Wat doet een crisissituatie met het vakgebied contractmanagement?

In gesprek met Feddie Nicolai (RUG) 

In mei 2020 begonnen we aan een reeks van klantgesprekken om te achterhalen wat de impact van corona op contractmanagement was in de organisatie van deze klanten. Vele interessante en soms ook verrassende gesprekken vonden plaats. Zo spraken we met Feddie Nicolai (52), contractmanager bij Rijksuniversiteit Groningen (RUG). Feddie stapte tien jaar geleden over naar RUG met al een behoorlijk dosis ervaring op het gebied van inkoop, contract- en leveranciersmanagement. Hij ontfermt zich dan ook over complexere contracten en begeleidt de grote aanbestedingstrajecten. De impact van COVID-19 was enorm voor de universiteit met haar 33.000 studenten, 6.500 werknemers en vele leveranciers. Wat was die impact en hoe ervaarden andere organisaties de gevolgen van de coronacrisis?

“In het begin werden we overvallen door een hoos aan vragen van leveranciers over de afspraken, betalingen en leveringen. Je merkte dat iedereen, zo goed en kwaad als kon, orde probeerde te scheppen in de chaos. De aanvang van de ‘intelligente lockdown’ creëerde een grote paniek. Schoonmaakbedrijven die voor gesloten deuren stonden, leveranciers die nergens met hun goederen heen konden.”, begint Feddie zijn verhaal.

Het grootste probleem

Binnen RUG valt contractmanagement onder het facilitair bedrijf, samen met de afdelingen inkoop en onderhoud. Haar beïnvloedbare uitgaven, dat wil zeggen de uitgaven waar de inkooporganisatie invloed op kan uitoefenen, is zo’n 140 miljoen euro per jaar, verdeeld over circa 120 facilitaire contracten en 112 software- en ICT-contracten.  Dat gaf de negen contractmanagers een enorme uitdaging bij het uitbreken van de pandemie.

“Onze corebusiness is research en onderwijs. Deze sector heeft een enorme deuk opgelopen, want de deuren moesten dicht. Voor onze studenten en wetenschappers was het echt een verschrikkelijke periode. We hebben al die mooie gebouwen en daar zit iemand in. Er is momenteel een enorm gemis aan dynamiek. Ik weet dat veel organisaties met vergelijkbare issues zitten. ”, benadrukt Feddie.

Crisissituaties als COVID-19 waren slechts een uitzonderlijk begrip, onze generaties hebben iets dergelijks nooit meegemaakt. Binnen contracten is er dan ook geen rekening mee gehouden; er staat in contracten niks over beschreven over uitzonderlijke situaties als deze. Voor Feddie Nicolai betekende dat een grote zoektocht naar oplossingen.

“De eerste maanden zijn we vooral bezig geweest met het in beeld brengen van de invloed van COVID-19. Voor welke contracten heeft het direct grote gevolgen? In sommige branches gaan de zaken gewoon door, maar heb je het over bijvoorbeeld leveranciers van catering, horeca, schoonmaakdiensten en printers, dan spelen er hele andere zaken. Daarom zijn we gaan kijken bij deze leveranciers wat exact de financiële impact is zolang wij de deuren dicht hebben en in hoeverre de overheidssteun dat oploste. Soms zijn de kosten niet te compenseren door de overheid, omdat het niet om personeel gaat, maar om bijvoorbeeld grote volumes van producten.”

“Onze uitdaging zit hem nu vooral in het aanpassen van de huidige contracten, rekening houdend met de juridische kaders. In de toekomst moeten we meer kijken naar hoe aanbestedingen in de toekomst worden opgezet en contracten daarop worden inricht. We moeten beter kijken naar hoe we gaan inspelen op veranderingen. Hoe ga je met elkaar in dergelijke lange trajecten zorgen dat je rechtmatig blijft aankopen en toch steeds aansluiting vind met veranderingen die niet altijd voorzien zijn. Wat voor de één een groot risico is, hoeft voor een ander niet zoveel impact te hebben. Adaptief denken. Dat wordt steeds belangrijker.”

Waarom klantgesprekken

We zagen tijdens de klantgesprekken verschillen tussen branches en type contracten als het gaat om impact. In mei riepen veel partijen dat het allemaal wel gewoon doorliep, maar nu we wat verder zijn, blijkt toch dat de financiële posities meer onder druk komen te staan en dat de impact op de werkvloer toch wel degelijk groter wordt. Zo zijn er bijvoorbeeld bedrijven die internationaal werken en hele teams moeten vervangen maar met reisbeperkingen kampen door de COVID-gerelateerde gedragsmaatregelen, zoals olieplatforms.

Een ander voorbeeld is thuiswerken; het werd enerzijds als positief ervaren en leverde een hoge productiviteit op, maar aan de andere kant zorgde het ook weer voor cultuurverwatering en een groot gemis van het onderling sparren. Ondertussen hadden velen ook nog hun kinderen thuis. Na de 12-urige werkdagen in de eerste hectiek, zagen we dat mensen zich langzaam aanpasten aan het nieuwe normaal en hun privé- en werkuren anders gingen verdelen.

Een overeenkomst was overigens dat veel organisaties erachter kwamen dat ze hun informatie niet op orde hadden en dat assessments cruciaal zijn, niet alleen in een crisis. Deze zouden continu gehouden moeten worden wanneer partijen samenwerken.

Het doel van de klantgesprekken is niet perse om hele grote veranderingen teweeg te brengen, maar om praktijkervaringen te verzamelen bij zowel profit- als non- profitorganisaties en het geleerde met vakgenoten te delen. Kleine aanpassingen kunnen ook positieve verandering brengen. We zijn van mening dat Feddie Nicolai het bij RUG heel intensief heeft aangepakt. Andere organisaties kunnen daar een hoop van leren. Ontdek meer over CATS CM® Foundation voor het sociaal domein

Mede om te ontdekken wat het nieuwe normaal met de behoeften rondom contractmanagement zou doen, spraken we met klanten over de impact van COVID-19 op contractmanagement. Bij CM Partners voelden we allemaal aan dat dit een enorme impact zou gaan hebben op contractmanagement. We stelden elkaar kritische vragen over de eventuele gevolgen voor organisaties, zowel voor opdrachtgevers als voor leveranciers. Daarna hebben we oud-deelnemers van de Nationale Contractmanagement Conferentie benaderd om eens te praten over de impact op contractmanagement bij hen in de organisatie.

Eén van die mensen die aan het vraaggesprek deelnam was dus Feddie Nicolai.  De impact op zijn branche is enorm. Maar het proactieve handelen van RUG richting hun leveranciers laat zien dat de universiteit het coronageweld kranig doorstaat. RUG heeft vanaf begin proactief leveranciers uitgenodigd om met hen te bespreken hoe zij met elkaar om  gaan in deze moeilijke tijd. Echter zal deze situatie een langere adem vragen.

“Bij contracten die nu hun einddatum naderen, bekijken we per contract hoe we met de leverancier tot oplossingen kunnen komen. In een later stadium herdefiniëren we in ons beleid en processen hoe we in de toekomst omgaan met onderlinge afspraken met leveranciers, om meer wendbaar te zijn in extreme situaties als deze. Voor nu focussen we ons op het beoordelen van de impact op de lopende contracten. En met sommige leveranciers lukt dat heel goed, maar met anderen ook weer niet. Niet iedereen wil transparant zijn over kostprijs en marges. Ook hebben sommige organisaties te maken met andere omstandigheden in de branche en kampen met concurrentie. Ze staan er niet allemaal voor open om concessies te doen en naar elkaar toe te groeien. Dat betekent helaas dat sommige contracten leiden tot conflicten en daar wordt de relatie dan ook aangetast. Ze houden zich vast aan het feit dat wij de deuren hebben gesloten en dat daarom hun dienstverlening niet voortgezet kan worden. Daarom willen zij de kosten gewoon doorberekenen zonder dat daar een prestatie tegenover staat.”, licht Feddie toe.

Ook andere respondenten noemden de analyses op de kostprijs en marges. Echter, hoorden we niet eerder dat organisaties de overheidssteun meerekenden in hun analyses. Wellicht was het toen nog in een te vroeg stadium voor de meeste, maar we vinden dat nou een typisch voorbeeld van een doeltreffend inzicht.

Het blijvende effect

Een blijvende toename van thuiswerken is een veel geroepen effect, binnen alle vakgebieden. Als het gaat om contractmanagement, verwacht Feddie een verandering in de manier van marktbenadering en onderlinge afspraken. Alsmede met het doel om op een meer gelijkwaardige manier met elkaar om de tafel gaan. Relatiemanagement wordt alleen maar belangrijker, contracten is contacten!

Maar de allergrootste uitdaging blijft toch het adaptief denken.