Monique Liedtke
Door Monique Liedtke
05 - 12 - 2016 - Beleid Operationeel Strategie

strategisch

Om contracten tot een optimaal eindresultaat te brengen, moet een organisatie duidelijke keuzes maken. Activiteiten stroomlijnen op strategisch, tactisch en operationeel niveau is cruciaal. Alleen dan komt een eenduidig, transparant en goed lopend contractmanagementproces tot stand. De synergie die een geïntegreerde benadering biedt, verhoogt de toegevoegde waarde van contractmanagement aanzienlijk..

Contractstrategie is bepalend

De relaties die organisaties hebben met anderen, worden voor een zeer groot deel bepaald door contracten. Wat is je contractstrategie, op welke wijze ga je een relatie met een contractpartij aan? Bestaat dat wat je wilt verkrijgen uit (standaard) producten of verwacht je van je contractpartner een bijdrage aan innovatie met een directe impact op de organisatiedoelstellingen?  De aard van de levering,  geeft richting aan de inhoud van het contract en de wijze waarop je de samenwerking in wilt richten. Deze contractstrategie bepaalt vervolgens de inkoopstrategie en heeft gevolgen voor de uitvoering van contractmanagement.

Ook externe wet- en regelgeving dwingt organisaties in de richting van samenhangende besturingsmaatregelen voor het presenteren van goede en transparante financiële cijfers. Dit vraagt om een samenhangend en consistent geheel; van beleid tot de wijze van inrichting van de interne organisatie. De ondersteunende systemen, de verantwoordelijkheden, de rapportages, de autorisatieregels, de escalatieprocedures, enzovoorts. Veel van deze zaken wordt ingevuld of bepaald door contracten en contractmanagement. Dat maakt contracten en contractmanagement belangrijke instrumenten. Met maatregelen op alle niveaus verkrijgt uw organisatie op elk moment informatie met de hoogst mogelijke betrouwbaarheid.

CATS CM biedt houvast met het CATS besturingsmodel

Alle maatregelen, afspraken en verplichtingen die het werk van de contractmanager op operationeel niveau bepalen, moeten herleidbaar zijn naar tactische en strategische beslissingen, procedures en keuzes. Hoe doe je dat?

Figuur: Het CATS besturingsmodel (CATS CM Editie 2014)

Strategisch: Contract Governance

Op strategisch niveau bepaal je wat voor soort contracten je wilt aangaan, voor welke inkoopgebieden, met welk soort organisaties, bij wie de verantwoordelijkheden voor contracten intern belegd moeten worden en welke methoden je hanteert. In feite wordt in op dit niveau het beleid ten aanzien contracten en contractmanagement bepaald. Aan welke aspecten moet je dan denken?

  • Autorisatieregels vaststellen
  • Principes en procedures voor contract- en proceseigendom formuleren
  • Strategische keuzes maken ten aanzien van gewenste contractvormen.
  • KPI’s vaststellen om de contractenstroom en het contractmanagement te sturen.

Tactisch: Contract Control

Op tactisch niveau werk je de strategische maatregelen uit in beheersbare processen. Denk hierbij aan protocollen voor taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden, regels voor frequentie van meetings, enzovoorts. Ook de ontwikkeling of selectie van een methode voor contractmanagement hoort op tactisch niveau thuis, evenals de verantwoordelijkheid voor de implementatie ervan. Dit betekent ook dat vanuit het tactische niveau de uitvoering van contractmanagement zodanig gecoacht dient te worden, dat er tijdig ingegrepen en bijgestuurd kan worden. Daarom is het goed om op dit niveau de contractmanagement proceseigenaar te benoemen.

Operationeel Contractmanagement

Op operationeel niveau borg je dat contracten in uitvoering voortdurend in lijn zijn met de keuzes en doelstellingen die op de hogere niveaus zijn gemaakt. Een effectieve aanpak hiervoor is CATS CM. Deze aanpak stelt de contractmanager in staat op correcte wijze aan alle verplichtingen te voldoen.

Welke beslissingen moeten er nu genomen worden op strategisch of tactisch niveau voor het goed inrichten van operationeel contractmanagement?

Beschikbare tijd
Met voldoende beschikbare uren is operationeel contractmanagement het meest effectief en levert het het meeste rendement op. Een bedrijf dat contractmanagers een beperkt urenbudget geeft, maakt de impliciete keuze om contracten op hoofdlijnen te managen, waardoor dit met name reactief in plaats van proactief gebeurt. Met als gevolg een verminderde effectiviteit.

Staf- of factureerbare functie
Contractmanagement ziet men in de praktijk vaak als een verlengstuk van de inkoop- respectievelijk salesorganisatie. Opdrachtgevers bekostigen de uren voor contractmanagers meestal uit budgetten van inkoop. Leveranciers zullen uren voor contractmanagement – impliciet of expliciet – vaak aan de opdrachtgever in rekening brengen. Hoe dan ook, het is belangrijk om na te denken over de verwerking van contractmanagementkosten, of dit nu factureerbaar is of niet.

Centraal of decentraal
Wanneer contractmanagers in een centrale groep worden ondergebracht, heeft dat voordelen voor onder andere het introduceren en bewaken van een eenduidige werkwijze, opleiding, vakoverleg, uitwisselen van ervaringen en peer-to-peer reviews. Worden zij decentraal ondergebracht bij diverse onderdelen van de organisatie, zullen contractmanagers zich ontwikkelen tot specialisten op dat terrein. In de praktijk zien we veel dat bij het opstarten van contractmanagement wordt gekozen voor een centrale groep, om later mogelijk uit te waaieren naar verschillende afdelingen.

Verantwoordelijkheidsgebieden
Wat zijn de verantwoordelijkheidsgebieden van de contractmanager ten opzichte van bijvoorbeeld projectmanagers, servicemanagers, de juridische afdeling en financiële afdeling? Om contractmanagement als discipline te introduceren, moet er wel helderheid zijn over taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden.

Functionele hiërarchie binnen de tijdelijke organisatie
Wie geeft leiding aan wie? De CATS CM methode geeft hierin een logische hiërarchie. De contractmanager wordt binnen deze aanpak aangewezen als de functioneel leidinggevende van de andere operationele managers binnen de tijdelijke organisatie. Dit betekent dat project- en service managers hun voortgangsrapportage inleveren bij de contractmanager, die dat samen met de overige contractinformatie rapporteert aan de contracteigenaar of de daarvoor ingestelde contract board.

Grip op contracten, transparante samenwerking

Door op deze wijze contractmanagement op strategisch, tactisch en operationeel niveau op elkaar te laten aansluiten, wortelt het proces zich op alle niveaus in en ontstaat steeds meer grip op de contracten. Het brengt structuur en voordelen op alle vlakken: interne duidelijkheid, transparante samenwerking met contractpartijen en voldoen aan de steeds strenger wordende wet- en regelgeving.

 

 

Bel mij terug