Contracten zijn een bron van data, die organisaties kan helpen relaties en de gezamenlijke business performance te verbeteren. Van leveranciers, business partners, klanten tot werknemers, alle zaken rondom relaties worden vastgelegd in een contract. Daarmee zijn contracten de basis van alle handel en is die handel bij gebrek aan goed contractmanagement en inzicht (data) zeer onderhevig aan risico’s en inkomsten- en waardeverlies. Voor organisaties een reden om in de huidige onzekere economische tijden en digitale transformatie kritisch te kijken naar de manier waarop er met contracten wordt omgegaan.
Volledige waarderealisatie na ondertekening van een contract
Gartner verklaarde in het 2022 Critical Capabilities report, dat langdurige periodes van marktverstoring en veranderende voorschriften de druk om de efficiëntie en schaalbaarheid van contractmanagementprocessen te verbeteren bij organisaties steeds groter wordt. Dus naast het onmisbare mensenwerk zijn ondersteunende contractmanagementsystemen cruciaal voor het business ecosysteem.
Ook de bevindingen van de ‘Third-Party Risk Management Survey’ (Deloitte, 2022) benadrukken dat organisaties met toenemende uitdagingen worden geconfronteerd bij het beheersen van de risico’s die relaties met derden met zich meebrengen. Daarom zoeken veel organisaties naar betere manieren om deze risico’s effectief te managen.
Een ander interessant gegeven, uit het rapport ‘Contracting for Performance‘ (McKinsey & Co, 2018), is dat slechte leveranciersprestaties de totale kosten van een leveranciersrelatie verhoogt met tien tot twintig procent. Aanleidingen van kostenverhogingen schuilen in aspecten als prijsverschillen, slechte leveranciersprestaties of niet-gerealiseerde contractdoelstellingen. Het gebrek aan (de juiste) processen en informatie veroorzaakt deze aanleidingen. Mede doordat data versnipperd is over kernsystemen zoals ERP en CRM.
Ondanks hun centrale rol in het bedrijfsleven zijn contracten vanuit een dataoogpunt een lange tijd verwaarloosd. Goed contractmanagement vraagt om een schaalbaar framework zoals CATS CM® en de ondersteuning van contract lifecycle management (CLM) software; een ‘single source of truth’ voor relatiemanagement, onderhandeling, risicomanagement en innovatie. Door gebruik te maken van verschillende technologieën, kunnen organisaties real-time inzichten genereren uit contracten waarmee organisaties veel wendbaarder kunnen acteren, bijsturen en anticiperen.
Ondersteunende systemen verbeteren de onderhandelingspositie en wendbaarheid
Met de beschikking over historische prijsgegevens over specifieke goederen en diensten van een bepaalde leverancier verkrijgen inkopers en contractmanagers een betere positie voor onderhandeling. CLM-software centraliseert en stroomlijnt middels contracten de leveranciersuitgaven en biedt zo bescherming tegen het kopen van hetzelfde materiaal van hetzelfde bedrijf tegen verschillende prijzen. Weten hoe bepaalde goederen en diensten geprijsd zijn, is essentieel in een verschuivende economie. Dit helpt organisaties effectiever te onderhandelen met leveranciers door te benadrukken wanneer kosten zijn veranderd over een willekeurig aantal contracten of door onderhandelingsstrategieën naar voren te brengen op basis van andere precedenten.
Ook kunnen organisaties zo bijvoorbeeld snel onderlevering of overbelasting detecteren. Aangezien supply chains vandaag de dag voortdurende verstoringen ondergaan, moeten inkoop en contractmanagement zich richten op het verbeteren van de contractuele flexibiliteit. Een contractmanagementproces vol vertragingen en ruimte voor fouten, draagt bij aan verstoringen in plaats van ze op te lossen. Door technologie te benutten om het contractmanagementproces te stroomlijnen, kunnen organisaties naadloos samenwerken, met meer effectiviteit, efficiëntie en wendbaarheid.
Inkomsten en cashflow genereren en versnellen
Er zijn behoorlijke financiële voordelen te behalen wanneer een organisatie contractmanagement digitaal ondersteunt met geavanceerde technologie. Aangezien contracten relaties reguleren, gaan vooruitstrevende organisaties verder dan CLM en kiezen voor contract intelligence. Dat betekent kortweg dat er geavanceerde technologieën worden toegevoegd aan CLM-software zoals AI en robotic process automation (RPA) om (delen van) processen te automatiseren. Dit geeft organisaties krachtige tools om contracten te structureren, processen te stroomlijnen en een waterdichte naleving van regelgeving te handhaven. Contract intelligence helpt organisaties om groei te realiseren door nieuwe inzichten uit bestaande transacties naar boven te halen.
Voorbeelden van inkomstengeneratie:
Schaalvoordelen: bundelen van aankopen
CLM-technologie helpt organisaties om schaalvoordelen te benutten die voortvloeien uit geconsolideerde aankopen. Het bundelen van aankopen van verschillende organisatieonderdelen of afdelingen verbetert de positie van een organisatie tijdens onderhandelingen en levert kortingen op. De inzichten die technologie kan genereren stelt organisaties bijvoorbeeld in staat volumekortingen te identificeren.
Meer inkomsten door prijsaanpassingsmechanismen
Gecentraliseerde en gedigitaliseerde contractgegevens geven organisaties krachtige hefbomen om inkomsten te genereren. Volgens onderzoek kunnen organisaties een stijging van 2-4% van marges verwachten door hun contractmanagementprocessen te verbeteren.
Zo bevatten veel servicecontracten clausules die prijsverhogingen toestaan in geval van inflatie. Door dit centraal en digitaal inzichtelijk te maken, kunnen organisaties in één oogopslag bepalen of een zakelijke relatie winstgevend is. Veel organisaties blijken onvoldoende zicht te hebben op hun contracten, waardoor ze inkomsten mislopen.
In de snelle, competitieve business ecosysteem van vandaag wil elke organisatie dat haar team deals sneller sluit om eerder en sneller inkomsten te genereren. Wanneer contracten sneller worden ondertekend, gaat men sneller aan de slag en worden inkomsten sneller incasseerbaar. Automatisering verbindt systemen en processen tussen afdelingen en teams, waardoor organisaties onderhandelingscycli kunnen verkorten en deals kunnen versnellen. Door verplichtingen binnen het contract actief te managen, zorgen organisaties ervoor dat alle contractvoorwaarden worden nagekomen en doelstellingen volledig worden gerealiseerd, wat een snellere cashflow tot gevolg heeft.
Contractverwachtingen niet managen kost (te veel) geld
Geen enkele organisatie kan het alleen. In een snel veranderende wereld zijn afwijkingen van contractverwachtingen een realiteit van zakendoen en vormen een ernstige bedreiging, zeker op een moment waarop elke euro telt. Daarom spelen contracten een essentiële rol binnen organisaties. Contractdata biedt met behulp van een schaalbaar framework en technologie een van de grootste onbenutte mogelijkheden om de omzet te verhogen, kosten te verlagen, compliance te verbeteren en risico’s te elimineren. Dit is van vitaal belang om in de hedendaagse economie te overleven en groeien.
Meer informatie over Contract Tech? Lees dan ook eens fouten en fraude voorkomen en wat blockchain daarin kan betekenen.
