Ik kaartte het in mijn blog van afgelopen week al even aan, het belang van een contracteigenaar. Omdat het managen van een contract gebeurt door de contractmanager, wordt het belang van een contracteigenaar niet altijd juist ingeschat. Om het aantal ‘zwevende’ contracten binnen organisaties nog maar even achterwege te laten, want in de loop der tijd wordt het vaak onduidelijk wie de initiatiefnemer nu eigenlijk was en heeft overdracht niet altijd plaatsgevonden. Waarom is naast de contractmanager deze contracteigenaar dan zo belangrijk en wie zou deze rol moeten hebben?
De contractmanager geeft op dagelijkse basis uitvoering aan de verantwoordelijkheid van de contracteigenaar. De contractmanager rapporteert aan de contracteigenaar en zal met hem willen overleggen wanneer er issues zijn die z’n mandaat te boven gaan. Om in te kunnen gaan op de rol van contracteigenaar, kom ik eerst terug op de definitie van contractmanagement. Daarin zit namelijk de essentie van het belang van deze rol.
Contractmanagement is het op operationeel niveau managen van alle in het contract vastgelegde verantwoordelijkheden, verplichtingen, procedures, afspraken, voorwaarden en tarieven plus het managen van alle onduidelijkheden, hiaten en gewenste wijzigingen in het contract met als doel de met het contract beoogde doelstellingen te realiseren.
Tekenbevoegd betekent niet automatisch contracteigenaar
Beoogde doelstellingen, hier zit het ‘m in. Het moge duidelijk zijn dat de eindverantwoordelijkheid voor het contract hiermee bij de contracteigenaar ligt, die initiatiefnemer is van het contract en daarom aansprakelijk is gedurende de ‘contract life cycle’. Immers deze lijnmanager heeft baat bij het contract, weliswaar uit oogpunt van organisatiebelang. De contracteigenaar is namelijk degene die de behoefte gesteld heeft. In bijna alle gevallen heeft deze lijnmanager daar ook het budget voor en heeft hij soms ook de tekenbevoegdheid om namens de organisatie een contract met een externe partij aan te gaan. Soms, niet altijd dus. De redenering dat de persoon die het contract ondertekende ook wel de eigenaar zal zijn brengt verwarring. De tekenbevoegdheid voor externe overeenkomsten ligt bij veel organisaties namelijk bij enkele personen bovenin de hiërarchie. Het is dus absoluut niet gezegd dat degene die getekend heeft, ook de initiatiefnemer en dus contracteigenaar is.
Aangezien contracteigenaarschap niet gebonden is aan een persoon maar aan een lijnfunctie, kan het zo zijn dat de functionaris die het contract ondertekende een andere functie heeft gekregen of niet meer werkzaam is binnen de organisatie. Het eigenaarschap is dan automatisch overgegaan op de opvolger. Let wel, ik doel er hier niet op dat contracteigenaar een functie is. Het is een rol, die op basis van behoeftestelling aan een bepaalde functionaris wordt toegewezen. Ieder contract kent één contracteigenaar, maar een contracteigenaar kan meerdere contracten hebben.
Ook leverancier heeft baat bij contracteigenaar
Als meerdere afdelingen binnen één organisatie gebruik maken van hetzelfde contract, wie is dan de contracteigenaar? Te denken valt dan bijvoorbeeld aan gelijksoortige adviesdiensten die door verschillende afdelingen gebruikt worden. Het contract is ooit door één persoon ondertekend, maar die wil vaak niet de verantwoordelijkheid dragen voor andere afdelingen. De praktijk laat het ene uiterste in het andere zien: of iedere afdeling zeggenschap met als gevolg dat bij ieder besluit overleg plaats moet vinden, daar afdelingen ieder eigen belangen hebben. Of geen enkele afdeling wil het eigenaarschap.
Ook voor de leverancier brengt het ontbreken van een contracteigenaar veel onduidelijkheden met zich mee, en in sommige gevallen zelfs verschillende werkwijzen binnen één organisatie. Wie kan hierop worden aangesproken? Een initiatiefnemer van een contract wil vaak alleen maar ‘accountable’ zijn voor de door zijn afdeling of business unit beoogde doelstellingen. Hoe zorg je er binnen je organisatie toch voor dat dergelijke situaties ten behoeve efficiënt contractmanagement strakgetrokken worden? Wijs een functionaris aan.
Behoeften en besluitneming
Iemand aanwijzen klinkt eenvoudiger dan het is. Het is daarom belangrijk dat organisaties afspraken maken over hoe ze die rol gaan beleggen. Het grootste belang van de rol is dat het de persoon betreft die de voortgang moet weten en waar nodig besluiten kan nemen. Als je als contractmanager niet weet bij wie je moet zijn, dan wordt het lastig om te vragen naar besluitneming. Ook blijven de aanvullende behoeften vanuit de organisatie onvervuld. Een ongewenste situatie voor alle partijen, lijkt me.
