Afspraken met derde partijen worden over het algemeen altijd vastgelegd binnen organisaties. De impact van contracten kan variëren van klein tot groot. Hoewel de impact kan verschillen, is het natuurlijk voor elk contract belangrijk dat de contractinformatie op elk moment op een bekende en logische manier opgehaald kan worden. Contractbeheer speelt hier een grote rol in en is dan ook één van de activiteiten die valt onder contractmanagement.
Wat houdt contractbeheer nou precies in?
Zoals net al genoemd is contractbeheer een activiteit die valt onder contractmanagement. Een contract heeft als doel om duidelijkheid te scheppen tussen twee partijen over bepaalde verantwoordelijkheden en plichten. Alleen met inzicht in de situatie voor beide partijen kan er effectief en efficiënt samengewerkt worden. Contractbeheer helpt bij het verlenen van dit inzicht. Volgens de contractmanagementmethode CATS CM® is contractbeheer te definiëren als: het opzetten, invullen, actueel en toegankelijk houden van alle vastgelegde informatie over een contract of samenhangende contracten.
Beschikbare en tijdige informatie
Een goede contractbeheerder kan van grote waarde zijn voor een organisatie. De voornaamste reden hiervoor is dat een contractbeheerder kostbare tijd en geld van collega’s kan besparen. Ten eerste neemt een contractbeheerder de verantwoordelijkheid op zich voor het vastleggen van alle voor het contract relevante documentatie. Binnen een organisatie is het belangrijk dat dit soort documentatie gecentraliseerd is, zodat alle contractdossiers aan dezelfde inhoudseisen voldoen.
Ten tweede zorgt goed beheer van contracten ervoor dat de contractbeheerder makkelijk antwoord kan geven op contractuele vragen. Dit zorgt ervoor dat eventuele problemen tussen partijen worden voorkomen of binnen no-time zijn opgelost.
Een andere belangrijke taak van de contractbeheerder is om het contract continue/structureel bij te houden in verband met potentiële veranderingen. Hiermee voorkom je een situatie waarin niemand op de hoogte is van wijzigingen in of het vervallen van het contract. Dit kan namelijk onaangename situaties veroorzaken.
Samenvattend mag gezegd worden dat contractbeheer een meer administratieve inslag heeft dan contractmanagement. Een contractbeheerder vervult deze administratieve taken meestal voor meerdere contracten. De functionaris ondersteunt de contractmanager en de contracteigenaar bij het administreren van alle contractgegevens en bij het beschikbaar stellen van informatie over het contract.
Wat het voor jouw organisatie kan betekenen
Contractbeheer kan dus veel opleveren, maar een goede implementatie vraagt tijd en aandacht. Er is binnen de organisatie motivatie en een duidelijke taakverdeling nodig om contractbeheer succesvol vorm te geven. De contractmanagementmethode CATS CM© biedt ook handvatten voor contractbeheer. Deze methode biedt heldere, eenduidige inzichten en richtlijnen, met als resultaat dat iedereen binnen een organisatie van deze uniforme werkwijze kan profiteren.
Meer weten over contractbeheer?
We hebben hier beknopt het begrip contractbeheer besproken, maar er komt nog meer bij kijken. Denk bijvoorbeeld aan hoe contractbeheer leveranciersmanagement ondersteunt, hoe de relaties van betrokkenen zich verhouden binnen de organisatie, en ten slotte, hoe een goed contractbeheersysteem kan bijdragen aan een efficiënte samenwerking tussen alle betrokkenen.
Meer weten? Lees dit artikel!
