Contractmanagement is ‘in’. De meeste organisaties zijn er inmiddels wel van overtuigd dat proactief contractmanagement onmisbaar is om afgesproken contractdoelstellingen tussen twee partijen daadwerkelijk te realiseren. Maar net zo goed om de waarde van het contract te maximaliseren en zo min mogelijk geld te laten weglekken. Want de afdeling inkoop (of verkoop) kan wel een heel mooi contract voor de organisatie hebben afgesloten, maar het realiseren van die voordelen gebeurt pas als het contract loopt!
Alles wel, maar je moet het dan wel goed voor elkaar hebben. Nog vaak genoeg hoor ik mensen die te maken hebben met contractmanagement zeggen dat het niet echt duidelijk is wie nu wat doet en wie nu waarvoor verantwoordelijk is binnen de organisatie. Kortom: er vallen zaken tussen wal en schip omdat niémand zich verantwoordelijk voelt. En zo zijn er wel meer zaken die je goed moet regelen als je contractmanagement op een efficiënte en effectieve wijze wilt uitvoeren.
De tien belangrijkste aandachtspunten voor het inrichten van contractmanagement
1. Maak er een project van met een gedefinieerd resultaat.
Wil je contractmanagement gaan inrichten? Pak het dan aan als een project, met een gedefinieerd beoogd resultaat. En benoem de reden waarom de organisatie contractmanagement wil inrichten. Zonder een goede reden, geen commitment! Contractmanagement inrichten is een veranderproject. Dus essentieel: neem alle betrokkenen mee in het proces, zodat zij het resultaat ook kunnen en willen omarmen.
2. Selecteer de aanpak die de basis vormt voor de inrichting van het contractmanagementproces.
Het kiezen van een in de markt geaccepteerde en beproefde standaard methode maakt het voor betrokkenen gemakkelijker om de resultaten van het project te accepteren. Neem het besluit voor een aanpak op basis van selectiecriteria: wat vinden wij belangrijk?
3. Benoem een proceseigenaar.
De proceseigenaar is de persoon die na afloop van het project er voor verantwoordelijk blijft dat het contractmanagementproces blijvend aansluit bij de behoefte van de organisatie. Zonder proceseigenaar neemt de toegevoegde waarde van het contractmanagementproces na verloop van tijd simpelweg af.
4. Ontwikkel een contractmanagementbeleid.
Het contractmanagementbeleid geeft de kaders waarbinnen contractmanagement wordt uitgevoerd binnen een organisatie. Dit beleid kan ook als onderdeel van het inkoop- danwel verkoopbeleid worden opgenomen.
Het beleid beschrijft idealiter de volgende onderwerpen:
- De definitie van contractmanagement, maar ook de relatie met contractbeheer, inkoop en leveranciersmanagement. Ook: waarom doen we contractmanagement (nut en noodzaak).
- De gekozen standaard voor contractmanagement.
- Het contractmanagementproces.
- De rollen die komen kijken bij contracten met een uitwerking in taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden (wie is waarvoor verantwoordelijk?).
- De relatie tussen de rollen en de functionarissen in de organisatie. De functie van een persoon hoeft namelijk niet hetzelfde te zijn als de naam van de rol.
- Een lijst van ondersteunende materialen zoals checklists en templates.
- Het (gegevens-)systeem dat de contractmanagers kunnen gebruiken voor het vastleggen van informatie en het maken van rapportages.
- De criteria waarmee contracten in groepen/classificaties zijn in te delen, die gelijke intensiteit van contractmanagement behoeven.
- De karakteristieke contractmanagementaanpak voor ieder van die groepen.
5. Inventariseer alle contracten.
Maak een overzicht van alle contracten en bepaal voor ieder contract de functionarissen die de rollen (gaan) invullen zoals die in het beleid zijn geïdentificeerd.
6. Selecteer en benoem de contractmanagers.
Voor zover nog niet gedaan: benoem de personen in hun rol(/functie) van contractmanager en communiceer dit.
7. Train de contractmanagers.
Zorg dat de contractmanagers getraind worden in het uitvoeren van contractmanagement zoals vastgesteld in het contractmanagementbeleid.
8. Informeer en train alle andere rollen in wat van die rol wordt verwacht.
Het succes van het volledig uitvoeren van contractmanagement wordt mede bepaald door de invulling die aan de andere rollen wordt gegeven. Dat betreft de contracteigenaar en de servicemanager. Benoem de personen die deze rollen gaan vervullen en informeer/train ze, zodat ze begrijpen wat er van hen wordt verwacht in hun rol.
9. Maak een contractmanagementplan en stem het af met de contracteigenaar.
Na alle voorgaande punten kan worden gestart met het contractmanagement . Voor ieder contract is het waardevol dat de contractmanager een contractmanagementplan (CM-Plan) opstelt en laat accorderen door de contracteigenaar. In deze stap zou ook de groep/classificatie van het contract in overleg met de contracteigenaar bepaald moeten worden, en daarmee de intensiteit van contractmanagement.
10. Voer de contractmanagementplannen uit.
De contractmanager zorgt voor het uitvoeren van de contractmanagement plannen. Omdat de overige betrokken rollen ook weten wat er van hen verwacht wordt, zal het proces soepel verlopen. En de proceseigenaar monitort het verloop van het proces en stuurt bij waar nodig.
Ideaalbeeld?
Misschien, maar als iedereen de ‘Ik-doe-maar-wat’ methode hanteert, zal het contractmanagement zeker niet het gewenste resultaat opleveren. Het is onze ervaring dat organisaties die het op deze manier inrichten meer grip op hun contracten weten te realiseren, met alle voordelen van dien!
