Twee maanden geleden had ik een gesprek met een operationeel manager, die werkzaam is bij een organisatie in een branche die het op dit moment moeilijk heeft. Ik laat hier even in het midden welke bedrijfstak dit betrof. Aangezien vele bedrijfstakken het momenteel moeilijk hebben, gaat dit blog voor een breed scala organisaties op. Het draait hier namelijk om het belang van (on)volledigheid bij het starten van contractmanagement. Is dat daadwerkelijk een drempel om contractmanagement bovenaan het prioriteitenlijstje te zetten?
Even terug naar de case. Ik vertelde de operationeel manager dat ik graag meer van de situatie en de uitdagingen in zijn bedrijfstak wilde weten om een goed passende propositie op gebied van contractmanagement te kunnen maken. De manager was geïnteresseerd en zonder al te veel moeite kon ik een afspraak maken. Ter voorbereiding bestudeerde ik onder andere het meest recente jaarverslag. In het eerste hoofdstuk stond al dat de organisatie moest besparen op organisatiekosten. Toen ik de resultatenrekening bekeek, begreep ik waarom. Op een bedrijfsomzet van 30 miljoen waren de kosten 31,5 miljoen! Dit was niet het eerste jaar met een negatief resultaat. De bedrijfslasten, zeg maar ruwweg dat wat wordt ingekocht, bedroegen 11 miljoen. Onderzoek geeft aan dat met goed ingericht contractmanagement kostenbesparingen tussen 5% en 10% mogelijk zijn. Zo op het eerst gezicht zou contractmanagement een niet geringe bijdrage kunnen leveren aan de besparingsdoelstellingen; dit stond zelfs nog los van de verhoging van grip op kwaliteit van de leveringen.
Op naar het gesprek! We spraken uitgebreid over de situatie van zijn organisatie. En natuurlijk over contractmanagement: wat moet er precies onder verstaan worden en wat zou het op kunnen leveren. De operationeel manager kwam al snel tot de conclusie dat contractmanagement wel iets voor zijn organisatie zou kunnen betekenen. We maakten een vervolgafspraak voor enkele weken later, zodat hij mij de contracten kon laten zien. Aan de hand daarvan zouden we bespreken wat contractmanagement concreet kon betekenen.
Een week voor het gesprek kreeg ik een telefoontje. Mijn gesprekspartner was er nog niet in geslaagd om alle contracten boven water te krijgen. We maakten een nieuwe afspraak. Het was mij nu wel duidelijk dat ook het contractbeheer binnen deze organisatie niet op orde was. Enkele dagen voor de nieuwe afspraak, u raadt het al, kreeg ik een mailbericht dat hij er nog steeds niet in geslaagd was. Daarnaast was het inventariseren van de contracten inmiddels laag op zijn prioriteitenlijst komen te staan. De manager zou weer contact met mij opnemen als hij eenmaal zo ver was.
Jammer. De hang naar volledigheid doet hem in dit geval de das om. Diverse onderzoeken laten immers zien dat bij bijna iedere organisatie 10 tot 15% van de contracten onvindbaar is. Zeker als je nog moet beginnen met contractbeheer en contractmanagement, is de volledigheid nog ver te zoeken. Zonde als een organisatie zich hierdoor laat weerhouden om met contractbeheer en contractmanagement aan de slag te gaan. Alleen dan zijn de voordelen ook daadwerkelijk te realiseren! Ook worden de organisatiedoelstellingen met deze werkwijze gewaarborgd.
Ik hoop dat de manager de verwachting van volledigheid uiteindelijk uit zijn hoofd kan zetten en daarmee over de drempel stapt. Het is nooit te vroeg om met contractbeheer en contractmanagement aan de slag te gaan. Ik zal in ieder geval over een aantal maanden nog eens contact opnemen, om te zien of ik hem een duwtje kan geven in de goede richting.
