Contractmanagement, vendor management, supplier management, leveranciersmanagement of contract- en leveranciersmanagement. Allemaal termen die bij organisaties gebruikt worden en aanhaken bij de inkoop. Wat is nu eigenlijk het verschil en wat zijn de overeenkomsten?
Ondanks dat er in sommige organisaties best verschillen zijn in taken en verantwoordelijkheden kan gesteld worden dat vendor en supplier management gaat om het managen van de leverancier. Dus laten we deze twee termen gelijk te stellen aan leveranciersmanagement. Dan blijven er twee gebieden over ter vergelijking: leveranciersmanagement versus contractmanagement.
In het verleden dacht ik: “Contractmanagement, dat is toch eigenlijk leveranciersmanagement?” Vanuit de opdrachtgever gezien klopt dat voor een deel wel, het gaat er tenslotte om dat je krijgt van je leverancier wat je nodig hebt. Dat kan niet anders dan in goed overleg met je leverancier. Dus als je het contract managet, manage je tegelijk je leverancier; zo was aanvankelijk mijn visie.
Inmiddels ben ik erachter dat leveranciersmanagement wel wat meer behelst dan dat. Contractmanagement en leveranciersmanagement verschillen met name van doel, taken en verantwoordelijkheden.
Doel contractmanagement versus leveranciersmanagement
Het doel van contractmanagement is het realiseren van de contractdoelstellingen. Proactief sturen op doelen opdat je het resultaat dat werd beoogd bij het afsluiten van het contract ook daadwerkelijk bereikt. Uiteraard doe je dat in samenwerking met de leverancier.
Het doel van leveranciersmanagement is om te komen tot de juiste keuze voor leveranciers, het kiezen van de juiste samenwerkingsvorm én het managen van leveranciers nadat die keuzes gemaakt zijn. Het gaat hierbij om het vaststellen, structureren, inrichten, onderhouden en monitoren van de (juiste) leveranciersrelaties. Daarmee is het dus overkoepelend aan het gehele proces van inkoop tot beëindiging van contracten.
De reikwijdte van contractmanagement en leveranciersmanagement
Zo zien we gelijk dat de reikwijdte van contractmanagement en leveranciersmanagement verschillend is. Contractmanagement gaat over de fases ‘contract uitvoering’ en ‘contract beëindiging & evaluatie’ (onder het motto: ‘je kunt pas een contract managen als het er is’). Leveranciersmanagement gaat daarentegen over de gehele contractlevenscyclus, van behoeftebepaling tot en met contract beëindiging. Het onderstaande plaatje geeft dat duidelijk weer.
Taken en verantwoordelijkheden contractmanager en leveranciersmanager
De contract- en leveranciersmanager hebben daarmee dus ook andere taken en verantwoordelijkheden.
De contractmanager is in zijn taken en verantwoordelijkheden gericht op het bereiken van de contractdoelstellingen. De Contractmanagement Essentials volgens CATS CM®1 geven een goede indicatie van de aandachtsgebieden van de contractmanager:
- De contractomgeving
- Het contractdossier
- Het contract risicoprofiel
- Het facturatieproces
- Status, implementatie en voortgang
- Contractkalender (bijhouden belangrijke momenten van het contract en bijbehorende acties uitvoeren)
- Contract Assessments (regelmatig checken: krijgen we nog wat we nodig hebben?)
- Onderwerpen voor overleggen met contracteigenaar, project- of servicemanager, Contract Board en de andere contractpartij
- Uitvoeren van die overleggen en het vastleggen en opvolgen van acties
- (On)tevredenheid van de contractpartij
De leveranciersmanager daarentegen heeft een bredere horizon. Zijn primaire taak is om de juiste leveranciers te kiezen voor de organisatie en de relatie daarmee te onderhouden. Dan hebben we het over verantwoordelijkheden als:
- Marktverkenning van potentiele leveranciers
- Inzicht krijgen in het huidige leveranciersportfolio van de organisatie
- Bepalen van het soort leveranciers dat de organisatie nodig heeft, nu en in de toekomst
- Het kiezen, classificeren en kwalificeren van leveranciers
- De leveranciersstrategie per categorie bepalen, met bijbehorende type contracten
- Relatiemanagement
- Risicomanagement
- Regie voeren
- Performancemeting en -management
Gecombineerde functie
Vaak zien we dat de rollen van contract- en leveranciersmanagement gecombineerd zijn in één functie. Dat kan natuurlijk heel goed, omdat er hele duidelijke raakvlakken zijn. Het is wel belangrijk om je te realiseren dat de aandacht in dat geval tussen twee focusgebieden verdeeld wordt en je dus goed moet kiezen waar je je tijd aan besteedt.
