Een nieuwe generatie contractmanagers klopt op de deur en daarmee start gelijk een nieuw tijdperk in contractmanagement. Daar waar het belang door de oudere generatie lang werd weggeschoven, zien deze jonge professionals direct de gevolgen van een maatschappij waarin outsourcing eerder regel dan uitzondering is. De ingezonden scripties voor de Jan van Beckum Contractmanagement Scriptieprijs laten dan ook zien dat zij een frisse wind in het vakgebied zijn. Wij spraken met hogeschool student Abdannor Zoulali, de winnaar van de scriptieprijs 2019, over zijn visie op contractmanagement, zijn keuze voor het vakgebied en zijn deelname aan de scriptieprijs.
“Ik denk dat organisaties contractmanagement serieuzer moeten nemen. Er wordt steeds meer uitbesteed, en als je die contracten niet goed managet, dan heb je gewoon als organisatie een groot probleem. Dus eigenlijk hebben organisaties geen keuze, ze moeten professionaliseren.”
Voor zijn studie Facility Management aan Hogeschool Saxion begon Abdannor in februari 2019 aan zijn afstudeerscriptie bij een gerenommeerde universiteit. Abdannor deed eerder tijdens zijn opleiding een minor inkoopmanagement, en natuurlijkerwijs kwam hij tijdens zijn scriptie bij de universiteit terecht bij de afdeling Inkoop en Contractmanagement. Deze afdeling was opgericht kort voordat hij kwam afstuderen, met als doel om als een grote, erkende organisatie te groeien naar een volwassen en professionele opdrachtgever. Contractmanagement heeft namelijk een andere tijd gekend binnen deze organisatie. Er werd nog maar al te vaak een contract in de bureaula gelegd om vervolgens niet meer naar om te kijken. En dit, terwijl deze universiteit naar schatting wel vijf tot tienduizend lopende contracten heeft!
“Er bestonden gewoon een heleboel directies die contracteigenaar waren, maar die rol zelf niet heel goed konden invullen. Soms wist men zelf niet eens dat ze die rol hadden. Dus contracten lagen in een la, daar werd niks mee gedaan. En daar kwamen problemen van.“
Het opleidingsinstituut heeft de consequenties van deze inactieve, gedecentraliseerde benadering van contractmanagement gevoeld. Er was vaak verwarring over leverancierswisselingen en het aantal uitstaande contracten. De communicatie met stakeholders was slecht, waardoor een helder beeld over lopende contracten en aangehaakte leveranciers ontbrak. Al met al, er was geen eenduidige aanpak voor het managen van contracten en leveranciers. De nieuwe afdeling moet daar verandering in brengen door processen binnen contractmanagement, contractbeheer en leveranciersmanagement te verbeteren. Een gelegenheid bij uitstek voor Abdannor Zoulali om een academische scriptie te schrijven ter verkrijging van een eenduidig beeld en een overeenstemming over de wijze waarop inkoopcontracten gemanaged moeten worden.
Abdannor kwam voor het eerst in aanraking met contractmanagement tijdens zijn minor inkoopmanagement. Zo had het vakgebied zijn interesse gewekt en besloot hij om zijn scriptie daarop te richten. Toen Abdannor zich bij de universiteit aansloot als afstudeerstagiair voor zijn studie aan Hogeschool Saxion, zat de universiteit nog in zijn startfase met contractmanagement. Na veel veldonderzoek en interviews met stakeholders binnen de universiteit, heeft Abdannor een professioneel advies uitgebracht over hun volgende stappen in het implementatietraject van contracten. Negen maar liefst.
“Mijn twee meest essentiële adviezen zijn toch wel het formuleren van een centrale inkoopstrategie en de doorvertaling naar een inkoopstrategie per categorie. In de huidige situatie hebben ze gewoon niet goed in beeld wat de klant wil en wat de markt te bieden heeft. Daarom koos ik voor een strategie per inkoopstrategie.”
Abdannor geeft aan dat het met de huidige werkwijze heel lastig is om een aanbesteding goed uit te schrijven, omdat er gewoon niet genoeg informatie over de interne vraag beschikbaar is. Pas na het afsluiten van een contract komt men er dan achter dat het geleverde niet aansluit op de behoeften. Misschien zijn er zelfs wel veel betere opties op de markt. Maar daar moet voorafgaand aan een implementatie van een contract beter over nagedacht worden. Binnen deze kaders valt volgens de adviezen in de scriptie de meeste winst te behalen: het formuleren van een inkoopstrategie en dit vervolgens doorvoeren naar categoriemanagement. Met andere woorden, de centrale inkoopstrategie doorvertalen naar een inkoopstrategie per categorie.
De rol van contractmanagement binnen bedrijven wordt in de toekomst alleen maar belangrijker, volgens Abdannor. Steeds meer diensten worden uitbesteed. En uitbesteding betekent dat er een contract wordt opgemaakt, dus ook dat aantal blijft groeien. Deze groei is terug te zien op de arbeidsmarkt voor contractmanagers, want die zijn zeer gewild. Zijn ervaring met conflicten die voortvloeien uit het gebrek aan gedegen contractmanagement, maar vooral ook de kansen en de baten die contractmanagement kan brengen, zijn voor Abdannor de bevestiging dat geen organisatie in de toekomst nog zonder contractmanagement kan.
“Of de universiteit alle adviezen gaat overnemen, weet ik niet, maar ze waren er in ieder geval heel erg positief over en hebben aangegeven dat ze zeker wat met de scriptie gaan doen. Wanneer is lastig te zeggen, omdat centralisatie van contractmanagement bij de universiteit nu eerste prioriteit heeft.”
Het is natuurlijk niet zo dat Abdannor van te voren bedacht ‘Hé, ik ga de Jan van Beckum Scriptieprijs winnen, dus ik kies voor contractmanagement’. Hij toonde zijn volle inzet voor dit vakgebied om zijn bachelor af te ronden en zijn diploma te behalen. Pas achteraf bleek uit de reacties vanuit Hogeschool Saxion en zijn afstudeerstageplaats dat zijn scriptie van hoog niveau was. De inschrijving voor de Jan van Beckum Scriptieprijs volgde. Hij won hiermee 2000 euro en een CATS CM® training.
Wil je meer weten over deze scriptie? Abdannor Zoulali spreekt 11 februari 2020 op de Nationale Contractmanagement Conferentie!
Wil je meer weten over de Jan van Beckum Scriptieprijs 2020? Ga naar jvbscriptieprijs.com.
