Karin van Erven
Door Karin van Erven

Je hebt er vast wel eens van gehoord, het fenomeen ‘stuurgroep’. Vooral in de wereld van projectmanagement  een bekende term. In een stuurgroep zitten de belangrijke stakeholders van een project; degenen in de organisatie die belang hebben bij een goed verloop én de bevoegdheid hebben daar beslissingen over te nemen. Is een contract nu vergelijkbaar met een project? Is aansturing van contractmanagement op deze wijze zinvol? Een Contract Board, ja of nee?

Het antwoord is: ja, een stuurgroep is over het algemeen ook bij contractmanagement raadzaam. Niet voor alle contracten natuurlijk. Bij complexe contracten waar veel van afhangt voor de organisatie, is er veel toegevoegde waarde te behalen met een stuurgroep. Of met een ‘Çontract Board’, om in contractmanagementtermen te blijven. De Contract Board is dan ook een onderdeel uit de contractmanagementmethode CATS CM . Wat doet een Contract Board nu precies en waarom is het bij sommige contracten belangrijk?

Functie van de Contract Board

Laten we beginnen met de taak van de Contract Board: sturing geven aan en toezicht houden op het contract (Contract Control). Tevens is deze stuurgroep het escalatieniveau voor de contractmanager en/of het operationele team. De Contract Board neemt per contract beslissingen op cruciale momenten in de contractlevenscyclus, gebaseerd op feiten en volgens vaste spelregels.

De leden van de Contract Board

De Contract Board opereert dus meestal op tactisch en strategisch niveau. Alle stakeholders die bij een contract betrokken zijn, behoren vertegenwoordigd te zijn in de Contract Board. Denk hierbij aan betrokkenen die gebruik maken van de dienstverlening. Of, bij leveranciers, de mensen die verantwoordelijk zijn voor (een deel van) de levering. Daarnaast maken natuurlijk de contracteigenaar, mogelijke vertegenwoordigers van inkoop, de juridische afdeling en de financiële afdeling deel uit van deze board.

Afhankelijk waar het contract over gaat, zijn er mogelijk nog andere afdelingen betrokken. De samenstelling zal per organisatie en per contract verschillen. Het is in ieder geval belangrijk dat de board in lijn met de autorisatieregels van de organisatie opgetuigd wordt. De voorzittersrol is dan ook weggelegd voor de contracteigenaar, gezien het feit dat die de hoogste beslissingsbevoegdheid heeft.

De rol van de contractmanager

De contractmanager is de secretaris van de Contract Board. Hij zorgt voor een tijdige planning van de vergaderingen, beschikbaarheid van de agenda, het verslag en de actielijst. Daarnaast is hij de belangrijkste informant voor de leden. Tenslotte is hij bezig het contract dagelijks te managen.

Protocol voor een goed functioneren

Wat zijn die cruciale beslismomenten dan en wat zijn de spelregels? Vaak wordt een stuurgroep (en dus ook een Contract Board) ingesteld zonder dat vooraf goed is nagedacht wat de taken en wie de leden van deze groep zijn. Om goed leiding te kunnen geven, is een protocol voor het functioneren van de Contract Board zeker geen overbodige luxe. De punten die in een dergelijk protocol terug moeten komen, zijn:

  • Beslismomenten
  • Samenstelling van Contract Board
  • Regels voor vervanging van leden
  • Specifieke rolbeschrijvingen voor elk teamlid
  • Regels voor besluitvorming, goedkeuring en escalatie

Contract Board, zin of onzin?

Is het echt nodig om dit allemaal te doen, om contracten goed te kunnen managen? Voor kleinere contracten met weinig impact op de organisatie is het inrichten van een Contract Board te veelomvattend en zonde van ieders tijd. Bij een goede samenwerking tussen contractmanager en contracteigenaar kunnen de benodigde beslissingen prima onderling genomen worden.

Voor essentiële contracten echter, die een grote impact hebben op het primaire proces van de organisatie, is een dergelijke stuurgroep noodzakelijk voor een succesvolle invulling van een contract en het bereiken van de contractdoelstellingen. Het biedt een platform waar sleutelfiguren samenkomen om zo snel en effectief goede beslissingen te kunnen nemen over een contract. Een volwassen opererende Contract Board vergroot de kans op het realiseren van de contractdoelstellingen aanzienlijk! En dat met minder risico’s, minder escalaties en minder problemen.

 

Oeps! We konden je formulier niet vinden.