Definities te over op het wereldwijde web als het gaat om contractmanagement. Daarom deze praktische leidraad, waarin je kunt lezen wat het managen van contracten nu echt behelst. Als ontwikkelaar van de beproefde contractmanagementmethode CATS CM® hebben we de praktijk helder in het vizier. Door de hoge adoptiegraad bij overheden, bedrijven, organisaties en vakgenoten mag deze methode dé standaard voor contractmanagement in Nederland genoemd worden. Vanuit die rijke ervaring, hoe is het vakgebied nu het beste te definiëren?

Definitie contractmanagement

Als er een vakgebied is waarvoor het nodig is om te beginnen met een definitie, dan is het wel contract management. Vraag vijf verschillende mensen wat zij eronder verstaan en je krijgt vijf verschillende antwoorden. De meest volledige definitie, die we binnen de methode CATS CM® hanteren, luidt als volgt:

Contractmanagement: het realiseren van de met het contract beoogde doelstellingen door tijdens de uitvoeringsfase van een contract proactief van alle in het contract vastgelegde verantwoordelijkheden, verplichtingen, procedures, afspraken, voorwaarden, en tarieven de naleving te bewaken, alle onduidelijkheden, tegenstrijdigheden, en hiaten op te lossen, alle met het contract gepaard gaande risico’s te beheersen en de gewenste wijzigingen in het contract te verzorgen. 

Waarom contractmanagement

Het aandeel van contracten in de bedrijfsvoering van zowel opdrachtgevers als opdrachtnemers neemt nog steeds toe. Opdrachtgevers en leveranciers raken er steeds meer van overtuigd dat contracten proactief gemanaged moeten worden. Neem bijvoorbeeld een parlementaire commissie die op zoek is naar oorzaken voor de grootschalige budgetoverschrijdingen van IT-contracten. Of de afvalverwerkingsbedrijven die na verloop van tijd merken dat ze van gemeenten minder afval aangeboden krijgen dan contractueel was overeengekomen en daardoor in een conflict terecht komen. In beide gevallen zijn de contracten tussen de betrokken partijen onvoldoende gemanaged. Als de contractafspraken goed gemanaged waren, had dat veel geld, frustratie en goodwill bespaard.

Dat het managen van contracten zinnig is, heeft de praktijk inmiddels bewezen. Er zijn diverse benchmark onderzoeken gedaan naar de besparingen die contractmanagement oplevert. En die zijn niet gering. Professioneel contractmanagement kan tussen de 5% en 10% van de contractwaarde aan besparingen opleveren. Daarnaast levert het een aantal andere zaken op. Deze zijn minder makkelijk meetbaar, maar  wel net zo belangrijk!

  • Grip op de contracten, zelf de regie hebben over de resultaten van contractuele afspraken.
  • Begrijpen en kunnen beheersen van de risico’s
  • Betere klant-leveranciersrelatie, omdat er ofwel minder issues ontstaan, of omdat issues vroegtijdig boven tafel komen
  • Minder discussies/verschil van mening
  • Meerwaarde door een betere dienstverlening of product
  • En, last but not least, contractdoelstellingen worden daadwerkelijk bereikt!

 

Verband contract- en leveranciersmanagement

Leveranciersmanagement gaat om de keuze voor de juiste leveranciers: welke leveranciers kunnen een bijdrage leveren aan de strategische doelen van de organisatie. Daarop volgend is het zaak om de juiste samenwerkingsvorm te kiezen en de relatie met die leveranciers te managen. Het gaat hierbij om het vaststellen, structureren, inrichten, onderhouden en monitoren van de (juiste) leveranciersrelaties. Uit die relaties volgen contracten. Daarmee loopt het leveranciersmanagementproces parallel aan het gehele traject van inkoop tot beëindiging van contracten.

Het doel van contractmanagement is het op alle facetten managen van contracten om de contractdoelstellingen te realiseren. Qua informatievoorziening is leveranciersmanagement daarom van groot belang voor het managen van contracten. Contractmanagement is een belangrijk proces binnen de contractlevenscyclus. Dit proces start vanaf de ondertekening van een contract. Echter, idealiter brengt de beoogde contractmanager al in de inkoopfase zijn kennis in. Hierop komen we later in dit artikel terug.

Verschil met contractbeheer

Contractmanagement en contractbeheer worden vaak met elkaar verward of als termen door elkaar gebruikt. Contracten beheren is puur administratief. Contracten managen betekent het op inhoud aansturen en monitoren van het verloop.  In het kort kunnen we contractbeheer omschrijven als het opzetten, invullen, actueel en toegankelijk houden van het contractdossier. Hierin bevindt zich alle vastgelegde informatie over een contract of samenhangende set van contracten.

Een contractbeheerder ondersteunt de contractmanager bij het administreren van alle contractgegevens. Deze functionaris stelt vervolgens (management) informatie over contracten beschikbaar. Contractmanagement en contractbeheer zijn dus nauw met elkaar verbonden, maar zeker aparte werkvelden.

De basis: de contractmanagementlevenscyclus

Contracten managen gaat verder dan alleen contractclausules. Er is een onderscheid tussen zogenaamd harde en zachte aspecten, deze moeten allemaal worden gemanaged. De harde zaken zijn bijvoorbeeld de geformuleerde afspraken in het contract. Maar ook juist datgene wat níet afgesproken is weegt mee. De dingen die tussen de regels door ervoor moeten zorgen dat de contractdoelstellingen worden behaald. De zachte kant draait om de mens: het managen van de relatie met de wederpartij. Om duidelijk te maken wanneer wat moet plaatsvinden, is er de contractlevenscyclus.

Ieder contract kent een levenscyclus die bestaat uit meerdere fasen:

  • Behoeftespecificatie
  • Offerte-uitvraag (aanbesteding, request for information en request for proposal)
  • Contractering
  • Contractuitvoering
  • Contractafsluiting en evaluatie.

Dezelfde fasen zien we terug aan de leverancierskant, alleen dan met de ‘tegenovergestelde’ benamingen aan het begin van de levenscyclus.

Dat contractmanagement vooral over de uitvoerings- en afsluitingsfase gaat, lijkt een inkopper. Je kunt tenslotte pas een contract managen als het er is. Dat neemt niet weg dat de betrokkenheid van de contractmanager in eerdere fasen ook noodzakelijk is. De contractmanager kan zijn kennis en ervaring inbrengen, om ervoor te zorgen dat er geen valkuilen of fouten ontstaan binnen de contracten. Zo wordt ervoor gezorgd dat er een contract komt dat inderdaad te managen valt. 

Contracten managen met een gestructureerde methode

Voor de uitvoering van contractmanagement heeft CM Partners een gestructureerde aanpak ontwikkeld, de contractmanagementmethode CATS CM®. De methode geeft structuur en richting aan het contractmanagementbeleid en de werkzaamheden van de contractmanager. En de inzet van één aanpak voor het contractmanagementproces zorgt ervoor dat iedereen dezelfde taal spreekt.

Welke contractmanagement rollen

Contracten proactief managen gaat samen met een verzameling rollen. De belangrijkste daarvan zijn:

  • Contracteigenaar: degene die verantwoordelijk is (geweest) voor het afsluiten van het contract, de behoefte heeft én het budget.
  • Contractmanager: degene die het contract namens de contracteigenaar managet en verantwoordelijk is voor alle overige contractafspraken, die niet gaan over de levering van diensten en producten.
  • Realisatie- en verificatiemanager: degene die verantwoordelijk is voor de overeengekomen prestatie, met andere woorden voor de levering van een goed of dienst.
  • Project- en servicemanager: degene die verantwoordelijk is/zijn voor inhoudelijke uitvoering van het contract.
  • Contractbeheerder: verantwoordelijk voor de administratie van de documenten rondom het contract.
  • Proceseigenaar contractmanagement: verantwoordelijk voor de inrichting van het contractmanagement proces.
  • Contract Board: de ‘stuurgroep’ van alle belangrijke stakeholders die betrokken zijn bij het contract.

Het contractmanagementproces

Een zorgvuldige contractimplementatie voorafgaand aan de uiteindelijke contractuitvoering is een belangrijke voorwaarde voor succesvol contractmanagement. Binnen de methode CATS CM® noemen we dit de ‘Initiate’ stap van het contractmanagementproces, die vervolgens word opgevolgd door de stappen: Plan, Do, Check, Act en Close .

 

Het contractmanagementproces

 

Contractmanagement Essentials

In de Plan-Do-Check-Act cyclus houdt volgens de CATS CM® methode de contractmanager zich met een aantal terugkerende activiteiten bezig, in samenwerking met de realisatie- en verificatiemanager, de service manager en/of projectmanager. Deze activiteiten komen voort uit de tien zogenoemde ‘CM Essentials’ van contractmanagement, zoals hieronder in de afbeelding zijn weergegeven.

CM Essentials, CATS CM

 

Categoriseren van contracten: contractmanagementscenario’s

Niet ieder contract heeft evenveel aandacht nodig. Neem daarom heldere contractmanagementscenario’s op in het contractmanagementbeleid van je organisatie, waarbij er verschillende aanpakken worden uiteengezet voor ieder soort scenario. Op basis van contracttype, omvang, doorlooptijd, doelstellingen, succesfactoren en aantal betrokken personen kunnen contracten zo geschaard worden onder een specifieke aanpak.

De implementatie van het contractmanagement proces

Eerder beschreven we  een uitvoerig stappenplan voor de implementatie van contractmanagement.  De korte versie voor de contract management implementatie is als volgt:

  1. Selecteer een standaardmethode die de basis gaat worden voor de inrichting van het contractmanagementproces, zoals CATS CM®.
  2. Benoem een proceseigenaar.
  3. Ontwikkel een contractmanagementbeleid.
  4. Inventariseer alle contracten en bepaal voor ieder contract de bijpassende scenario en de functionarissen die de betrokken rollen (gaan) invullen.
  5. Selecteer en benoem de contractmanagers op basis van de gedefinieerde profielen.
  6. Train de contractmanagers in het uitvoeren van contractmanagement.
  7. Informeer en train alle andere rollen rondom hun betrokkenheid bij contractmanagement.
  8. Voor ieder contract stelt de contractmanager een contractmanagementplan (CMP) op, dat is afgestemd en geaccordeerd door de contracteigenaar.
  9. De contractmanager voert de contractmanagementplannen uit in samenwerking met de realisatie- en verificatiemanager, de service manager en/of projectmanager.

Succesfactoren en valkuilen

Een goede implementatie van contractmanagement die daadwerkelijk waarde oplevert, vraagt tijd en aandacht. Een aantal succesfactoren zijn:

  • Eenduidige strategie
  • Management commitment
  • Duidelijke (verander)doelstelling/reden
  • Inzicht in de contractportefeuille
  • Duidelijke taakverdeling
  • Tijd voor uitvoering beschikbaar
  • Opgeleide medewerkers
  • Oog voor de relatie met de contractpartij

Helaas zijn er ook een aantal factoren die roet in het eten kunnen gooien bij de implementatie van contractmanagement. De meest voorkomende valkuilen zijn:

  • Denken dat de organisatie het ‘er even bij kan doen’
  • Geen proceseigenaar
  • Geen link met het inkoopproces en inkoop
  • Niet kiezen voor een duidelijke positionering
  • Niet benoemen van de contracteigenaren
  • Verzanden in discussie over rollen / functies
  • Niet meten van het proces
  • Alleen ‘afrekenen’ op direct besparingen
  • Geen differentiatie toepassen

 

Dit was een introductie tot contractmanagement. Een handige beschrijving van wat contract management inhoudt, waarom het waardevol is en waar je op moet letten bij de implementatie. CM Partners is het contractmanagement expertisecentrum in Nederland.  We helpen uw organisatie graag verder op weg.  Bekijk onze trainingen, consultancydiensten en bemiddeling in tijdelijke en vaste contractmanagement functies.

Bel mij terug