De omgeving waarin de contractmanager moet opereren is complex. Contractmanagers acteren in het krachtenveld van alle bij het contract betrokken partijen, met elk hun geledingen en vertegenwoordigers. Hierbij gelden zowel intern als extern gezamenlijke én tegelijkertijd tegenstrijdige belangen en doelstellingen. Het is dus belangrijk dat hij of zij zich een goed beeld vormt van de contractomgeving waarbinnen geacteerd moet worden. Hoe zorgt de contractmanager daarvoor?
De contractomgeving volgens CATS CM
Het ‘speelveld’ van de contractmanager wordt in de methode CATS CM© de contractomgeving genoemd. In het plaatje hierboven zie je direct dat de contractmanager van alle betrokken personen de grootste verscheidenheid aan contacten moet onderhouden voor de uitvoering van zijn rol. Dat stelt hoge eisen aan de vaardigheden van de contractmanager. Het is niet vreemd dat veel senior contractmanagers zeggen dat 40% van hun werk om contractmanagement gaat en 60% over het managen van contacten.
De personen uit de contractomgeving vervullen ieder op hun eigen wijze een rol met betrekking tot het contract. De tijdelijke organisatie die zo rondom het contract ontstaat, vereist heldere spelregels. Het gaat niet alleen om de vraag wie er deel van uitmaken, maar ook om duidelijkheid over verantwoordelijkheden, bevoegdheden, rapportagelijnen en vereiste managementinformatie. Om niet voor verrassingen te komen staan, is het voor de contractmanager belangrijk dat hij dit goed in kaart heeft. Voor een goed verloop van het contract is het dan zaak dat hij goede afspraken maakt met alle betrokkenen.
Contractdoelstellingen
Een van de zaken uit de contractomgeving betreft de contractdoelstellingen. Partijen gaan niet zomaar een overeenkomst aan, daar ligt een bepaald doel aan ten grondslag. Die doelstellingen zullen voor ieder van de partijen anders zijn. Het realiseren van de contractdoelstellingen is het centrale thema voor de contractmanager. Helaas zijn contractdoelstellingen echter niet altijd helder; ze zijn vaak impliciet of niet beschreven. Ziehier, de eerste uitdaging voor de contractmanager!
Raamovereenkomst
Vaak wordt gebruik gemaakt van de combinatie van een raamovereenkomst en deelovereenkomsten, om de complexiteit van contracten het hoofd te bieden. Het door de contractmanager te managen contract kan dus onderdeel zijn van een groter geheel, dat niet noodzakelijkerwijs als geheel onder zijn verantwoordelijkheid valt. Een raamovereenkomst biedt dan wel de context waarbinnen de contractmanager met zijn contract moet acteren.
De betrokken rollen
ContracteigenaarDe contracteigenaar is degene die verantwoordelijk is voor het aangaan van het contract.. De contractmanager moet daarom weten wie de contracteigenaar is. Sterker nog, in zijn verantwoordelijkheid voor met managen van het contract dient hij verantwoordelijkheid af te leggen aan de contracteigenaar. Het is dus belangrijk dat de contractmanager goed met de contracteigenaar afstemtwat deze van hem verwacht.
Contract Board
De contracteigenaar hoeft niet de enige te zijn die sturing geeft aan het contract. Alle personen die een belang hebben bij het contract of als adviseur betrokken zijn, behoren tot de zogenaamde Contract Board. Zij zullen in deze samenstelling gezamenlijk besprekingen houden over het contract. De contractmanager rapporteert hier de status en de Contract Board neemt als geheel beslissingen die noodzakelijk zijn voor de voortgang van het contract. Andere betrokkenen zijn bijvoorbeeld de juridische afdeling of de financiële afdeling. Niet altijd wordt een Contract Board ingericht, maar voor belangrijke contracten met een grote impact is het van grote toegevoegde waarde.
Project- of servicemanager
Aan beide zijden van het contract zal iemand aanwezig zijn die de focus heeft op de inhoud, de levering van producten en diensten, oftewel volgens contractmanagementmethode CATS CM het ‘Work to be done’. CATS CM heeft het dan over de project- of servicemanager. Een goede samenwerking met deze persoon is essentieel voor de contractmanager om zijn werk goed te kunnen doen.
Het is dus duidelijk dat de contractmanager zich een goed beeld moet vormen van de omgeving waarin hij de contracten moet managen, hoe de verhoudingen liggen, wat hij van de samenwerking kan verwachten en met welke risico’s hij rekening moet houden. Door een goede inventarisatie komt hij veel minder voor verrassingen te staan. Zo kan hij of zij het contract op een proactieve manier managen, met de focus ophet realiseren van de contractdoelstellingen!
