Redactie
Door Redactie

Organisaties, zowel in het publieke als in het private domein, besteden steeds meer uit. Hierdoor ontstaan steeds meer contracten waarin de afspraken zijn vastgelegd. Het ene contract is voor een organisatie belangrijker dan het andere. Omvang en risico’s zijn hierbij twee leidende factoren voor de inzet van de contractmanager. Welk gevolg heeft dit voor het managen van contracten? Hoe kan iemand een contract managen met de juiste mate van aandacht?

Om te beoordelen hoeveel en welke aandacht een contract nodig heeft, moet een contractmanager simpelweg contracten in categorieën onderverdelen. De methode CATS CM doet dit door middel van een contractmanagement differentiatiematrix. CATS CM is een veel omarmde methode voor het managen van contracten. Eén van de redenen hiervoor is de flexibiliteit. Want alhoewel de methode ieder detail van contractmanagement adresseert, is het uitermate geschikt om dit om te buigen tot maatwerk.

De methode helpt organisaties bij:

  • het bepalen van de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de betrokken personen rondom contractmanagement;
  • het inventariseren van de activiteiten die bij het contractmanagement proces horen; en
  • het inzichtelijk maken van de belangrijkste aandachtspunten voor de contractmanager.

De vraag die ik regelmatig krijg vanuit de markt is: moet ik alles van CATS CM op al mijn contracten toepassen? Nee dus.

Bepaal de mate van aandacht

Welke contracten hebben meer of minder aandacht nodig? Om daar inzicht in te krijgen, is het nodig om contracten te categoriseren. Laten we daarvoor kijken naar de onderstaande contractmanagement differentiatiematrix: impact versus omvang.

Impact

Het criterium ‘impact’ betreft de impact van de gecontracteerde producten of diensten op het primaire proces van de klant. Dit criterium geldt voor zowel de klant als de leverancier. Tenslotte kunnen leveranciers de eigen doelstellingen alleen realiseren als die van de opdrachtgever gehaald worden. De leverancier heeft bij het beoordelen wel een extra aandachtspunt, namelijk de impact op de eigen (bedrijfs)doelstellingen.

Omvang

Hoe bepaal je de omvang? De meest voor de hand liggende graadmeter is de financiële waarde. Maar factoren als complexiteit van het contract, het aantal betrokken personen of de doorlooptijd kunnen net zo goed een rol spelen. De criteria zullen niet voor iedere organisatie gelijk zijn en ook het type contract en het soort dienstverlening luisteren nauw.

Verschil tussen volledig, aangepast en beperkt contractmanagement

Door het toepassen van de niveaus ‘hoog’ en ‘laag’ ontstaan er vier gebieden in de matrix met drie uitkomstmogelijkheden: volledig, aangepast en beperkt contractmanagement. Nu staat er tweemaal ‘aangepast contractmanagement’. Zijn die dan hetzelfde?  Nee, er zijn bij beide gebieden andere zaken belangrijk. Je kunt je voorstellen dat grote contracten met een routinematig karakter en weinig risico’s een andere focus vragen dan minder grote contracten met een hoog risicogehalte.

De verschillen in de intensiteit van contractmanagement liggen in:

  • de mate van proactiviteit van de contractmanager.
  • de vorm van overleg tussen de contractpartijen; gepland of ad hoc.
  • de frequentie van het uitvoeren van de verschillende activiteiten rondom het contract.

Wie bepaalt wanneer welk niveau wordt toegepast?

Hierin zal iedere organisatie haar eigen keuzes maken. Reeds bij het bepalen van het contractmanagementbeleid is het belangrijk om te kaders te definiëren. Op basis van welke criteria worden de contracten ingedeeld en welke activiteiten behoren tot welke categorie?

Tijdens de startfase van het contract wordt besloten welk niveau van contractmanagement wordt toegepast. De contractmanager inventariseert en overlegt met de contracteigenaar. Hij neemt daarin zijn eigen inschattingen en de overwegingen van andere betrokkenen mee, zoals de verantwoordelijken voor de uitvoering.

Is het daarna definitief? Nee, ook tijdens de uitvoering van het contract kan er aanleiding zijn om de oorspronkelijke keuze bij te stellen. Een contract van beperkte waarde dat achteraf toch niet zoveel risico’s blijkt te geven als verwacht, kun je later bijstellen van ‘volledig’ naar ‘aangepast’.

Per contract geldt: er moet niet méér tijd aan besteed worden dan noodzakelijk, maar zeker ook niet minder. Het eerste is niet efficiënt, het tweede niet effectief. Maar er moet wél voldoende tijd zijn om de juiste zaken op het juiste moment te doen!

Richtinggevend, niet maatgevend

Conclusie: een contractmanagementmethode zoals CATS CM moet een uitgangspunt zijn en geen keurslijf. Het geeft je handvatten die je op ieder contract flexibel kunt toepassen op basis van behoefte. Het is niet nodig om van een mug een olifant te maken… Maar, als het een olifant is, behandel hem dan ook als zodanig!

Bel mij terug