Alhoewel de markt laat zien dat het vakgebied van contractmanagement steeds volwassener wordt, blijkt in onze dagelijkse praktijk nog regelmatig dat men binnen organisaties denkt dat contractmanagement voor hun niet nodig is. Echter, een contract sluit je niet voor niets. Voor alle contractpartijen is het van groot belang dat de afspraken uit een contract zo goed mogelijk worden nagekomen voor een optimaal resultaat. Dat gaat niet vanzelf.
Zelfs enthousiaste aanhangers van contractmanagement kost het vaak nog moeite om nut en noodzaak van contractmanagement over de bühne te krijgen, zowel bij het management als bij andere functionarissen binnen een organisatie. Zeer regelmatig krijg ik in mijn rol als sales manager bij CM Partners de vraag van aanhangers binnen een organisatie: “Hoe toon ik nu nut en waarde van contractmanagement bij ons in de organisatie aan? Hoe zet ik een doeltreffende business case op?”
Zichtbare en ‘onzichtbare’ waarden
Een contract is een overeenkomst tussen twee of meer partijen, waarin de prestatie en tegenprestatie worden vastgelegd. De leverancier levert de prestatie in de vorm van een product of dienst en de opdrachtgever levert de tegenprestatie, meestal in de vorm van geld. De waarde of opbrengst zit ‘m dus in de prestatie en tegenprestatie. Iedere contractpartij wil afwijkingen in zijn opbrengst voorkomen en probeert de totale opbrengst te maximaliseren.
Contractmanagement is hiervoor het perfecte instrument. Het ziet immers toe op de levering van de juiste prestaties en het toepassen van de juiste voorwaarden, condities en afspraken daarbij. Dit wordt mooi weergegeven in het volgende plaatje.
Bron: Coen Willems Shell, 2013
Voor het bereiken van die contractdoelstellingen is het dus noodzakelijk om contractmanagement toe te passen. Een manier om de waarde van een contract boven het oorspronkelijk beoogde niveau te brengen, is het regelmatig doen van een zogenaamde ‘Contract Assessment’. Door de gewijzigde behoefte van de organisatie te vertalen naar aanpassingen in het contract, krijgt het contract een grotere waarde dan vóór de aanpassing. Deze extra waarde voor de opdrachtgever vertaalt zich ook naar extra waarde voor de leverancier in de vorm van een verhoging van de tegenprestatie. Hierin ligt de werkelijke waarde van contractmanagement. Tegelijkertijd is de waarde niet (altijd) in geld uit te drukken. Kijk maar eens naar het effect van klantbinding. Als een leverancier een klant bindt door proactief contractmanagement, is dat vaak minder duidelijk te herleiden. Gebeurt dat niet en verlies je een klant, dan is de waarde in geld opeens heel zichtbaar!
Onderzoeken onthullen de onschatbare waarden
Er zijn verschillende onderzoeken gepubliceerd die de waarde van contractmanagement in geld proberen uit te drukken. Ik noem er drie. Het eerste voorbeeld is het PricewaterhouseCoopers (PWC) rapport ‘Control value and minimize risk’ uit 2003, al ruim 10 jaar oud maar nog steeds actueel. In het rapport wordt aangegeven dat men vijf tot tien procent van de contractwaarde aan besparingen en/of kostenvermijdingen kan realiseren door het toepassen van proactief contractmanagement. De conclusie van het rapport is helder:
“You cannot claim to be in control of your business
if you are not in control of the contracts it depends on.’”
Ook het IACCM (International Association for Commercial and Contract Management) heeft in 2012 onderzoek gedaan en daarover een rapport gepubliceerd met als titel ‘The value of Contract Management, return on investment’. De centrale vraag in dit onderzoek was: wat is de impact van slecht uitgevoerd contractmanagement op het bedrijfsresultaat? Het korte en krachtige antwoord op deze vraag luidt volgens het onderzoek: maar liefst 9,15%!
Hoe kan dit? De oorzaken die naar voren kwamen in de onderzoeken zijn een uitstekend hulpmiddel voor iedere contractmanager om zijn toegevoegde waarde duidelijk te maken:
- Onenigheid over de scope van het contract
- Slechte afhandeling van contractwijzigingen
- Niet behalen van de overeengekomen prestatie door een te hoge toezegging
- Problemen in de prestatie door onenigheid over de beschrijving van de prestaties
- Geen duidelijke contract- en verantwoordelijkhedenstructuur
- Geschillen over prijzen
- Problemen met subcontractors
In het rapport van PWC worden naast het financiële voordeel ook de volgende, minder tastbare voordelen door organisaties gemeld:
- Begrijpen en beheersen van risico’s
- Realiseren van zeer grote besparingen
- Kansen ontdekken voor vergroten van omzet
- Verkrijgen van administratieve efficiency
- Verbeteren van dienstverlening naar de klant
Als derde en laatste voorbeeld noem ik nog het onderzoek dat we bij CM Partners in 2010 zelf hebben uitgevoerd. Uit dat onderzoek bleek dat één FTE contractmanager gemiddeld een contractwaarde van € 15 miljoen managet, met een gemiddeld resultaat aan besparingen/kostenvermijdingen van zes procent. Dit komt neer op € 0,9 miljoen. We kunnen gerust stellen dat de gemiddelde contractmanager niet zoveel per jaar verdient en zichzelf met gemak meer dan terugverdient.
Conclusie: het uitvoeren van contractmanagement en daarmee het investeren in de ontwikkeling van contractmanagement is het geld dubbel en dwars waard.
