Redactie
Door Redactie

Een contract tussen opdrachtgever en leverancier is vooral nodig om alle afspraken voor alle partijen helder en scherp te hebben. Het beschrijft hoe een samenwerking wordt vormgegeven als het gaat om invulling van behoeften en levering van diensten of producten. Maar hoe lang sluiten vraag (behoeften) en aanbod op elkaar aan? Tussen het moment dat de leverancier op basis van de afspraken gaat leveren en de afloop van een contract kan er veel veranderen. Dit maakt het vrij waarschijnlijk dat het beeld dat werd geschetst in het initiële contract na verloop van tijd niet meer helemaal correspondeert met wat de leverancier levert. De behoeften van de organisatie kunnen veranderen, maar ook nieuwe diensten of verbeterde producten van de leverancier kunnen om een nieuwe kijk op het contract vragen. Hoe hou je als klant en leverancier deze facetten in balans?

Contract Assessment: meetpunten voor de ideale situatie

In de ideale situatie zijn de gecontracteerde, gewenste en geleverde producten en diensten exact gelijk. Zoals hierboven gezegd, is er grote kans dat dat na enige tijd is veranderd. Zowel opdrachtgever als opdrachtnemer vertegenwoordigen dynamische organisaties. Voortdurend worden er strategische en tactische beslissingen genomen die invloed hebben op de wensen en behoeften. Een contract dat niet periodiek geëvalueerd wordt,  zal op den duur achterblijven op de realiteit en daardoor een minder waardevol resultaat voortbrengen.

Een mooi instrument om hier grip op te houden is het ‘Contract Assessment’ ofwel een beoordeling van de producten en diensten die onder het contract geleverd worden. Het Contract Assessment is een van de tools van de methode CATS CM© voor contractmanagement.

Het contract assessment onderscheidt drie invalshoeken:

  • de gecontracteerde diensten
  • de benodigde diensten
  • de geleverde diensten

Wanneer die drie invalshoeken precies dezelfde lijst van producten/diensten bevatten vallen de cirkels volledig over elkaar heen en praten we van de ‘ideale situatie’. Op het moment dat de drie invalshoeken niet meer  dezelfde lijst van producten/diensten bevatten, schuiven de cirkels van elkaar af. In het hart van de cirkels ontstaat de ‘Zone of Compliance’. Deze bevat de producten of diensten waarbij de behoeften en de levering wel goed aansluiten. Daaromheen zijn er zes segmenten (zones) te onderscheiden die contractafspraken bevatten die niet (meer) overeenkomen met de huidige situatie.  Iedere zone vereist een eigen aanpak.

 

De zes afwijkende zones binnen contracten

Zone 1: Irrelevante diensten

Deze diensten zijn (inmiddels) overbodig. Ondanks dat ze niet (meer) geleverd of afgenomen worden, worden ze soms nog wel gefactureerd en betaald. Simpelweg omdat het contract de partijen deze verplichtingen oplegt. Zaak om deze diensten zo snel mogelijk uit het contract halen! Een periodieke contract assessment kan al snel dit soort quick wins  opleveren!

Zone 2: In gebreke

Wanneer de klant diensten nodig heeft en ook contractueel verwacht, maar ze worden niet geleverd, is de leverancier in gebreke. Veel contracten kennen een ‘Ingebrekestelling’ artikel, maar vaak wordt dat veel te laat ingezet. De gevolgen hiervan kunnen groot zijn: van onder andere toenemende frustraties, verslechtering van de relatie tot het opleggen van boetes. Adequaat en tijdig reageren kan veel onheil voorkomen.

Zone 3: Achterhaalde diensten

Zaken die conform het contract worden geleverd, gefactureerd en betaald, maar in de huidige situatie niet meer nodig zijn: snel contractueel afscheid van nemen!

Zone 4: Frictie/kansen

Nieuwe vragen van de klant die nog niet gecontracteerd zijn en geleverd worden. Hier liggen de kansen voor de leverancier! Voor meer omzet, maar vooral ook om adequaat op de behoefte van de klant in te spelen, met ze mee te denken en een langdurige relatie te bevorderen.

Zone 5: Extra’s

Soms worden op de een of andere manier extra’s geleverd zonder dat deze gefactureerd (kunnen) worden. Het is goed om deze zaken aan beide kanten in beeld te hebben, om te bepalen wat hier op een bepaald moment mee moet gebeuren.

Zone 6: Overbodige zaken

In deze zone zitten zaken waarvoor geen contractuele dekking (meer) is en dus niet gefactureerd kunnen worden. Ze zitten niet meer in het contract, omdat de opdrachtgever ze niet meer nodig heeft, maar worden om de een of andere reden nog wel geleverd. Zonde van de investering van de leverancier!

Tijdige vervolgacties door contract assessment

Wanneer middels een Contract Assessment de producten of diensten in deze segmenten zijn ingedeeld, kan de vervolgactie worden bepaald. Voor het uitvoeren van een Contract Assessment is de medewerking van beide contractpartijen nodig. Alleen dan is alle informatie beschikbaar om een volledig beeld te maken. Niet alleen het contract wordt op deze manier beter, het versterkt ook nog eens de relatie tussen opdrachtgever en leverancier.

Terug naar de realiteit voor meer grip op een contract

Bij nagenoeg elk contract treden deze afwijkingen op, meestal ook binnen alle genoemde zones. Contractmanagers die dit goed in beeld hebben én de risico’s die deze afwijkingen met zich meebrengen, hebben meer grip op hun contract en zijn beter in staat tijdig en adequaat in te grijpen, zodat hun contract weer aansluit bij de werkelijkheid van dat moment.

Bel mij terug