Een interview met Jeannine den Boer over eigenaarschap, communityvorming en de stap van contractmanagement naar contract- en leveranciersmanagement
Tijdens de World Contract Management Summit in Berlijn verzorgde Jeannine den Boer een presentatie over hoe Achmea de afgelopen jaren stap voor stap haar contract- en leveranciersmanagement heeft verbeterd door te werken aan structuur en te bouwen aan een professionele contractmanagement-community en het volgende doel namelijk een professionele contract- én leveranciersmanagementcommunity! In haar presentatie gebruikte Jeannine de metafoor van een lange wandeling langs het Pieterpad: een reis die begon met het creëren van overzicht en eigenaarschap rondom contracten en leveranciers, maar die zich gaandeweg ontwikkelde tot een bredere beweging binnen de organisatie.
Achmea werkt met honderden leveranciers en kent, net als veel grote organisaties, een groot aantal disciplines die betrokken zijn bij contracten en leveranciersrelaties. Wat begon als een initiatief binnen IT groeide uit tot een organisatiebrede community van professionals uit onder andere business, inkoop, contractmanagement, IT, risk, juridische zaken en leveranciersmanagement.
We spraken met Jeannine over de aanleiding voor deze ontwikkeling, de rol van eigenaarschap en communityvorming en de volgende stap: de overgang van contractmanagement naar integraal contract- én leveranciersmanagement.
Wat was de aanleiding om contractmanagement organisatiebreed te professionaliseren?
“We ontdekten dat veel mensen contact hadden met onze leveranciers, maar dat niemand echt het totaalplaatje had. Leveranciers werden vanuit verschillende disciplines aangestuurd, ieder vanuit een eigen verantwoordelijkheid en perspectief.”
Volgens Jeannine was er binnen Achmea uiteraard al sprake van contract- en leveranciersmanagement, maar gebeurde dat vooral vanuit individuele initiatieven en persoonlijke werkwijzen.
“We realiseerden ons dat we veel meer waarde uit leveranciersrelaties konden halen als we eigenaarschap beter organiseerden, mensen met elkaar verbonden en meer samenhang aanbrachten. Wat begon als kleine community binnen IT groeide uiteindelijk uit tot een veel bredere beweging binnen de organisatie. Juist die verbreding, en de groeiende inbreng van professionals uit verschillende disciplines, heeft een belangrijke bijdrage geleverd aan de professionalisering die we hebben gerealiseerd én die we vandaag de dag nog steeds verder brengen”
Wat was de belangrijkste succesfactor in de beginfase?
“Niet zozeer het plan zelf, maar het feit dat we professionals uit verschillende disciplines rondom een gezamenlijk doel bij elkaar kregen.”
Jeannine benadrukt dat de ontwikkeling niet top-down begon.
“We hebben professionals uit verschillende disciplines samengebracht en met elkaar gesproken over uitdagingen, belangen en ambities. Daardoor ontstond niet alleen begrip voor elkaars perspectief, maar ook een gedeeld gevoel van urgentie.”
Die gezamenlijke ambitie werd vervolgens vertaald naar een concreet plan van aanpak.
“Achteraf gezien was dat ook het begin van onze community. Een groep mensen die kennis deelde, ervaringen uitwisselde en samen wilde bouwen aan een professionelere manier van werken.”
Welke uitdagingen kwamen jullie onderweg tegen?
Zoals in iedere veranderreis speelde weerstand een rol.
“Mensen gebruiken soms dezelfde woorden, maar bedoelen niet altijd hetzelfde. Daarom heeft CATS CM® als gezamenlijk referentiemodel ons enorm geholpen. Het gaf een gemeenschappelijke taal voor rollen, verantwoordelijkheden en werkwijzen.”
Daarnaast groeide de uitdaging om steeds meer collega’s betrokken te houden. Vanuit die behoefte ontstond een centrale omgeving voor kennisdeling en communicatie.
Maar de belangrijkste stap was volgens Jeannine de vertaling naar de dagelijkse praktijk.
“De introductie van contract boards heeft veel betekend. Daardoor zagen managers en directie niet alleen wat contractmanagement is, maar vooral welke waarde het toevoegt. Draagvlak ontstaat uiteindelijk niet door erover te praten, maar door het te doen.”
Waarom speelde de community zo’n belangrijke rol?
“We hebben de afgelopen jaren vooral gewerkt aan het professionaliseren van contractmanagement. De volgende stap is het verder ontwikkelen van leveranciersmanagement.”
Volgens Jeannine verschuift de aandacht steeds meer van individuele contracten naar leveranciersrelaties en leveranciersportfolio’s.
“Contracten blijven belangrijk, maar uiteindelijk wil je sturen op de bijdrage die leveranciers leveren aan organisatiedoelstellingen. Dan kijk je niet alleen naar prestaties en compliance, maar ook naar innovatie, risico’s, duurzaamheid en strategische samenwerking.”
Dat vraagt volgens haar ook om nieuwe rollen en nieuw eigenaarschap.
“De vraag verschuift van ‘wie beheert het contract?’ naar ‘wie is eigenaar van de leveranciersrelatie en de waarde die daaruit ontstaat?’.”
Wat is de volgende stap voor Achmea?
Waar de afgelopen jaren vooral in het teken stonden van contractmanagement, verschuift de focus steeds meer naar contract- én leveranciersmanagement.
“Contracten blijven belangrijk, maar uiteindelijk draait het om de relatie met de leverancier en de waarde die je samen creëert.”
Daarbij kijkt Achmea nadrukkelijk naar thema’s als innovatie, duurzaamheid, risico’s en strategische doelstellingen.
Ook ziet Jeannine veel kansen in AI-ondersteunde tooling.
“Niet om mensen te vervangen, maar juist om administratieve en analyserende werkzaamheden slimmer uit te voeren. Daardoor ontstaat meer ruimte voor het bouwen aan relaties en samenwerking. Uiteindelijk blijft dat de belangrijkste succesfactor.”
Welk advies heb je voor organisaties die werken aan contract- en leveranciersmanagement?
“Creëer een beweging van ambassadeurs.”
Volgens Jeannine ligt de sleutel niet in modellen of processen, maar in samenwerking tussen disciplines.
“Begin met een gezamenlijk referentiemodel en zorg voor overeenstemming over wat contract- en leveranciersmanagement binnen jouw organisatie betekenen. Investeer vervolgens in kennisdeling, samenwerking en communityvorming. Juist daar ontstaat het draagvlak en de energie om steeds weer een volgende stap te zetten.”
Een reis die doorgaat
Het verhaal van Achmea laat zien dat een duidelijke visie, een actieve community en zichtbaar eigenaarschap de basis vormden voor de ontwikkeling van contract- en leveranciersmanagement binnen Achmea.
En misschien is dat wel de belangrijkste les uit Jeannines verhaal: de bestemming is nooit het eindpunt. Elke stap vooruit opent weer nieuwe mogelijkheden om meer waarde uit leveranciersrelaties te halen. Daarmee gaat de wandeling gewoon verder.