In een van onze trainingen komt de relatie tussen de contractpartijen ter sprake. Van een cursist kregen we onlangs de opmerking: “Ja, maar een contract is toch gewoon gestold wantrouwen?”. Er werd luid gegniffeld, de andere deelnemers herkenden op een bepaalde manier wat er gezegd werd. Mijn eerste gedachte was dat de desbetreffende cursist wel veel negatieve ervaringen met leveranciers moest hebben gehad. Mijn tweede gedachte was echter dat, wanneer je je in een contract concentreert op de te nemen acties bij de minst geringste mate van wanprestatie, deze indruk er dan gemakkelijk insluipt.
Automatisch rijzen dan deze vragen: Wat is nu eigenlijk het nut van een contract, en hebben we eigenlijk wel contracten nodig?
Zijn contracten nodig?
Laten we met die laatste vraag beginnen. Er zijn legio in- en verkoopsituaties die geen (uitgebreid) contract nodig hebben. Een zak aardappelen bij de groenteboer kopen kan gerust zonder een contract te ondertekenen. Mijn groenteboer in het nabijgelegen winkelcentrum heeft bijvoorbeeld geen algemene leveringsvoorwaarden gedeponeerd, zover ik heb kunnen achterhalen bij de KvK. En dat is zeer waarschijnlijk ook niet nodig. Als je niet tevreden bent over wat je gekocht hebt, dan zeg je dat de volgende keer dat je in de winkel staat. Grote kans dat hij iets ter compensatie doet.
Het wordt al iets gecompliceerder als je bijvoorbeeld een tv of een wasmachine koopt. Waarschijnlijk moet je dan een aankoopbewijs ondertekenen, wat in feite een leveringsovereenkomst is. Op de achterkant staan meestal de algemene leveringsvoorwaarden die aangeven hoe het met garantie, herstel en retourneren zit. De complexiteit van het product vraagt hierom. Voor beide partijen is het prettig om te weten waar ze aan toe zijn.
In de hedendaagse zakelijk in- en verkoop situatie is vaak niet alleen het product complex maar brengen ook de organisaties zelf complexiteit met zich mee. Ze worden gevormd door veel verschillende personen, die ook nog wel eens van functie wisselen. Alleen al om de continuïteit van de overeenkomst te kunnen garanderen, moet je dus wel iets op papier zetten. Immers geldt ook in dit geval dat het zowel voor opdrachtgever als leverancier prettig is om te weten waar ze aan toe zijn. Een staaltje verwachtingsmanagement dus. Conclusie: in onze moderne zakelijke relaties kun je niet zonder het vastleggen van overeenkomsten in contracten.
Het nut van een contract
Dan volgt de tweede vraag; wat is het nut van een contract? Aangezien we net schetsten waarom het handig is om je overeenkomst vast te leggen, is deze al enigszins beantwoord. Maar, wat zou je in een contract moeten vastleggen om dit nut te maximaliseren?
Als je zegt dat een contract gestold wantrouwen is, dan is dat een weerspiegeling van de houding waarmee in ieder geval één en wellicht wel beide contractpartijen naar elkaar kijken. Daar zit mogelijk een reeks van negatieve ervaringen achter, maar het is mijn stellige overtuiging dat alle opdrachtgevers en leveranciers in basis de intentie hebben om een succes te maken van de overeenkomst. En niet alleen voor zichzelf, maar ook voor de andere partij. Tenslotte ga je een overeenkomst aan vanwege een behoefte van de ene partij, die de andere partij kan en wil invullen.
Wat leg je vast?
Natuurlijk de prestatie die de leverancier moet leveren, inclusief tijd, plaats en hoeveelheid en serviceniveau aspecten. Het zou handig zijn om dat te laten vergezellen door dat wat de opdrachtgever wil bereiken; binnen CATS CM noemen we dat de contractdoelstellingen. Hiermee heeft de leverancier een beeld waar hij aan bijdraagt bij de opdrachtgever en dat helpt hem om zijn prestatie daar beter op af te stemmen.
Verder leg je de manier waarop de tegenprestatie wordt afgehandeld vast, de financiële paragraaf. En zeker ook de manier waarop je gaat samenwerken, om zo de prestatie en de tegenprestatie mogelijk te maken. Je beschrijft dus vooral wat je samen wél wilt bereiken, wat de verwachtingen van elkaar zijn. Daar hoort logischerwijs bij dat je beschrijft wat je doet als iets niet wordt gehaald.
Contract: van wantrouwen naar vertrouwen
Net als in een persoonlijke relatie kan wantrouwen vervangen worden door open communicatie en vroegtijdige signalering van afwijkingen. Het gaat erom wat je basishouding is en hoe je met elkaar omgaat. Proactief contractmanagement is eigenlijk gewoon zorgen dat de contractdoelstellingen wél gehaald worden, iets waar beide partijen naar streven. En het contract ondersteunt daarbij. Zo kan een goed opgesteld contract juist een basis voor vertrouwen gaan vormen!
