Winnaar Contractmanagement Scriptieprijs: “CLM-systemen moeten allereerst het contractmanagementproces beter ondersteunen.”

Kelly Turenhout
Door Kelly Turenhout

Volwassenheid bepaalt de keuze en inrichting van contractmanagementsoftware. Daar ging de winnende scriptie van de Jan van Beckum Contractmanagement Scriptieprijs over. Tijdens haar presentatie uitte Evelien Zevenbergen, de schrijfster van de scriptie, dat van de 45 softwareleveranciers waarvan zij de CLM-systemen onderzocht, 60% zich onterecht aanmerkt als contractmanagementsoftware. Van deze groep respondenten biedt 40% echter alleen contractbeheerfunctionaliteiten en 60%  fungeert meer als een documentmanagementsysteem. In een tijd waarin contractmanagement steeds belangrijker wordt, vonden wij bij CM Partners dat een interessante bevinding. We spraken met Evelien over haar onderzoek bij contractmanagement-softwareleverancier Mitopics.

Verschil contractbeheer en contractmanagement

Laten we om enige duidelijkheid te scheppen tussen bovengenoemde termen eens aangeven wat het verschil is tussen contractbeheer en contractmanagement. Bij contractbeheer gaat het om het opzetten, invullen, actueel en toegankelijk houden van alle vastgelegde informatie over een contract of samenhangende contracten. Contractbeheer is dus het administreren van gegevens en het verstrekken van informatie.

Contractmanagement richt zich op het realiseren van contractdoelstellingen. In z’n volledigheid is dit wat wij bij CM Partners onder contractmanagement verstaan; de definitie van contractmanagement zoals in onze methode CATS CM® gehanteerd:

Het realiseren van de met het contract beoogde doelstellingen door tijdens de uitvoeringsfase van een contract proactief van alle in het contract vastgelegde verantwoordelijkheden, verplichtingen, procedures, afspraken, voorwaarden, en tarieven de naleving te bewaken, alle onduidelijkheden, tegenstrijdigheden, en hiaten op te lossen, alle met het contract gepaard gaande risico’s te beheersen en de gewenste wijzigingen in het contract te verzorgen.

Ondanks de termen regelmatig door elkaar gebruikt worden, is contractbeheer dus niet hetzelfde als contractmanagement, maar een onderdeel daarvan.

Gegrepen door contractmanagement tijdens minor Inkoopmanagement

Evelien Zevenbergen deed de hbo-opleiding bedrijfskunde aan Hogeschool Rotterdam. De opleiding bleek aanvankelijk minder goed aan te sluiten bij Eveliens behoefte aan diepgang en specialisme. Dat veranderde toen ze in haar vierde jaar koos voor de minor Inkoopmanagement, waarbij ze bedrijven mocht bezoeken en de theorie en praktijk kon verbinden binnen een interessant speelveld. Hier kwam zij voor het eerst in aanraking met contractmanagement.

“Tijdens mijn hele studie had ik nog niks vernomen over inkoopmanagement, terwijl het toch een belangrijk onderdeel is van ieder bedrijf. Dat trok mijn aandacht en daarom koos ik voor de minor inkoopmanagement. Ik heb tijdens mijn minor bijna net zoveel geleerd als tijdens mijn hele studie Bedrijfskunde en dat in een half jaar tijd. Daarom koos ik ervoor om mijn afstudeerscriptie voort te zetten in die tred.”

Een van de laatste opdrachten tijdens de minor Inkoopmanagement was om een adviesrapport te schrijven voor een opdrachtgever in de regio. Evelien boog zich samen met twee medestudenten over een vraagstuk van de gemeente <Rotterdam??> op het gebied van contractmanagementsoftware. Zij deden een benchmarkonderzoek binnen andere gemeenten om de drie beste Contract Life Cycle Management (CLM) software te identificeren ten ondersteuning van hun contractmanagement. Dat onderwerp trok haar aan en ze besloot in het verlengde een scriptieonderzoek te doen hierover.

Eindopdracht minor prikkelde interesse voor CLM-systemen

“Ik ervaarde CLM tijdens het benchmarkonderzoek als een leuk onderwerp. Ik vind de inzet van de systemen ten behoeve van contractmanagement interessant, mede omdat daar naar mijn idee nog te weinig mee wordt gedaan. Er valt veel meer toegevoegde waarde uit te halen. Als je kijkt naar de cijfers van het onderzoek, kunnen de meeste CLM-systemen uit het scriptieonderzoek zich nog niet tot een volwaardig CLM-systeem scharen. 60% evenaart eerder het niveau van contractbeheer of documentmanagement. Dan ben je contracten dus nog niet proactief aan het managen met een systeem.”, lichtte Evelien toe.

Op zoek naar een passende afstudeeropdracht stuitte Evelien op een opdracht bij Mitopics. Tijdens haar stage maakte Evelien middels een matrix inzichtelijk welke functionaliteiten er nodig waren in ieder van de door Mitopics beschreven contractmanagementvolwassenheidsfases binnen organisaties. In haar onderzoek naar gewenste functionaliteiten waren de respondenten vooral inkoopmanagers die ook contractmanagement uitoefenen. Na de inzichten aan de hand van die interviews verbond zij de beschikbare functionaliteiten van de 45 software providers uit haar onderzoek met deze matrix, waaruit Evelien uiteindelijk de conclusie trok dat veel CLM-software providers nog veel kunnen doen om contractmanagement optimaal te ondersteunen.

De ultieme CLM-software gaat niet puur over functionaliteiten

“Veel CLM-software providers zien nieuwe functionaliteiten als hun grootste uitdaging, terwijl hun eerst stap zou moeten zijn om het systeem dusdanig in te richten dat het daadwerkelijk het gehele proces volgt dat nodig is om contractdoelstellingen te realiseren. Als dat om nieuwe functionaliteiten zou vragen, is het ontwikkelen van nieuwe functionaliteiten nuttig. Maar de vraag moet altijd zijn, wat heeft toegevoegde waarde voor de contractmanager? Zelf heb ik daarom geen onderzoek gedaan naar nieuwe functionaliteiten.”, legt Evelien uit.  

“Om inzichtelijk te maken waarvoor een functionaliteit nut heeft voor een contractmanager, heb ik de taken van contractmanagers op een rijtje gezet om te definiëren hoe het werk opgebouwd is. Daarvoor heb ik verschillende theorieën gebruikt, zoals de contractmanagementmethode CATS CM®. Omdat bij de respondenten in het onderzoek inkoop, leveranciersmanagement en contractmanagement vaak nauw verweven waren in hun werk, heb ik in de matrix taken samengevoegd. Vervolgens heb ik de taken gekoppeld aan iedere stap in het contractmanagementproces, om inzichtelijk te maken hoe het eraan toegaat in de praktijk.”

De contractmanagementvolwassenheidsfases koppelen aan functionaliteiten

Na dit alles in kaart te hebben gebracht, voegde Evelien het proces, de taken en de volwassenheidsfases samen in een matrix, die weergeeft wanneer je welke functionaliteit nodig hebt in welke fase. Vervolgens ging ze hiermee terug naar haar respondenten om te valideren of zij zich hierin herkenden. Met de feedback kwam een definitieve versie van de matrix tot stand en werden de beschikbare functionaliteiten die de CLM-systemen uit het onderzoek boden gekoppeld. Ook dit werd vervolgend getoetst om tot haar eindconclusies te komen .

“Niet iedere organisatie heeft evenveel contractmanagement nodig of werkt met even complexe contracten. Complexiteit wettelijke regelgeving. Dit betekent dat contractmanagement binnen iedere organisatie in zijn totaliteit van contracten alleen al om een verschillend mate van aandacht kan vragen. Dat is van invloed op de behaalde volwassenheid. Maar uiteraard wordt volwassenheid ook bepaald door de wijze waarop organisaties contractmanagement in hun beleid en processen hebben georganiseerd.”

Het vraagstuk dat opdrachtgever Mitopics bij Evelien neerlegde was: “Wanneer een klant van volwassenheidsniveau één naar niveau vijf wil, welk groeipad moet deze klant dan volgen?”.

“In mijn onderzoek heb ik de implementatie van contractmanagement op strategisch en tactisch niveau niet meegenomen, omdat het onderzoek logischerwijs volgens de opdracht werd gebaseerd op het volwassenheidsmodel dat Mitopics reeds eerder had gedefinieerd uit eigen onderzoek. Deze fases worden beschreven met de kernwoorden: passief, reactief, actief, proactief en innovatief. Het is dus zeker niet gezegd dat de matrix de volwassenheidsniveaus weergeeft zoals iedereen dat in markt definieert.”

Visie op contractmanagementvolwassenheidsfases

In de door Evelien ontwikkelde matrix start in volwassenheidsfase drie (actief) eigenlijk pas contractbeheer. Vanaf fase vier (proactief) kan pas gesproken worden van professioneel contractmanagement. Maar tot die fase reiken de functionaliteiten van de meeste software providers dus niet, volgens de eindconclusie.

Evelien kreeg een negen voor haar afstudeerscriptie. Ondanks we bij CM Partners en binnen de CATS CM® methode anders denken over de volwassenheidsniveaus en de koppeling aan functionaliteiten ervan, zijn we van mening dat Evelien nuttige inzichten heeft gecreëerd in de aansluiting van software met de route naar succesvol contractmanagement en de systeemvereisten van CLM-software om contractmanagers te ondersteunen in een professionele uitvoering. Met haar onderzoek lokt ze wat ons betreft een discussie uit, precies wat we nodig hebben in het vakgebied.

“Dat een organisatie een contractmanagementtool koopt, wil natuurlijk niet zeggen dat ze meteen groeien in hun volwassenheid. Uiteindelijk wordt de inhoud van contractmanagement gevuld door mensen. De mate waarin contractmanagement en het gebruik van bepaalde software is opgenomen in het interne beleid en de processen, gaat het verschil maken.”, aldus Evelien Zevenbergen, de winnares van de Jan van Beckum Contractmanagement Scriptieprijs 2020.

Ben of ken jij een student die contractmanagement kiest als scriptieonderwerp? Check snel www.jvbscriptieprijs.com voor deelname aan de scriptieprijs 2021!

 

Bel mij terug