Kelly Turenhout
Door Kelly Turenhout
Auteur: Anneleen Kaptein, associate partner

In de literatuur over persoonlijke effectiviteit kom je geregeld de term ‘Eisenhower Matrix’ tegen. Wat houdt deze matrix precies in? En wat heb je eraan als je dagelijks werk bestaat uit het managen van contracten?

Het verhaal gaat dat de Eisenhower Matrix vernoemd is naar opperbevelhebber van de geallieerden in de Tweede Wereldoorlog, Dwight Eisenhower. Zijn dilemma na de landing in Normandië was de balans vinden tussen zo snel mogelijk met tanks de Duitse linies aanvallen én zorgen dat die tanks bij verder oprukken bevoorraad waren of konden worden met benzine en voedsel voor de manschappen. Het eerste was urgent, het tweede was belangrijk.

De tijdsindeling van je werkdag

Managementgoeroe Stephen Covey werkt in zijn boek over persoonlijk leiderschap deze matrix  uit en past deze toe op time management:

Time management volgens Steven Covey

Time management volgens Steven Covey

Het toepassen van de matrix begint met bewustwording van je eigen prioriteiten op het werk. Stel jezelf daartoe vragen als:

  • Hoe geef ik prioriteit aan werkzaamheden?
  • In hoeverre laat ik me leiden door wat urgent is?
  • Hoe goed lukt het mij bewust tijd te maken voor zaken die belangrijk zijn, nog vóórdat ze urgent worden?

De theorie en de praktijk wijzen uit dat je grip op je werkzaamheden, minder werkdruk en een effectieve tijdsindeling ervaart, áls het je lukt om belangrijke zaken af te handelen vóórdat ze urgent worden. Daarbij helpt ook het vermijden van werkzaamheden die eigenlijk niet zo belangrijk en niet zo urgent zijn. Daarnaast draagt het bewust omgaan met afleiding in de categorie ‘wel urgent maar voor jou op dit moment niet zo belangrijk’ ook bij aan het gevoel van controle over je werk.

Voorbeelden uit de contractmanagementpraktijk

Om de bovenstaande theorie te vertalen naar de contractmanagementpraktijk, tref je hieronder de Eisenhower Matrix aan. Nu ingevuld met voorbeelden van contractmanagement werkzaamheden:

Eisenhouwer Matrix

Eisenhouwer Matrix

In een ideale werkweek kun je je werkzaamheden indelen in de kwadranten I en II. Enerzijds reageren op belangrijke zaken die direct aandacht behoeven, anderzijds doen wat belangrijk is nog vóórdat het urgent wordt. Daarnaast weinig tijd doorbrengen in de kwadranten III en IV.

Waarom is zo’n indeling nuttig? Omdat vooral de zaken die nu in kwadrant II vallen de neiging hebben om naar kwadrant I te verhuizen als ze maar lang genoeg genegeerd worden.

Stel: je weet dat er nog evaluaties van een contract gedaan moeten worden, maar het is niet urgent genoeg in de dagelijkse hectiek om hier nu tijd voor te maken. Op een gegeven moment komt de gemiste informatie uit die evaluaties als een boemerang bij je terug, omdat je contractafspraken niet kloppen met de werkelijkheid. En dan kan er een escalatie dreigen. Ineens is het heel belangrijk én heel urgent om die evaluaties te gaan uitvoeren.  Zo loopt de werkdruk snel op, terwijl het gevoel van controle en effectiviteit rap afnemen.

Inzicht in eigen werkverdeling

Dit klinkt heel logisch misschien, maar zonder bewustwording en inzicht gaat het toch fout. Ga voor jezelf eens na welke activiteiten van de vorige werkweek in welk kwadrant vielen. Hoe zijn je werkzaamheden over deze matrix verdeeld? En wat kun je doen om een voor jou betere verdeling te krijgen?

Ik gun je van harte dat je door deze bewustwording je werkplezier en effectiviteit nog verder kunt verhogen!

 

 

 

 

Bel mij terug