Kelly Turenhout
Door Kelly Turenhout

Wat is contractmanagement? Zoekende naar het antwoord op deze vraag, stuit je vaak niet op een eenduidige conclusie. Er zijn namelijk talloze websites die de definitie proberen te geven, maar op detailniveau net de plank misslaan. Vaak worden contractmanagement, contractbeheer en leveranciersmanagement door elkaar gehaald of over één kam geschoren. Contractmanagement krijgt een alsmaar grotere rol in de bedrijfsvoering door onder andere de toenemende mate van outsourcing, dus wordt het steeds belangrijker om contracten proactief te benaderen. Wat moet je weten over contractmanagement om te zorgen dat je het vakgebied op de meest effectieve manier aanvliegt?

Doordat onze contractmanagementmethode CATS CM® alom geadopteerd wordt door overheden, bedrijven, organisaties en vakgenoten, mag deze methode dé standaard voor contractmanagement in Nederland genoemd worden. Als experts van het eerste uur ontwikkelden we de meest volledige definitie van het begrip:

Het – in de uitvoerings- en afsluitingsfase van het contract – managen van alle in het contract vastgelegde verantwoordelijkheden, verplichtingen, procedures, afspraken, voorwaarden en tarieven, alsmede het managen van alle onduidelijkheden, hiaten, en gewenste wijzigingen in het contract met als doel het realiseren van de contractdoelstellingen.

De grondslag van contractmanagement

Een goed gemanaged contract kan veel geld en frustratie besparen en goodwill geven. Uit diverse benchmark onderzoeken is gebleken dat professioneel contractmanagement tussen de 5% en 10% van de contractwaarde aan besparingen oplevert. Naast financiële voordelen biedt professioneel contractmanagement veel andere voordelen: het verbetert de samenwerking, zorgt voor beter verwachtingsmanagement, risicobeheersing, relatiemanagement, innovatie en doelrealisatie.

Aandachtspunten voor implementatie

Een goede implementatie van contractmanagement die daadwerkelijk waarde oplevert, vraagt tijd en aandacht. Zoals bij iedere implementatie is ook die van contractmanagement onderhevig aan succesfactoren en valkuilen. Zo verhogen commitment van het management, opgeleide medewerkers en een duidelijke taakverdeling de kans op succes. Daarentegen kan het gebrek aan een proceseigenaar, contracteigenaren en contractdifferentiatie roet in het eten gooien.

Een heldere methodologie geeft structuur en inzicht

Voor de uitvoering van professioneel contractmanagement heeft CM Partners een effectieve methode ontwikkeld, de contractmanagementmethode CATS CM®. Deze methode geeft structuur en richting aan de werkzaamheden van de contractmanager, de servicemanager en overige rollen. Bij implementatie in de gehele organisatie biedt het tevens een eenduidige werkwijze. Door middel van één methode voor het contractmanagementproces kan er met zekerheid vanuit worden gegaan dat iedereen dezelfde taal spreekt.

Dit is slechts in vogelvlucht wat er bij het managen van contracten komt kijken, er zijn meer dingen om rekening mee te houden. Denk hierbij aan samenwerking met aanpalende vakgebieden als inkoop en leveranciersmanagement, processen, rollen, en de algehele levenscyclus van contracten, die breder is dan de uitvoeringsfase alleen. Voor een volledig beeld van het vakgebied is het artikel ‘Wat is contractmanagement’ een zeer handige leidraad. Lees snel verder!