Scalda is een school voor middelbaar beroepsonderwijs (mbo) en volwasseneneducatie in Zeeland, ontstaan na een fusie van ROC Zeeland en ROC Westerschelde. Momenteel huist Scalda circa 10.000 studenten. Omdat Zeeland redelijk afgelegen ligt, probeert de organisatie het aanbod voor studenten in Zeeland breed te houden, ondanks de demografische krimp. Zij doet dit mede om jongeren zo binnen de provincie te houden. We kregen de gelegenheid om Cees Sprangers, Hoofd Inkoop bij Scalda, een paar vragen te stellen.
Om de financiële impact van de krimp te ondervangen, als gevolg van minder onderwijsbekostiging door minder leerlingen, zijn er veel samenwerkingen op het gebied van inkoop tussen scholen in Zeeland. Daarmee is de rol van contractmanagement nog crucialer geworden.
Dat maakt samenwerkingen met andere onderwijsinstellingen noodzaak en is, net als de plicht tot aanbesteding, één van de oorzaken van de complexiteit van het speelveld. Cees maakt duidelijk dat Scalda dit simpelweg als haar maatschappelijk verantwoordelijkheid ziet.
Cees is woonachtig in Sas van Gent, heeft vier kinderen, vier kleinkinderen en een pleegkind. Zijn vrije tijd besteed hij aan zijn gezin en zijn liefde voor het trainen van honden. Van huis uit studeerde Cees elektrotechniek, maar is van lieverlee vanuit de techniek doorgeschoven naar technisch management, facilitair management, huisvestingsmanagement, en vervolgens alweer een aantal jaar geleden beland in het vakgebied inkoop en contractmanagement bij Scalda.
We vroegen Cees vervolgens wat nu de aanleiding was voor Scalda om contractmanagement professioneler aan te gaan pakken.
Ontdek meer over aanbesteden voor contractmanagers
Scalda’s aanleiding voor een professionelere contractmanagementaanpak
“Wat ik zag gebeuren is dat er heel veel energie gestoken werd in het contract tijdens het aanbestedingsproces. Met veel zorg werden er contracten samengesteld waarop we konden sturen en werkten we nauw samen met de interne klanten om ervoor te zorgen dat we de beste partij met de beste voorwaarden en de meest aansluitende dienstverlening aanhaakten. Drie maanden na ondertekening van het contract ging het over naar een andere afdeling en verslapte de aandacht. De besparingen die we dachten gerealiseerd te hebben tijdens het aanbestedingstraject, lekten voor de helft tijdens de uitvoeringsperiode weer weg door het gebrek aan contractmanagement. ”, vertelt Cees Sprangers.
“De gevolgen van het niet proactief managen van de contracten waren niet gering. We zagen dat afspraken niet werden nagekomen door beide partijen, dat leveranciers niet aangesproken werden op wanprestaties en dat er meerwerk werd gefactureerd voor diensten die in de prijs zaten. Soms constateerden we dat sommige leveranciers zich nog niet één keer aan de afspraken hadden gehouden en dat niemand daar klaarblijkelijk een probleem van maakte.”
Cees gaf de afgelopen jaren herhaaldelijk aan binnen de organisatie, en zo ook bij de financieel directeur, dat als je contracten niet gaat managen, je net zo goed kunt stoppen met aanbesteden. De kosten van proactief contractmanagement zijn lager dan de kosten van het weglekken van initiële besparingen in een aanbesteding. Niet alleen omdat proactief contractmanagement naleving van het contract bewaakt, maar des te meer omdat het de kwaliteit van de opgeleverde diensten en de samenwerking sterk verbetert.
Toen er twee reorganisaties werden aangekondigd bij de twee grootste interne klanten van Inkoop (70 % van alle inkoopkosten) kreeg hij zijn kans om bij het management en het bestuur zijn inzichten te delen op het gebied van contractmanagement. Zijn presentatie leidde een aantal maanden later tot een voorstel en vervolgens tot een besluit om contractmanagement serieus en gestructureerd in te voeren.
Binnen Scalda koopt men voor zo’n 30 miljoen in, verdeeld over circa 650 contracten. Hiervan hebben de twintig grootste contracten een contractwaarde tussen de één en twee miljoen euro. Cees bracht tijdens zijn presentatie allereerst de financiële voordelen aan het licht, waarna hij vervolgens inging op de contractrisico’s, de Total Cost of Contract Ownership (TCCO) en de impact van contractmanagement op de kwaliteit. Dat overtuigde het management en het bestuur ervan dat stappen ondernemen onvermijdelijk was. Ontdek meer over CATS CM® Foundation voor het sociaal domein
Hiermee ontstond een derde reorganisatie binnen Scalda. Cees kreeg een unieke kans om het contractmanagement professioneel aan te pakken. Maar dat dankte Scalda niet alleen aan Cees: “Het inzicht van mijn financieel directeur dat contractmanagement ons besparingen en transparantie op zou leveren en de kwaliteit van de interne en externe prestaties zou verhogen, bewees mij het voordeel van het feit dat inkoop onder de afdeling Financiën valt bij Scalda. Senior management heeft vaak, zeker in het onderwijs, een goede connectie met de financiële afdeling.”, aldus Cees Sprangers.
Waarom Scalda voor CATS CM® koos
De CATS CM® methode is een integrale aanpak die zo is opgebouwd, dat wanneer een organisatie moet besluiten om met kleine stappen te beginnen, zij losse onderdelen uit de methode kan inzetten om de eerste stappen te maken naar professioneel contractmanagement. Dat was ook één van de redenen die Cees Sprangers aangaf voor de keuze van een contractmanagementimplementatie op basis van CATS CM®.
“De methode CATS CM® is zeer goed opgebouwd en stelt je in staat om met kleine stappen te beginnen. Al enkele jaren hebben we te maken met allerlei reorganisaties, wel met het voordeel dat ik vier contractmanagers in mijn team erbij heb gekregen. Ondertussen zijn we vanaf het moment van het besluit in 2019 alleen maar bezig geweest met het boven tafel krijgen van alle contracten, om die vervolgens centraal te gaan managen. Alleen zo krijgen we transparantie in de koers die we varen. We hebben vier jaar uitgetrokken voor de implementatie van contractmanagement, dus zijn nog maar net onderweg. Van een aantal onderdelen uit de methode hebben we direct gezegd ‘en zo gaan we het doen’. Langzaam zullen we de methode steeds meer integraal gaan inzetten.”
De basis voor grote ambities
Cees heeft twee jaar geleden de training Contractmanagement CATS CM® Foundation gevolgd. Het werd duidelijk dat hij zichzelf ondertussen op de hoogte had gebracht van de wijzigingen in CATS CM® versie 4 wanneer hij zichzelf corrigeert en spreekt over de servicemanager. “Ik bedoel natuurlijk de realisatie- en verificatiemanager.” Het huidige contractmanagementproces dat Cees heeft beschreven voor Scalda is voor een groot deel gebaseerd op CATS CM®, voor resterende kleine deel aangepast aan organisatie-specifieke situatie. We zijn benieuwd naar de resultaten die ze bij Scalda zullen behalen met deze implementatie, maar we zijn er van overtuigd dat Cees de door hem beloofde ambities juist met onze methode waar kan maken.
We bedanken Cees Sprangers en Scalda voor hun enthousiaste deelname aan het vraaggesprek.
Ontdek meer over CATS CM® Foundation voor inkopers
