Karin van Erven
Door Karin van Erven

Het contractdossier is de plek waar alle documenten en correspondentie met betrekking tot een contract zijn ondergebracht. Relevante functionarissen kunnen zo alle contractgegevens op één plek raadplegen.  Was dat vroeger nog een papieren archief, tegenwoordig zijn er vele elektronische oplossingen voor. In veel organisaties wordt het contractdossier bijgehouden door de contractbeheerder, in opdracht van de contracteigenaar en/of de contractmanager. Waar moet de contractbeheerder aan denken voor een goed en volledig contractdossier? Hieronder geven we een beeld van zaken waar je aan kunt (en zou moeten) denken.

Functie van het contractdossier

Waarom is het nodig een contractdossier te onderhouden? Het antwoord is voor de hand liggend, maar toch goed om even bij stil te staan. Een contractdossier is nodig om informatie op te slaan die in een later stadium weer gebruikt kan of moet worden.

Om wat voorbeelden te noemen:

  • Het contract (Hoe vaak wordt het contract wel geraadpleegd nadat het is ondertekend!)
  • KPI-rapportages
  • Verslagen van overleggen.

Wat zijn dan de eisen die aan een contractdossier kunnen worden gesteld? De belangrijkste eisen zijn:

  • De informatie in het contractdossier moet volledig, eenduidig en up-to-date zijn.
  • Het moet mogelijk zijn om de informatie vanuit verschillende bronnen te kunnen aanleveren en de informatie moeten kunnen worden geverifieerd en gevalideerd.
  • De informatie moet ter beschikking staan aan alle personen die gerechtigd zijn om de informatie te gebruiken.

We gaan op een aantal van de hierboven genoemde aspecten iets dieper in.

Volledigheid

Documentatie die in het contractdossier moet worden opgenomen, ontstaat in alle fasen van de contractlevenscyclus.  De contractlevenscyclus volgens de contractmanagementmethode CATS CM® ziet er als volgt uit:

Waar het contractdossier belangrijk is

De contractlevenscyclus

 

CM Partners heeft voor ieder van deze fasen een lijst van documenttypen opgesteld die een product van die fasen zouden kunnen zijn. Niet alle documenttypen zullen voor ieder type contract relevant zijn. Het is aan de contractmanager om te bepalen of een bepaald documenttype daadwerkelijk in het contractdossier moet worden opgenomen.

Download lijst met documenttypes

Waar sturen we de lijst heen?

“Wil
  • We zijn benieuwd naar je bevindingen. Naar aanleiding van je interesse nemen we eerdaags nog even contact met je op.

In totaal zijn momenteel 44 documenttypes onderkend, die als volgt verdeeld zijn over de contractfasen:

  • Fase Behoeftespecificatie : 2
  • Fase Make or Buy : 2
  • Fase Aanbesteden en contracteren: 5
  • Fase uitvoering : 33
  • Fase Afsluiting en evaluatie: 2

In totaal dus 44 verschillende typen documenten. Het aantal documenten is nog vele malen groter. Om een voorbeeld te noemen: voortgangsrapportage van de leverancier is een type document. Stel in een drie jaar durend contract iedere maand een rapport op, dan spreek je al over 36 documenten!

Toegang

Wie mag allemaal toegang hebben tot het contractdossier? Is dat alleen de contractbeheerder? Dan gaat diegene een flinke dagtaak krijgen. Niet alleen het opslaan van documentatie is een hele klus. Ook het reageren op informatieverzoeken neemt flink veel tijd in beslag. Een tussenoplossing kan zijn, dat de contractbeheerder de enige is die mag plaatsen (schrijven) in het dossier en anderen alleen leesrechten krijgen. De vraag is dan, wie mogen er allemaal lezen?

Onze ervaring is dat binnen sommige organisaties de afdeling Inkoop de beheerder is van het contractdossier en daarmee contractinformatie een goed bewaard geheim is. Zelfs contractmanagers die de uitvoering moeten managen, krijgen alleen met zeer veel moeite de documenten uit de contractering te zien. Het moge duidelijk zijn dat hier afspraken over gemaakt moeten worden. In de afwegingen moet ook de wederpartij meegenomen worden. Zeker als het gaat over bijvoorbeeld de rapportages die door de wederpartij moeten worden aangeleverd en de verslagen van gezamenlijk overleg.

Een up-to-date contractdossier is cruciaal

Een goed contractdossier helpt de contractmanager om zijn werk goed te kunnen uitvoeren, doordat hij alle benodigde informatie te allen tijde beschikbaar heeft. Met goede (management)informatie van het contract kan hij gefundeerd zelf beslissingen nemen. Wanneer hij/zij het mandaat niet heeft, kan hij/zij de beslissing goed voorbereiden en voorleggen aan de contracteigenaar of Contract Board.

Download lijst met documenttypes

Oeps! We konden je formulier niet vinden.