Deze post over circulair inkopen is tot stand gekomen in samenwerking met de Jan van Beckum Scriptieprijswinnaar Milada Odenkirchen
Circulair inkopen wordt steeds populairder, vele organisaties nemen het in hun ambities op. Wat betekent dat voor de uitvoering van contractmanagement? Een andere manier van inkopen vraagt namelijk om een kritische kijk op de relatie die circulair inkopen heeft met contractmanagement. Welke invloed heeft het op het managen van contracten en wat dient er aangepast te worden om circulair inkopen überhaupt te realiseren?
Afgelopen nazomer mochten we een veelbelovende scriptie over dit onderwerp belonen met de Jan van Beckum Contractmanagement Scriptieprijs. Deze editie van de jaarlijks terugkerende scriptieprijs bracht weer veel nieuwe inzichten van de diverse deelnemers die hun scriptie hadden ingezonden. Met name de innovatieve invalshoek van de winnares Milada Odenkirchen heeft de jury geprikkeld. Circulair inkopen en contractmanagement, hoe smeed je dat samen?
Circulair inkopen, wat is het?
Tijdens de Nationale Contractmanagement Conferentie 2018 lichtte Milada Odenkirchen haar onderzoek en het door haar ontwikkelde CICM-model komen toe in één van de parallelsessies. Wat is nu precies ‘circulair inkopen’? Milada heeft voor het onderzoek de volgende definitie gehanteerd:
Circulair inkopen is inzet van het inkoopinstrument om productie en (her)gebruik van circulaire producten en diensten te stimuleren en daarmee het aanjagen van de circulaire economie.
De gevolgen van circulair inkopen als inkoopinstrument
“Er is binnen organisaties nog maar weinig bekend over de relatie tussen circulair inkopen en contractmanagement. Er wordt gesteld dat contracten in principe hetzelfde blijven, maar dat er een ‘staart’ aan het contract komt. Organisaties moeten na het einde van de contractduur blijven meten of de leverancier de producten en materialen zoals beloofd opnieuw in een kringloop zet. Het verificatieproces is echter lastig, het is niet duidelijk hoe je kunt meten of een leverancier zijn belofte daadwerkelijk nakomt. Ook missen organisaties kennis over de relatie tussen circulair inkopen en contractmanagement. Men zou hier graag een model voor willen hebben.”, aldus Milada Odenkirchen.
Het CICM-model in vogelvlucht
“Om de relatie tussen circulair inkopen en contractmanagement vorm te geven, is als onderdeel van het afstudeeronderzoek het CICM-model (Circulair Inkopen – ContractManagement) opgesteld. Dit model weegt de volwassenheid van het contractmanagement af tegen de bereidheid tot circulair inkopen in de markt en binnen de organisatie. Organisaties kunnen door een assessor worden geplot in dit CICM-model.
Indien het gewenste kwadrant dat circulair inkopen mogelijk maakt nog niet is bereikt, moet de organisatie verbeteracties opstellen. Verbeteracties met betrekking tot het niveau van het contractmanagement kunnen met behulp van het CATS CM Maturity-model worden gedaan. Dit model is bedoeld om het contractmanagement verder te professionaliseren.”
Verbeteracties contractmanagement
De verbeteracties die in het onderzoek aangegeven worden om door te groeien naar een hoger niveau zijn:
- het (beter) bewaken van de prestaties van de leverancier en deze vastleggen in een prestatieverklaring;
- overleggen tussen beide contractmanagers periodiek inplannen en deelnemers en onderwerpen vaststellen;
- het begrip ‘contracteigenaar’ gaan hanteren en voor ieder contract een contracteigenaar aanwijzen;
- de functieprofielen duidelijk(er) beschrijven;
- basiscontractgegevens gaan registreren en vastleggen wie daar verantwoordelijk voor is;
- zorgen dat er een systeem is om alle contractdocumenten in vast te leggen en deze documenten beschikbaar stellen aan alle betrokken functionarissen.
Top 6 acties: overgaan op circulair inkopen
Om binnen je organisatie over te gaan op circulair inkopen, staat in het onderzoek het volgende stappenplan gedefinieerd
1. Definiëren ‘circulair inkopen’
Bepalen wat er wordt verstaan onder ‘circulair inkopen’. Aan de hand daarvan kan de organisatie haar doelen bepalen op dit gebied.
2. Definiëren ‘contractmanagement’
Vaststellen wat de organisatie onder ‘contractmanagement’ verstaat en hoever men dit wil professionaliseren. Aan de hand hiervan kan het beste contractmanagementmodel worden gekozen.
3. Inrichten contractmanagement
Bij het inrichten van het contractmanagement zal de organisatie één of meer contractmanagementmodellen kiezen. Aan de hand hiervan zal het contractmanagement vorm krijgen en kunnen de medewerkers aan de slag gaan.
4. Doorgroeien
Indien het voor organisaties noodzakelijk is om door te groeien, bijvoorbeeld om circulair inkopen mogelijk te maken, is het van belang om een ontwikkelingsmodel te kiezen dat hieraan kan bijdragen. Dit ontwikkelingsmodel beschrijft de stappen en acties die nodig zijn om door te groeien naar een hoger niveau.
5. Bewustwording creëren bij leveranciers
Door bewustwording te creëren bij de leveranciers is het goed mogelijk dat de markt zich verder ontwikkelt en specialiseert in het produceren van circulaire producten. Hierdoor is het voor de organisatie mogelijk om uiteindelijk over te stappen op circulair inkopen
6. Bewustwording creëren intern
Intern moet een organisatie haar medewerkers bewust maken van de noodzaak van circulair inkopen. Het is van belang om voldoende stil te staan bij de voordelen van circulair inkopen.
Draagvlak is cruciaal
Milada stipt tot slot aan dat voor het CICM-model geïmplementeerd kan worden, het bij een organisatie intern duidelijk moet zijn dat men aan de slag wil met circulair inkopen. Er moet allereerst dus intern voldoende draagvlak gecreëerd worden! Begin met het opstellen van een heldere definitie voor ‘circulair inkopen: wat is het volgens jouw organisatie?
