Binnen organisaties worden veelvuldig contracten gesloten, met een impact van klein tot groot. Deze contracten moeten zorgvuldig beheerd en geadministreerd worden,  zodat de juiste contractinformatie op het juiste tijdstip en op een bekende en logische plaats beschikbaar is. Alhoewel contractbeheer tegenwoordig steeds meer digitaal gebeurt, kan dit nog steeds een (gedeeltelijk) fysieke administratie zijn.  Wat is contractbeheer? Contractbeheer is één van de activiteiten die valt onder contractmanagement. De twee werkgebieden zijn onafscheidelijk; in dit artikel lees je waarom.

Definitie contractbeheer

Contractmanagement en contractbeheer worden nog wel eens door elkaar gebruikt, terwijl er een wezenlijk verschil is. Om ervoor te zorgen dat er geen misverstanden ontstaan en duidelijk is wie wat doet, zijn goede afspraken een must. Alleen zo kun je effectief en efficiënt samenwerken. Daarvoor moet het natuurlijk duidelijk zijn van contractbeheer precies is.

Definitie contractbeheer volgens de contractmanagement methode CATS CM©: het opzetten, invullen, actueel en toegankelijk houden van alle vastgelegde informatie over een contract of samenhangende contracten.

Contracten beheren heeft dus een administratieve inslag. Een contractbeheerder doet dit meestal voor meerdere contracten. Deze functionaris ondersteunt de contractmanager en de contracteigenaar bij het administreren van alle contractgegevens en stelt (management) informatie over contracten beschikbaar.

Samengevat is de contractbeheerder:

  • de persoon die het contractdossier bijhoudt;
  • verantwoordelijk voor het vastleggen / registreren van alle voor het contract relevante documentatie;
  • degene die gevraagd en ongevraagd deze informatie beschikbaar stelt aan alle personen die vanuit hun rol voor het contract toegang moeten hebben tot die informatie.

Contractbeheer

Contract beheer als onderdeel van contractmanagement

In de inleiding tot contractmanagement lees je uitvoerig over de beginselen van het vakgebied. Samengevat houdt contractmanagement in: alle vastgelegde verantwoordelijkheden en verplichtingen in een contract managen. Dat gebeurt altijd in opdracht van de contracteigenaar, tijdens de uitvoeringsfase van het contract.

Contracten managen betekent niet alleen de vinger aan de pols houden rondom de naleving van wie wat wel of niet doet. Het takenpakket van de contractmanager is breder. Deze persoon zorgt ervoor dat men procedures, afspraken, voorwaarden en tarieven naleeft, én dat onduidelijkheden, hiaten en gewenste wijzigingen in het contract gemanaged worden.  In het kort is de contractmanager dus:

  • verantwoordelijk voor het op dagelijkse basis managen van de contractuitvoering met als doel het realiseren van de contractdoelstellingen;
  • aangesteld door de contracteigenaar; en
  • toebedeeld met overeengekomen verantwoordelijkheden en bevoegdheden.

Een contractbeheerder ondersteunt de contractmanager bij het administreren van alle contractgegevens en het up-to-date houden van het contractdossier, om vervolgens (management) informatie over de contracten beschikbaar te stellen. Contractmanagement en contractbeheer zijn daarom onafscheidelijk. Omdat contract beheer vraagt om andere vaardigheden, wordt contract beheer vaak als aparte rol of functie belegd.

Contractbeheer ondersteunt ook leveranciersmanagement

Een ander aanpalend vakgebied dat gebaat is bij contractbeheer is leveranciersmanagement. Leveranciers kiezen en de relatie met deze (kern)leveranciers managen vraagt om een tal van activiteiten.  De juiste leveranciers in combinatie met goed relatiemanagement zorgen voor een optimale bijdrage aan de strategische doelstellingen van de organisatie. Om dat te realiseren put ook de leveranciersmanager graag uit de (management)informatie die een contractbeheerder opstelt over de contracten.

Wie doet wat

In de praktijk moet helder zijn hoe de relatie tussen leveranciersmanager, contracteigenaar, contractmanager en contractbeheerder formeel is geregeld. Welke werkzaamheden worden gedelegeerd aan de contractbeheerder en omgekeerd? Kan de contractbeheerder eisen stellen aan de andere betrokkenen? Afspraken maken over taken en verantwoordelijkheden is cruciaal voor een succesvol verloop van zowel contractmanagement als leveranciersmanagement.

Het contractdossier als instrument

Het contractdossier is het gehele fysieke en/of digitale archief met alle documentatie en correspondentie over een contract. Zoals gezegd is de contractbeheerder verantwoordelijk voor het bijhouden van het contractdossier. De meeste contractbeheerders beheren grote(re) aantallen contractdossiers (voor meestal meerdere contractmanagers). Een contractmanager daarentegen managet over het algemeen minder contractdossiers.

Ontstaan van documenten in verschillende fasen

Het contractdossier dat gebruikt wordt tijdens het contractmanagementproces bestaat uit veel verschillende documenten, waarvan een aantal al vroeg in de contractlevenscyclus ontstaan.

Volgens de contractmanagementmethode CATS CM® bestaat de contractlevenscyclus uit de volgende fasen:

  • Behoeftespecificatie
  • Make or buy beslissing: gaan we de behoefte inkopen of niet?
  • Aanbesteden/offerte uitvragen & contractering
  • Contract uitvoering
  • Afsluiting en evaluatie

Waar het contractdossier belangrijk is

De contractlevenscyclus

In al deze fasen worden documenten gemaakt die relevant zijn voor een volledig contractdossier. In totaal hebben we als ontwikkelaar van de contractmanagement methode CATS CM® ruim 40 verschillende typen documenten geïdentificeerd. Meer dan de helft daarvan ontstaat al tijdens de fase contractuitvoering.

Download lijst met documenttypes

Waar sturen we de lijst heen?

Wil je ons jouw aanvullingen mailen naar info@cmpartners.nl? Zo kunnen we ons overzicht steeds completer maken en samen zoveel mogelijk mensen hiermee helpen.
  • We zijn benieuwd naar je bevindingen. Naar aanleiding van je interesse nemen we eerdaags nog even contact met je op.

Volledigheid van het contractdossier

Bij de start van het managen van een nieuw contract zal de contractmanager een analyse uitvoeren van het contract en het bijbehorende dossier. Bij deze analyse voert de contractmanager ook een check uit op de volledigheid van de inhoud van het dossier. Het belang van goed contract beheer wordt hier meteen duidelijk. Als de contractbeheerder vanaf de eerste fase in de contractlevenscyclus een volledig dossier heeft aangelegd, maakt dat het werk van de contractmanager een stuk eenvoudiger. Voor een compleet overzicht dient de contractbeheerder ook te denken aan documenten als  de oorspronkelijke vraag, aanbesteding/offerte-uitvraag, enzovoorts.

Checklist voor gewenste documenten

Bij het inrichten van contractbeheer is het belangrijk om intern duidelijke afspraken te maken over de benodigde documentatie. Zo bepaal je onder andere welke documenten, verslagen, rapportages, issuelijsten per contract minimaal in het contractdossier moeten worden opgenomen. Het is handig om daarvoor een checklist op te stellen. Ontbrekende stukken worden op deze wijze direct zichtbaar.  Een dergelijke checklist voor documenten bespaart alle betrokkenen veel tijd, voorkomt onduidelijkheid en kan aanleiding zijn voor een gerichte actie om een niet aanwezig stuk alsnog te maken, op te vragen bij de contractpartij of de definitieve status ‘niet beschikbaar’ te geven.

Een ontbrekend dossierstuk waarvan de status onduidelijk is kan een risicobron zijn. Wanneer het niet bekend is wat er rondom een bepaald punt is afgesproken, kan dat de contractdoelstellingen of de samenwerking in het geding brengen.

Contractbeheersysteem

Contractdossiers worden tegenwoordig steeds meer digitaal opgeslagen in contractbeheer/ contractmanagement systemen. CM Partners heeft hier in 2017 opnieuw onderzoek naar gedaan en opnieuw blijkt dat er nog veel te wensen is met betrekking tot de functionaliteiten van een goed contractmanagement systeem.

Het gebruik van systemen is ten opzichte van het vorige onderzoek sterk toegenomen. Waar voorheen 70% van respondenten aangaf  een contractmanagementsysteem te gebruiken is dit in het laatste onderzoek gestegen tot 89%. Daarnaast geeft 49% van de respondenten aan dat systemen in beperkte mate worden gebruikt, terwijl dit voorheen 30% was. Het aandeel respondenten dat systemen voor een belangrijk deel of voor alle aspecten gebruikt is nagenoeg gelijk gebleven (respectievelijk 29% en 11%).

Nog steeds vallen de gedeelde schijf, Excel, Sharepoint, de eigen computer en zelf ontwikkelde applicaties tot de meest gebruikte contractbeheersystemen.

Contractbeheer systeem

De respondenten geven een groot scala aan ontbrekende functionaliteiten aan. De belangrijkste missende functionaliteiten zijn de gebruiksvriendelijkheid, ontbrekende koppelingen, ontbrekende rapportages en meldingen, het automatisch vastleggen van documentatie en dashboarding.

Een goed contractbeheersysteem kan veel bijdragen aan een efficiënte samenwerking tussen alle betrokken rollen binnen het contractmanagement. Hedendaagse technologische ontwikkelingen, zoals blockchain en kunstmatige intelligentie (artificial intelligence), bieden hierin veel toekomstperspectief als het gaat om het ideale contractbeheer- en contractmanagementsysteem. Echter, het staat vandaag de dag allemaal nog in de kinderschoenen. Wordt vervolgd?

Contractbeheer