Het werkelijke succes van contractmanagement is mede afhankelijk van de manier waarop het proceseigendom wordt opgepakt. Continu meten op effectiviteit en efficiëntie is een belangrijk onderdeel van de verantwoordelijkheden van een proceseigenaar. Het ligt voor de hand om kwantitatieve Key Performance Indicatoren (KPI’s) te definiëren voor het contractmanagementproces. Die resultaten zeggen echter nog niets over de kwaliteit van contractmanagement. Hoe vergroot je als proceseigenaar nu de effectiviteit en zorg je ervoor dat je kunt sturen op relevante inzichten?
In het boek CATS CM® editie 2014 geven we al aan dat proceseigendom belangrijk is om te positioneren binnen de organisatie. De rolbeschrijving wordt verder niet uitgelicht als het gaat om procesinrichting, omdat het boek specifiek de contractmanagement methode CATS CM beslaat. Toch is het goed om te benadrukken dat proceseigenaren wel degelijk een cruciale succesfactor zijn.
Een proceseigenaar is de persoon die de bevoegdheid heeft om te bepalen hoe een proces verloopt. Daarnaast zorgt deze persoon ervoor dat iedereen die het uit moet voeren ermee bekend is en zoekt hij of zij voortdurend naar manieren om het het proces te optimaliseren. Het toenemende aantal centraal aangewezen proceseigenaren voor contractmanagement binnen organisaties is een positief geluid dat het belang onderschrijft. Tot voor kort bepaalden de contracteigenaren vaak hoe contractmanagement uitgevoerd moest worden. Echter, een leverancier die op meerdere plekken binnen een organisatie actief is, ondervindt bij de verschillende werkwijzen veel onduidelijkheden. Niet bevorderend en optimaal voor een samenwerking. De toegevoegde waarde van contractmanagement wordt pas gerealiseerd als je kwalitatief op een voldoende niveau zit. Hoe weet je dat? Zoals in elke business geldt, meten is weten.
Van beheer naar management
Hoe ga je de effectiviteit van contractmanagement dan slim meten? Kwantitatieve KPI’s geven een goed overzicht voor het beheer van contracten. Welke indicatoren helpen je bij efficiënt contractbeheer? Je kunt dan bijvoorbeeld het volgende meten:
- Hoeveel contracten zijn er?
- Hoeveel contracten zijn toegewezen aan contractmanagers?
- Van hoeveel van die contracten zijn contractomgevingen vastgesteld?
- Voor hoeveel is een categorie toegewezen, die de benodigde mate van contractmanagement aanduidt?
- Enzovoorts…
Contracten managen vraagt weer om andere indicatoren. Je wilt dan weten of met de uitvoering van het contract het beoogde resultaat wordt behaald, of dit efficiënt gebeurt en wat eventuele verbetermogelijkheden zijn. Deze KPI’s gaan dus iets meer in op de inhoud van het contract en het proces, zoals:
- Worden de bijeenkomsten die in het contract opgenomen zijn of in de contract specifieke contractmanagementaanpak ook daadwerkelijk uitgevoerd?
- Vindt er verslaglegging plaats bij de bijeenkomsten en worden actiepunten nageleefd?
- Worden bij een contact assessment de uitkomsten omgezet in aanpassingen in het contract?
- Hoe groot is bij een contract assessment de zogenaamde ‘Zone of Compliance’, de diensten die in het contract staan, geleverd worden én benodigd zijn?
- Is er een risicolijst, wordt die regelmatig aangevuld en zijn de risicobeschrijvingen up-to-date?
- Zijn de contracteigenaren tevreden over (de resultaten) van het contractmanagement?
- Enzovoorts…
Van overzicht naar inzicht
Het contractmanagementproces zelf kan op diverse aspecten gemeten worden. Zo kan een proceseigenaar toezien op een juiste toepassing van het proces. Ook klachten of ontevredenheid fungeren als indicator voor de effectiviteit van het contractmanagementproces. Vele kennen proceseigendom vanuit het business proces management. Procesgericht werken is mede bepalend voor het succesvol uitvoeren van contractmanagement activiteiten. Hoe verloopt de uitvoering van contracten? Waar zou de proceseigenaar de contractmanagers verder kunnen ondersteunen, zodat het proces effectiever verloopt? Dit zijn de inzichten waarmee je als organisatie het contractmanagement naar een hoger niveau kunt tillen.
Al eerder schreef ik, dat de rol van proceseigenaar essentieel is om contractmanagement goed te kunnen implementeren en uit te voeren. Een proceseigenaar moet dat goed invullen om doeltreffende inzichten te krijgen en te bepalen wat je ermee kunt doen. Hoe ver je daar als organisatie in wilt gaan, is weer een andere afweging binnen deze onderscheidende rol. Iedere processtap die bijdraagt aan een vruchtbare inspanning-resultaat verhouding is de moeite waard.
