Waldo van Suchtelen
Door Waldo van Suchtelen
10 - 04 - 2017 - Implementatie Operationeel

Een goede implementatie van contractmanagement is behoorlijk complex. Je dient rekening te houden met veel dimensies, zoals promotie, procesmatig werken, beïnvloeding, belangenbehartiging, weerstand, cultuur, systemen, enzovoorts. Vaak is er te weinig aandacht voor de valkuilen bij de implementatie van contractmanagement. Te veel projecten stranden door te weinig support en/of een niet goed doordachte aanpak. Hoe kom je wél tot een succesvolle implementatie?

Er zijn een aantal bekende valkuilen. De zaken waar anderen eerder in de praktijk tegenaan liepen en waar je dus van kunt leren. Uit onderstaand plaatje blijkt dat het vaak om de ‘zachte’ kant gaat waar de uitdagingen zitten. Waardoor loopt het bij de implementatie van contractmanagement (Supplier Relationship Management) vaak scheef:

Contractmanagement implementatie issues

Een goede implementatie begint natuurlijk met het beschrijven van het contractmanagementproces en -beleid. Hoe willen we contractmanagement doen binnen onze organisatie? Wat voor soort contracten willen we aangaan met onze leveranciers, waar positioneren we contractmanagement en wie is waarvoor verantwoordelijk? Een belangrijke stap, die in het blogartikel ‘Opstarten van contractmanagement in 6 stappen’ reeds besproken werd. De methode CATS CM biedt hier goede handvatten voor. Maar net zo belangrijk voor succesvol contractmanagement is de stap daarna, namelijk het implementatieproces. Waar kun je nu expliciet op letten?

Vijf factoren die het succes bepalen van de CM implementatie

1. Realiseer je dat een contractmanagement implementatie een veranderproces is.

Bij het implementeren van contractmanagement ben je bezig een andere werkwijze te introduceren in de organisatie. En… verandering roept weerstand op. Een verkeerde focus brengt je als voorvechter van de implementatie van contractmanagement in een lastig parket. Mensen zijn geneigd zich blind te staren op wat ze verliezen en niet op wat ze te winnen hebben met de verandering. Dat betekent dat je het als een change management project moet aanvliegen om de implementatie te laten slagen.

2. Schep het juiste klimaat voor de verandering.

De kernwoorden hierbij zijn: urgentie, coalitie en visie.

  • Zonder een gevoel van urgentie gaat het niet van de grond komen. Maak het heel helder waarom het belangrijk is deze stappen te gaan zetten en creëer zo van hoog tot laag draagkracht voor je plannen.
  • Creëer een coalitie van ‘early adopters’ die de ambassadeurs van het contractmanagement worden. Mensen met een belang, die de juiste invloed hebben op andere mensen binnen de organisatie zodat ze je kunnen helpen anderen te overtuigen.
  • Zorg voor een visie. Tenslotte is contractmanagement niet het doel, het is een middel om iets te bereiken. Wat moet contractmanagement jouw organisatie gaan brengen? Leidt daar de strategie uit af.

3. Zorg dat je de mensen in de organisatie meekrijgt.

Hierbij gaat het om goede communicatie: hindernissen verwijderen en op korte termijn successen laten zien.

  • Communicatie: verspreid het woord, verkondig de visie! Alle stakeholders moeten weten wat je gaat doen. Grijp elke gelegenheid aan om de visie te verkondigen.
  • Verwijder hindernissen die de verandering in de weg staan. Stimuleer ook risicovolle en niet traditionele ideeën en acties.
  • Zorg dat je snel een paar successen kunt laten zien. Beloon de mensen die dat mogelijk hebben gemaakt. Vier behaalde successen en maak die goed zichtbaar.

4. Implementeer de verandering en hou vol!

Zorg voor een ondersteunende structuur voor de nieuwe manier van werken en bouw verder op het momentum dat je hebt gecreëerd. Gebruik de opgebouwde geloofwaardigheid om meer verandering teweeg te brengen. Laat telkens weer zien dat de nieuwe manier van werken beter is dan de oude.

5. Zorg voor een goede samenwerking met andere contractpartijen.

Met contractmanagement in je eigen organisatie succesvol neerzetten ben je er nog niet. Ook de samenwerking met andere contractpartijen is cruciaal voor een goed resultaat. Hoe bereik je nu die meerwaarde van een goede samenwerking?

  • Begin bij jezelf en je eigen organisatie. Vertrouwen creëert vertrouwen. Iedereen denkt eraan de wereld te veranderen, maar denk je er ook aan jezelf te veranderen? Doe dit consistent en neem andere stakeholders in je organisatie hierin mee.
  • Zorg in overleg met een contractpartij voor goede KPI’s waar jullie je beiden in kunnen vinden. Maar zet ze niet in om elkaar ‘af te rekenen’, maar om in gesprek te kunnen gaan over hoe het nóg beter kan. Zo houden beide partijen vertrouwen en plukken jullie samen de vruchten van nieuwe ideeën. Denk aanvullend ook eens aan STI’s (Samenwerking Tevredenheids Indicatoren)!

 

Zit je zelf in een implementatieproces of sta je aan de vooravond? Ik hoop dat deze succesfactoren je op weg helpen. Heb je nog vragen? Stel ze me gerust!

Bel mij terug