Slechte prestaties van een leverancier kunnen grote gevolgen hebben voor jouw organisatie. Langere levertijden, hogere ontwikkelkosten en ontevreden klanten zijn slechts enkele voorbeelden van de consequenties. Een leverancier die niet handelt volgens het organisatiebeleid kan zelfs imagoschade toebrengen, zoals in het geval van belangenverstrengeling of fraude. Om negatieve publiciteit en financiële risico’s te voorkomen, is een goede implementatie van strategisch leveranciersmanagement van groot belang.
Op dinsdag 2 april vond het Graydon event ‘Strategisch Leveranciersmanagement’ plaats. Er waren diverse sprekers die de deelnemers, ieder vanuit een eigen invalshoek, meenamen in hun visie op het gebied van leveranciersmanagement. Leo Stoelinga, trainer bij CM Partners, was hier om meer te vertellen over het CATS Leveranciersmanagement Model.
Het event werd geopend door dagvoorzitter Thomas van Zijl, presentator bij BNR nieuwsradio. Hij had zich goed voorbereid. Over alle sprekers wist hij actualiteiten te noemen, zoals wat sprekers schreven in eerdere publicaties. Dit wist hij vervolgens goed in te zetten in zijn vragen na afloop van de presentaties.
Roy de Brouwer (Vendorlink) trapte de reeks met presentaties af. Hij ging in op het belang van het beoordelen van je leverancier(s) en welke informatie je hiervoor nodig hebt. In de praktijk ziet hij dat veel informatie onbekend is, of in ieder geval niet bekend bij alle betrokkenen bij het contract. Het is een grote pré om deze informatie te bundelen en te verzamelen op een algemene plek, zodat het voor iedereen toegankelijk is. Zijn organisatie bouwde hiervoor een systeem.
In de presentatie van Maarten Erasmus (Emeritor) stond de spendanalyse centraal. Afgelopen jaar is hij begonnen met een prototype, wat wel een andere manier van werken vraagt. Het prototype is erop gericht informatie te verzamelen. Bijvoorbeeld om inzichtelijk te krijgen wat je waar inkoopt en daarmee de mogelijkheid om te onderzoeken of je inkoop kunt bundelen. Met als doel het realiseren van een besparing. Op de vraag wanneer zijn prototype af is antwoordde Maarten: “Ik hoop nooit! We willen de ontwikkelingen continue in de gaten houden en hierop inspelen; we passen het prototype dan ook steeds aan de wensen van de klant aan.”
Na een geanimeerde netwerkmoment waar veel ervaringen werden uitgewisseld over strategisch leveranciersmanagement, vertelde Lars Bakker over zijn eigen praktijkervaringen bij het Meander Medisch Centrum. Lars ging met name in op de risico’s die gepaard gaan met het aangaan van contracten met leveranciers. Hij ziet imago als het voornaamste risico; wil je wel met bepaalde leveranciers in zee gaan? En dus kwam hij met tips over hoe hij aan zijn informatie over leveranciers komt. Daarnaast stelde hij dat het erg belangrijk is dat alle betrokkenen mee tekenen voor akkoord. Zijn motto is: “Gebruik vooral je boerenverstand!” Methodes zijn voor Lars een hulpmiddel, maar zijn onderbuikgevoel heeft hem al vaker doen afwijken van een methode, en met positief resultaat.
Paul Uijtewaal van Graydon verraste de deelnemers met een inkijkje in hun eigen organisaties, uiteraard was dit volledig geanonimiseerd. Hij belichtte de monitoring tool van Graydon. Deze geeft een signaal als er iets verandert bij je leverancier; je kunt de criteria hiervoor zelf selecteren. Het is belangrijk om een leveranciersrapport met data te hebben, voordat je in gesprek gaat met je leverancier. Deze zal je bijvoorbeeld niet zelf vertellen dat het financieel minder gaat, dat hoor je meestal pas van de curator, of vlak daarvoor. Dus niet alleen voorafgaand aan het tekenen van een contract, ook tijdens de contractperiode is het belangrijk om je leverancier te blijven volgen.
Leo Stoelinga (CM Partners) gaf aan dat het niet zo makkelijk is om de strategische waarde van een product of dienst te definiëren. Er zijn verschillende aspecten die hieraan kunnen bijdragen, namelijk tevredenheid, winst en duurzaam ondernemen. Strategisch leveranciersmanagement gaat erom, dat je je leveranciers helpt om beter te presteren voor jouw organisatie. Het realiseren van je bedrijfsdoelstellingen wordt voor een groot deel bepaald door de leverancier(s).
Ook een leverancier maakt bij het aangaan van een contract meerdere afwegingen, verder kijkend dan alleen naar het contract wat er ligt. Hij kijkt als het ware met vier brillen naar de klant:
- Wat is het potentieel van de klant, hoeveel omzet kan ik hier genereren?
- Houd de klant zich aan de afspraken?
- Wat kan ik nog meer betekenen op het gebied van innovatie? Anders gezegd: kan deze klant mij verder helpen innoveren, krijg ik hier de ruimte?
- Ben jij een mooie klant om mee te pronken, en daarmee meer omzet te maken?
Bij contractmanagement gaat het om het contract: krijg je wat je afspreekt, wat zijn de risico, enzovoorts. Het gaat over contract gerelateerde zaken. Bij leveranciersmanagement gaat het om de relatie, om het vertrouwen. “Leveranciersmanagement is eigenlijk net als verkering: je kiest voor elkaar en je kunt niet zeggen de ene week wel, de andere niet.” , aldus Leo Stoelinga.
Om invulling te geven aan de activiteiten die onder leveranciersmanagement vallen, ontwikkelde CM Partners het CATS Leveranciersmanagementmodel. Dit model voorziet in praktische handvatten voor leveranciersmanagement.
Na afloop van alle presentaties vond er een paneldiscussie plaats. Dagvoorzitter Thomas van Zijl gaf een paar stellingen waarop de sprekers konden reageren. Eigenlijk was iedereen het erover eens: het is heel belangrijk om je leverancier goed te kennen en een goede relatie met elkaar op te bouwen!
Graydon afgevaardigde Paul Uijtewaal gaf de aanwezigen als afsluiter nog een nieuwe trend mee: DNA met je leveranciers delen. Er worden zogenaamde vriendschapscontracten afgesloten, die zich baseren op een flexibele insteek: “Wij gaan komend jaar een X bedrag samen doen, maar wat we gaan doen weten we nog niet precies.”
Het programma van het event ‘Strategisch Leveranciersmanagement’ werd bezegeld met een goed verzorgde netwerkborrel. Graydon heeft hiermee een waardevol evenement neergezet met uiteenlopende inzichten, die deelnemers tegen hun eigen praktijk aan kunnen houden.
