Gert-Jan Vlasveld
Door Gert-Jan Vlasveld

In het contractmanagementproces zijn er zowel aan de opdrachtgeverskant als aan de leverancierskant voor het managen van een contract vijf rollen: contracteigenaar, contractmanager, servicemanager, contractbeheerder en procesbeheerder. Ik wil vooral het belang van de eerste drie rollen aankaarten. Let wel, rollen en dus niet perse functies. De aanwezigheid van deze rollen binnen een organisatie en het helder differentiëren van deze rollen zijn beide cruciaal om een contract-in-uitvoering succesvol te laten verlopen. De contracteigenaar en de contractmanager kwamen al eerder aan bod. In dit artikel borduur ik daar op voort en voeg ik de servicemanager daaraan toe. Vooral het creëren van synergie door optimaal samenspel tussen deze personen zorgt ervoor dat je het maximale rendement uit een contract kunt halen. Waar is deze rolverdeling dan op gebaseerd?

Het contractlevenscyclus

Even terug naar het begin. De fasen van het contractlevenscyclus worden beschreven in het CATS sourcingmodel. Als we nu even focussen op de uitvoeringsfase, de CATS CM methode is immers uiteindelijk gericht op het uitvoeren van operationeel contractmanagement, dan ziet de levenscyclus er als volgt uit:

 

contractlevenscyclus

In de afbeelding hierboven wordt als eerste fase aan de opdrachtgeverskant de behoeftestelling weergegeven. Hierin ligt een hoofdrol weggelegd voor de contracteigenaar. De contracteigenaar besprak ik reeds uitvoerig in mijn blog ‘Rara, wie is de contracteigenaar’. Nog even kort samengevat, de contracteigenaar is degene die de behoefte gesteld heeft en daarvoor een behoeftespecificatie is gestart om de zogenoemde ‘make-or-buy’-beslissing te nemen. Wanneer besloten wordt dat de behoefte vervuld gaat worden door een externe leverancier, gaat de fase ‘contractering’ in. In bijna alle gevallen heeft de lijnmanager die contracteigenaar is ook het budget en soms de tekenbevoegdheid om namens de organisatie een contract met een externe partij aan te gaan. Bevoegdheden daar gelaten, het is toch belangrijk om bij de contractering de kennis over contractmanagement al in te schakelen. Waarom? Omdat daarmee nou juist aspecten ondervangen worden die in het contract terug moeten komen. Deze kennis vloeit voort uit de verantwoordelijkheden en activiteiten die behoren bij het managen van een contract.

Wie doet wat bij contractmanagement

In de CATS CM methode maken we een tweedeling tussen die activiteiten:

  • Work to be done (WTBD)
    Wat zijn nu de diensten die geleverd moeten worden?
  • All other contract matter (AOCM)
    Welke afspraken moeten er verder in relatie tot de dienstlevering gemaakt worden?

Deze tweedeling geeft vooral een duidelijke begrenzing aan.. Ook qua aard van beschrijving van de contract bepalingen zou dit op dezelfde wijze in het contract terug moeten komen.

De servicemanager – soms ook wel aangeduid als projectmanager – draagt zorg voor de taken die behoren bij het ‘Work to be done’. In enkele woorden opgesomd houdt dit in: opleveren, installeren, uitvoeren, onderhouden en overdragen.

De contractmanager houdt zich bezig met ‘all other contract matter’. Dit betekent dat hij de voorwaarden, tarieven en omgevingsfactoren managet. Hij moet zorgen dat er invulling gegeven kan worden aan vragen als, wat is de prijs? Wat is de looptijd van de levering? Hoe vinden de facturatie, de voortgangsrapportage en de controles plaats? Welke periodieke overleggen zijn er? Hoe anticiperen we op een issue of risico? Wat gebeurt er als we het niet met elkaar eens zijn of het contract af willen breken? Dit zijn nogal wat vragen. Feitelijk weerspiegelen ze het contractmanagementproces, dat bestaat uit de drie fundamentele stappen: initiate, plan-do-check- act-cycle en closure.

CATS CM proces

Een schip vaart altijd het veiligst met één kaptein, dus één van beide – de contractmanager of de servicemanager – moet eindverantwoordelijk zijn. Wij bij CM Partners adviseren dat de contractmanager dit moet zijn. Als ze op elkaars stoel gaan zitten, gaat het geheid fout.

Zoals je kunt lezen staan de rollen contracteigenaar, contractmanager en servicemanager in nauw verband met de fasen van het contractlevenscyclus. Het contractmanagementproces is op zijn beurt aangesloten op deze levenscyclus, waarbij de rollen contractbeheerder en procesbeheerder weer voor aansluiting zorgen. Hierover de volgende keer meer. Natuurlijk zijn er meer interne partijen betrokken die binnen dit complexe contractmanagementproces hun verantwoordelijkheden hebben. Hierbij kun je denken aan inkoop, juridische afdeling en financiële administratie.

Daarnaast is ook voor de leverancier de bovenstaande levenscyclus van toepassing, die qua tijdsverloop afhangt van het reageren op en van de opdrachtgever. Een contract, groot of klein, brengt dus veel aspecten met zich mee die ieder een specifiek stukje kennis nodig hebben. Optimaal samenspel tussen de contractmanagement rollen is daarom van groot belang, opdat je een contract succesvol kan uitvoeren en managen.

Hoe zijn deze rollen en processen binnen jouw organisatie belegd?

 

► Meer weten?

In het boek CATS CM editie 2014 wordt uitvoerig ingegaan op het CATS sourcingmodel, de contractlevenscyclus en het contractmanagementproces, met een duidelijke vertaling naar de dagelijkse praktijk van organisaties.
Een waardevolle leidraad voor contractmanagement!

Ik wil het boek bestellen