Yacht Supply Chain Management & Procurement wilde hun mensen op het gebied van contractmanagement binnen de publieke sector nog slagvaardiger maken en hen verder ondersteunen in het professioneel uitoefenen van hun vak. De organisatie vindt het belangrijk dat hun professionals zich blijven ontwikkelen, zodat ze hun opdrachten optimaal kunnen uitvoeren. We spraken met Petra Ruijgt, deelnemer van de training CATS CM® Foundation en werkzaam bij Yacht, over hun plannen.
Petra sloot zich afgelopen jaar als professional aan bij Yacht voor het domein Yacht Supply Chain Management & Procurement als contractmanager voor de publieke sector. Op dit moment werkt zij voor haar opdrachtgever bij de overheid als contractmanager om te kijken hoe de organisatie daar stappen in kan maken.
De impact van de contractmanager
Petra Ruijgt woont met haar gezin in de regio Den Haag. Ze is van origine een werktuigbouwkundige. Een aantal jaren later kreeg ze een baan aangeboden als controller binnen TNO. Omdat ze met haar brede ervaring goed begreep waar de pijnpunten liggen binnen diverse specialistische marktgebieden in de publiek-private sector, zoals de ruimtevaartsector, maritieme sector, zorgsector en de gas- en oliesector, heeft zij zich verder ontwikkeld als contractmanager. Daar heeft ze ook de nodige juridische kennis in opgedaan als het gaat om contracten.
In haar toenmalige werkveld had ze te maken met de snelheid van technologische ontwikkelingen en de traagheid van productontwikkeling binnen specifieke branches van de publieke/private sector. Ze had daardoor intensieve contacten met klanten en leveranciers, waarbij ze al die externe variabelen inzichtelijk moest maken bij het afsluiten van contracten en deze contracten vervolgens moest managen.
“Een contractmanager is vaak beter in staat om te verwoorden wat er nodig is dan een inkoper. Contractmanagers hebben vanuit hun vakgebied intensieve contacten met leveranciers en een goed inzicht in de meest recente ontwikkelingen in de markt. In het verleden heb ik het vaak ervaren dat de contractmanager in de pre-award fase van een contract wordt vergeten, met alle gevolgen van dien.”
De praktijkgerichte benadering van CATS CM®
Nog voor de training startte, had Petra het boek ‘CATS CM®versie 4, van werken aan contracten naar contracten die werken’ gelezen en raakte geïnspireerd. Vanuit de training CATS CM® Foundation kon zij veel aspecten direct relateren aan en implementeren in haar eigen werkwijze.
Contractmanagement is steeds meer aan het groeien, ziet ook Petra in de praktijk. Maar ook constateert ze bij haar klanten vaak verwarring rondom het begrip contractmanagement. De definitie van de CATS CM®-methode alleen al helpt Petra om dat helder te maken binnen organisaties, omdat deze volledig en to the point is:
Contractmanagement is het realiseren van de met het contract beoogde doelstellingen door tijdens de uitvoeringsfase van een contract proactief van alle in het contract vastgelegde verantwoordelijkheden, verplichtingen, procedures, afspraken, voorwaarden, en tarieven de naleving te bewaken, alle onduidelijkheden, tegenstrijdigheden, en hiaten op te lossen, alle met het contract gepaard gaande risico’s te beheersen en de gewenste wijzigingen in het contract te verzorgen.
Van contractbeheer naar succesvol contractmanagement
“Wat je vaak ziet binnen organisaties is dat mensen zich vaak meer focussen op contractbeheer, en dan nog niet stilstaan bij vragen als ‘wat is een contract? Wat staat er nu eigenlijk in en sluit dat wel aan bij de wensen? En hoe zorg je dat je die wensen, de contractdoelstellingen, realiseert?’ In het domein contractmanagement wordt er bij Yacht momenteel flink geïnvesteerd in de ontwikkeling van de contractmanagers.”, vertelt Petra.
Dit doet Yacht door training in de CATS CM® methode, als onderdeel daarvan. Succesvol contractmanagement ontstaat uiteraard niet alleen door toepassing van de methode in de uitvoeringsfase. Het is een samenspel van een goed beleid, doelgerichte processen, bekwame mensen, proces-ondersteunende systemen en goed opgestelde contracten.
“Juist nu in deze tijd van economische onzekerheden, merken we steeds meer dat bedrijven de toegevoegde waarde inzien van contractmanagement en willen professionaliseren hierin. Als contractmanager moet je proactief zijn, maar ook vooral in staat worden gesteld om proactief te zijn. CATS CM® helpt onze contractmanagers om contractmanagement succesvol te implementeren en uit te voeren bij onze klanten.”, aldus Petra Ruijgt.
