Vier bepalende verantwoordelijkheden voor succesvol contractmanagement

Karin van Erven
Door Karin van Erven
18 - 06 - 2018 - Beleid Implementatie Strategie

In de CATS CM® aanpak voor contractmanagement wordt een aantal belangrijke verantwoordelijkheden onderkend. Het is  van cruciaal belang dat deze verantwoordelijkheden eenduidig en op de juiste plek in de organisatie belegd worden. Waar moet je aan denken? Hoe zorg je ervoor dat verantwoordelijkheden voor succesvol contractmanagement aan de meest logische persoon of afdeling worden toegewezen?

Verantwoordelijkheden voor succesvol contractmanagement

De vier meest bepalende verantwoordelijkheden voor een succesvolle implementatie van contractmanagement zijn:

  1. Het proceseigendom
  2. Het contracteigendom
  3. De contractmanager(s)
  4. Het contractbeheer

Proceseigendom: hoog in de boom

Wie is er verantwoordelijk voor het vaststellen van het contractmanagementproces en dus de beschrijving van de contractlevenscyclus? Proceseigendom betekent de bevoegdheid om te kunnen bepalen hoe het proces eruit ziet. Daarbij hoort tegelijkertijd de verantwoordelijkheid om alle betrokkenen te informeren en te ondersteunen, om te monitoren hoe de uitvoering verloopt en om wijzigingen aan te brengen wanneer dat noodzakelijk is.

Proceseigendom dient hoog in de organisatie belegd te worden. Hoe groter de reikwijdte van het proceseigendom van contractmanagement, des te meer garantie dat het contractmanagementproces overal op gelijke wijze wordt uitgevoerd. Aan de kant van de opdrachtgever is het logisch om dit proces te beleggen bij de persoon die ook het proceseigendom van de andere processen van de contractlevenscyclus onder zijn hoede heeft, bijvoorbeeld de centrale inkoopmanager, of bij een centrale contractmanagement afdeling. Leveranciers zullen dit vaker bij de productieafdelingen belegd hebben, omdat het contractmanagementproces bij de leverancier veel dichter tegen de primaire businessprocessen aanligt.

Contracteigendom: ondertekening of behoefte?

Wie is namens de organisatie eigenaar van het contract? Wie is bevoegd om de verplichting met de wederpartij aan te gaan, contractuele issues op te lossen, eventuele afwijkingen in de uitvoering te accepteren en contractuele wijzigingen te accorderen?

De meest voor de hand liggende manier om de contracteigenaar van een contract te bepalen, is door te kijken naar wie het contract ondertekend heeft. Dit geeft echter niet altijd uitsluitsel, bijvoorbeeld doordat alleen de managers in senior management van de organisatie mogen tekenen. Daarom wordt vaak gekeken naar de oorspronkelijke behoeftesteller van het contract. Aan de leverancierskant betreft het degene die besluit om het contract met de klant aan te gaan.

Het beste is als een organisatie regels vaststelt om te kunnen bepalen wie de contracteigenaar is, zodat eenvoudig bij nieuwe contracten de contracteigenaar bepaald kan worden.

Contractmanager

Wie krijgt de rol van contractmanager toegewezen? Zijn dat personen bij de behoeftesteller, inkopers of anderen?

Voor de plaats van de contractmanager in de organisatie zijn er drie voor de hand liggende plaatsen:

  1. De contractmanagers worden bij elkaar gebracht in een eigen afdeling. Dit kan op een centrale plaats in de organisatie zijn of binnen een bepaalde afdeling, van waaruit ze ingezet kunnen worden voor het gehele scala aan contracten. Deze variant wordt vaak gekozen als de contracten direct te maken hebben met het primaire proces van de organisatie, en daarmee het succes van de organisatie als geheel.
  2. De contractmanager werkt op de afdeling van de contracteigenaar. Hiervoor wordt vaak gekozen als inhoudelijke kennis onontbeerlijk is om het contract goed te kunnen managen.
  3. De contractmanager is werkzaam op de afdeling Inkoop (opdrachtgever) of Verkoop (leverancier). Omdat de betrokkenheid van de inkoop-/verkoopafdeling in het eerste deel van de contractlevenscyclus zeer groot is, kan het voor de hand liggen om die betrokkenheid na contractondertekening te blijven voortzetten.

Wat is de beste variant? Dat hangt af van de situatie. Belangrijk is dat organisaties een bewuste keuze maken op basis van argumenten die voor hen belangrijk zijn. En dat is niet voor iedere organisatie hetzelfde. Factoren die daarbij een rol kunnen spelen zijn onder andere:

  • benodigde kennis van de inhoud
  • benodigde kennis van de organisatie
  • aansturing (centraal/decentraal/matrix)
  • omvang van de organisatie

Contractbeheer

Waar wordt de verantwoordelijkheid belegd voor de registratie van álle gegevens die gerelateerd zijn aan het contract? Voor het positioneren van contractbeheer moeten twee verschillende eisen samengebracht worden. Enerzijds moet de contractmanager goed in zijn functie gefaciliteerd worden. Dit vraagt om een oplossing die door de contractmanager naar believen ingericht en ingevuld kan worden.

Anderzijds is er de eis om organisatiebreed dezelfde wijze van registreren toe te passen, waarbij gegevens van alle fasen van de contractlevenscyclus

Creëer duidelijkheid

Waar contractmanagement haar plaats in de organisatie heeft, is dus niet altijd gelijk. Er is geen ‘beste’ manier, dat is voor iedere organisatie anders. Het belangrijkste is dat organisaties onderbouwde keuzes maken. Alleen zo kan contractmanagement effectief en efficiënt werken en maximale waarde toevoegen aan de organisatie!

 

 

Oeps! We konden je formulier niet vinden.