Contractmanagement, een vak apart – deel 2
VGZ is al meer dan 65 jaar actief in de zorg en onderdeel van de coöperatie VGZ. Coöperatie VGZ voert de zorgverzekering uit voor verschillende merken, waaronder zorgverzekeraar VGZ. Ze spelen een actieve rol in de zorg, waarbij ze beogen toegankelijkheid, betaalbaarheid en goede kwaliteit voorop te stellen voor hun klanten. Zo helpen ze zorgaanbieders om de zorg beter te laten aansluiten op de situatie van klanten. De zorg moet vooral in één keer goed zijn, is het motto. Dit brengt ook een aanzienlijk deel inkoop met zich mee dat niet aan zorg gerelateerd is. Alleen zo kan de organisatie succesvol opereren.
Concern Inkoop, dat zich heeft onderverdeeld in aan aantal inhoudelijke domeinen, is verantwoordelijk voor al de inkopen en daarbij voor het contractmanagement en contractbeheer voor alle niet-zorgcontracten (meer dan 800 contracten en acht contractmanagers). Van 2011 tot en met 2015 heeft VGZ grote sprongen gemaakt om in het huidige volwassenheidsstadium van contractmanagement te belanden. Dit werd te meer duidelijk tijdens de zesde Nationale Contractmanagement Conferentie. We spraken met Rob Soethoudt, manager Contractmanagement binnen Concern Inkoop bij VGZ, over zijn ervaringen en inzichten.
Rob, er zijn diverse methodes die kunnen helpen bij generiek contractmanagement. Waar begint het maatwerk bij VGZ ?
“Generiek contractmanagement is naar mijn mening alleen toepasbaar voor de meeste ondersteunende processen die nodig zijn om deugdelijk contractmanagement uit te voeren. Het maatwerk is bij VGZ afhankelijk van de diverse domeinen waarin we de inkoop hebben verdeeld. Met domeinen doel ik op een verdeling van contractmanagementtaken op basis van inhoudelijke relevantie, zoals marketing, HR, facility management, ICT, enzovoorts. In onze praktijk zie je dan ook dat contractmanagers het best functioneren als er voldoende affiniteit, kennis en ervaring is met het domein waarin ze werken. Uitzonderingen natuurlijk daargelaten.
Een onderdeel van contractmanagement is ook relatiemanagement naar de leverancier. Op dit punt ontstaan bijvoorbeeld de verschillen. Verschillende domeinen waaronder ICT, faciliteren relatiemanagement zelf in de functie van leveranciersmanager. In deze situatie concentreert de contractmanager zich vooral op de contracten zelf en het verbeteren daarvan. Zowel naar de leverancier als naar de eigen organisatie. Voor weer andere domeinen, waaronder marketing en commercie, wordt het relatiemanagement naar de leverancier ook opgepakt door de contractmanager. Je ziet hier dan een duidelijke integratie van de contractmanagement rol en de leveranciersmanagement rol.”
Hoe ziet de dynamiek inkoop-contractbeheer-contractmanagement er bij VGZ idealiter uit?
“Vanuit VGZ maken we in eerste instantie onderscheid tussen enerzijds tactische inkoop en anderzijds contractmanagement en -beheer. In schaatstermen zien we de inkopers als ‘sprinters’ en de contractmanagers als ‘stayers. Na een relatief kort inkooptraject gaat na overdracht het afgesloten contract voor een langere periode over naar een contractmanager. Binnen contractmanagement bepalen we aan de hand van een regime bepaling of het contract door een contractmanager of een contractbeheerder wordt opgepakt. Bij deze verdeling zijn complexiteit, omvang en risico de bepalende factoren.
Binnen VGZ vinden we dat relatiemanagement ‘key’ is bij contractmanagement. Bij grotere inkooptrajecten draait de contractmanager daarom al in een vroeg stadium mee. De keuzes en afspraken die tijdens het inkooptraject gemaakt zijn, worden zo voor het toekomstige contractmanagement het beste gewaarborgd.”
Welke trends signaleert u binnen het vakgebied contractmanagement? Hoe anticipeert uw organisatie daarop?
“Bij VGZ kennen we binnen het domein ICT ook nog de functie leveranciersmanagement. Een belangrijke rol om je strategische relaties te managen; deze beperkt zich in de praktijk echter alleen tot ICT gerelateerde zaken. Je ziet bij de andere domeinen steeds meer de behoefte ontstaan naar een regiefunctie. In plaats van onderscheid te moeten maken tussen contractmanagement, inkoop en leveranciersmanagement bij deze andere domeinen, wil men één partij waar men alle taken kan laten regelen. Door deze behoefte is er een ontwikkeling gaande rondom takenintegratie. Wanneer taken die verbonden zijn aan contracten in toenemende mate geïntegreerd zouden worden, is er voor de contractmanager een belangrijke regiefunctie weggelegd. Deze ontwikkeling zie ik voor een aantal domeinen steeds meer terugkomen, bijvoorbeeld voor het domein marketing.”
Welke rol speelt de hedendaagse digitalisering in contractmanagement?
“Met deze omvang aan contracten kun je zonder digitale systemen niet kwalitatief en zonder risico’s aan fatsoenlijk contractmanagement doen. Een voorbeeld van mogelijke gevolgen voor een organisatie zijn enorm oplopende kosten indien contracten per ongeluk en onbewaakt doorlopen, nadat de einddatum is verstreken. Bij VGZ maakt workflow management in de processen onderdeel uit van deze digitalisering. Het verbetert de afstemming met andere organisatie onderdelen.”
Hoe overtuig je hoger management (C-suite) om tot verandering en investering over te gaan ten behoeve van optimaal contractmanagement?
“Contractmanagement is nog een relatief jong vakgebied, waarvan het nut en de noodzaak nog niet vanzelfsprekend zijn binnen het bedrijfsleven. Contractmanagement neemt kosten met zich mee, in bijzonder de mensen en de systemen. Deze investering moet zich op z’n minst terugverdienen. Dat is absoluut haalbaar, want er zijn voordelen genoeg aan het effectief managen van contracten. Echter is dit is niet altijd inzichtelijk voor iedere organisatie. Het is de taak van de afdeling contractmanagement om de voordelen vooraf te kwantificeren, al dan niet in een business case, en daarna doorlopend te evalueren tijdens de uitvoering van contractmanagement. Alleen dan overtuig je het hoger management ook op lange termijn van de voordelen van contractmanagement.”
VGZ startte van 2014 tot 2015 de omslag van ‘in control’ naar ‘onder regie’. Welke veranderingen brengt dit teweeg?
“Voor VGZ is ‘in control’ zijn van de contracten vooral een kwestie van weten wat er in de contracten omgaat. Naast de dagelijkse werkzaamheden als contractmanager, zoals bijvoorbeeld contractverlengingen, is de contractmanager volledig op de hoogte van de contract ‘essentials’ en zorgt hij voor de nodige verbeteracties op de contracten alsmede het verminderen van de risico’s. De kpi’s zijn dan vooral gefocust op de kwaliteit van de contracten.
Onder regie neemt de contractmanager gedelegeerd door de opdrachtgever meer verantwoordelijk in de sturing van contracten, de keten van contracten richting de leverancier en de eigen organisatie. Kpi’s worden dan ook in deze fase meer kwantitatief, bijvoorbeeld besparingsdoelstelling van 10 % op de spend binnen een bepaalde contractportefeuille.
Naast het eerder genoemde aspect van integratie van de contractmanagement, inkoop en leveranciersmanagement rollen, worden er in de ‘onder regie’ fase ook projectmanagement vaardigheden van de contractmanager verwacht.”
Bedankt dat je jouw inzichten met onze lezers wilde delen, Rob.
Contact:
Dit interview maakt onderdeel uit van de interviewreeks ‘Contractmanagement, een vak apart’. Gastsprekers van de Nationale Contractmanagement Conferentie 2015 vertellen over hun inzichten en ervaringen naar aanleiding van het professionaliseringstraject die hun organisatie op het gebied van contractmanagement heeft doorgemaakt.
De volgende conferentie vindt plaats op 16 februari 2016. Voor meer informatie over dit jaarlijkse evenement, ga naar www.cmconferentie.nl.
