het contract en dergelijke.
- Hij acteert in het aansturen en coördineren van subcontractors weer als opdrachtgever en hij moet harde eisen stellen, (deel)offertes beoordelen en accorderen, soms stevig onderhandelen en relaties afbreken als deze een gevaar zijn voor de samenwerking en uitvoering van het contract.
Welke competenties moet je dan hebben?
De taken en omgevingsaspecten zijn bepalende factoren voor de benodigde competenties van een contractmanager:
- Het speelveld van veel verschillende relaties zoals hierboven geschetst.
- Het managen van risico’s is een belangrijke verantwoordelijkheid. Risico’s kunnen zich buiten de directe invloedssfeer van de contractmanager bevinden of het gevolg zijn van organisatiepolitiek.
- Ieder contract ken een of meer doelstellingen. Het succes van de contractmanager wordt in hoge mate bepaald door de mate waarin de contractdoelstellingen gerealiseerd worden.
- Het oplossen van issues en het tot stand brengen van wijzigingen betekent dat er regelmatig onderhandeld moet worden.
- Contracten zijn vaak omvangrijk en het is belangrijk om aandacht te schenken aan de details.
Met deze verschillende taken en omgevingsaspecten kun je de vaardigheden bepalen voor de contractmanager. Het niveau waarop een contractmanager deze vaardigheden beheerst, is medebepalend voor de omvang en complexiteit van de contracten die hij kan managen. De belangrijkste vaardigheden die CATS CM1 en de NBCM2 onderscheiden, zijn (in alfabetische volgorde):
Aandacht voor details/Accuratesse, assertiviteit, beïnvloeden, besluitvaardigheid, conflicthantering, discipline, gericht op samenwerken, informatie-/probleemanalyse, luisteren, mondelinge vaardigheid, onderhandelen, ondernemerschap, oog voor gezamenlijk belang, oordeelsvorming, plannen en organiseren, presenteren, relatie ontwikkelen, resultaatgerichtheid, schriftelijke vaardigheid, snel schakelen, vasthoudendheid, visie.
Natuurlijk is er onderscheid tussen junior, medior en senior contractmanagers, waarbij dus ook taken en rollen op dat niveau worden afgestemd. Anders zou je pas met veel werkervaring de functie van contractmanager kunnen gaan uitoefenen. Het tegendeel is het geval; nieuw talent brengt vaak nieuwe inzichten, waardoor ze juist heel waardevol zijn voor het vakgebied!
We kunnen met recht zeggen dat contractmanager een leuke, afwisselende job is die dynamiek vraagt. Een echte duizendpoot dus!
1 CATS CM© Editie 2014: methode voor het uitvoeren van contractmanagement, beschrijft het proces, de activiteiten en de aandachtspunten voor de contractmanager.
2 NBCM Nederlandse Beroepsvereniging voor Contract Management
