In het vorige blog vertelde ik over een operationeel manager die in eerste instantie overtuigd was van de voordelen van contractmanagement, maar die het belang van volledigheid als hoge drempel deed gelden. Nu schets ik u een tegenovergestelde situatie, waarbij contractstrategie een grote rol speelt.
Kortgeleden was ik bij een grote organisatie en sprak ik met de manager die verantwoordelijk is voor Inkoop & Contractmanagement. Deze organisatie heeft contractmanagement al enkele jaren als proces onderkend en ingericht, waarbij men CATS CM als methode geadopteerd heeft. Zijn afdeling is proceseigenaar, wat wil zeggen dat ze zorg draagt voor de definitie van het proces en de uitvoering ondersteunt en bewaakt. De (decentrale) verantwoordelijkheid voor die uitvoering is grotendeels belegd bij de business units en voor een klein deel bij zijn afdeling In koop & Contractmanagement. De uitvoering verloopt goed en op sommige plaatsen zelfs uitstekend. Dat betekent niet dat er geen issues meer op te lossen zijn, zoals de bewaking van het bestelproces om Maverick buying* te voorkomen en het gedisciplineerd uitvoeren van alle gestelde acties richting de leverancier. De huidige situatie vraagt steeds minder van zijn tijd en dat gaf hem de ruimte om zich af te vragen wat de volgende stap in de ontwikkeling van contractmanagement zou kunnen zijn.
Dat is een vraag waar we bij CM Partners ook regelmatig met elkaar en met anderen over brainstormen. Ik wil daar graag enkele gedachten met jullie over delen. Wij denken dat contractmanagement een onderwerp gaat worden voor het tactisch en strategisch niveau in organisaties. De relaties die organisaties hebben met anderen, het organisatie eco-systeem, wordt voor een groot deel (zo niet het overgrote deel) vormgegeven door middel van contracten. Dan zou je als organisatie eigenlijk nagedacht moeten hebben over de vorm en inhoud van die contracten: de contractstrategie. De aard van de relatie bepaalt namelijk de inhoud van het contract; niet alleen dat, het bepaalt ook de inkoop strategie die je daarvoor volgt.
Als de aard van de relatie transactiegericht is (ik bestel A tegen prijs X) dan is een zinvolle inkoopstrategie om een open inschrijving op basis van gedetailleerde specificatie te houden en de laagste prijs te selecteren. Is de aard van de relatie echter gebaseerd op gezamenlijke meerwaarde voor je eigen klanten waaraan de leverancier bijdraagt, dan zal de inkoopstrategie veel meer gericht moeten zijn op het vinden van raakvlakken tussen beide organisaties in plaats van zuiver op de prijs. In dat laatste geval zal het contract (de overeenkomst) voor het grootste gedeelte bestaan uit een beschrijving van de manier van samenwerken en veel minder uit de te leveren diensten (respectievelijk All Other Contract Matter, AOCM en Work To Be Done, WTBD binnen CATS CM). Kortom, wij zien als ontwikkeling voor de komende tijd dat eerst de contractstrategie wordt bepaald, zodat daarvan afgeleid de inkoopstrategie kan worden bepaald.
CM Partners, als hét kenniscentrum voor contractmanagement, wil daar haar steentje aan bijdragen door handvatten te ontwikkelen voor de contractmanagementactiviteiten op strategisch en tactisch niveau. Deze handvatten zullen uiteraard weer in boekvorm gepubliceerd worden. Wilt u hiervan op de hoogte gehouden worden? Meldt u zich dan hier aan voor onze nieuwsbrief!
* Het inkopen buiten bestaande contracten
