Het managen van leveranciers wordt binnen organisaties met diverse termen aangeduid. De benamingen vendor management, supplier management en contract- en leveranciersmanagement zijn hier voorbeelden van. De gemeenschappelijke noemer is dat ze allen aanhaken bij inkoop en gericht zijn op het managen van leveranciers. Toch zit er een nuanceverschil in de diverse termen. Wanneer we de hoofdactiviteit eruit filteren, staat leveranciersmanagement centraal. Wat is dat nu eigenlijk, leveranciersmanagement?

Definitie leveranciersmanagement

 Leveranciersmanagement: “Leveranciersmanagement bestaat uit de activiteiten om te komen tot de keuzes voor leveranciers en het managen van de relatie van de eigen organisatie met haar (kern)leveranciers met als doel een optimale bijdrage aan de strategische organisatiedoelstellingen te realiseren.”

 Meer over leveranciersmanagement

Leveranciersmanagement versus contractmanagement

Ondanks dat leveranciersmanagement en contractmanagement onlosmakelijk met elkaar verbonden zijn, verschilt de reikwijdte aanzienlijk. Leveranciersmanagement is overkoepelend aan het gehele proces van inkoop tot beëindiging van contracten. Dit gaat over het realiseren van organisatiedoelstellingen en hoe die leveranciers daaraan kunnen bijdragen. Het doel van leveranciersmanagement is om te komen tot de juiste keuze voor leveranciers, het kiezen van de juiste samenwerkingsvorm én het managen van leveranciers nadat die keuzes gemaakt zijn. Het gaat hierbij om het vaststellen, structureren, inrichten, onderhouden en monitoren van de (juiste) leveranciersrelaties.

Onder het motto ‘je kunt pas een contract managen als het er is’, gaat contractmanagement over de contractuitvoering, de contractbeëindiging en de evaluatie. Het doel van contractmanagement is het realiseren van de contractdoelstellingen. Proactief sturen op doelen om het resultaat dat werd beoogd bij het afsluiten van het contract ook daadwerkelijk te bereiken.

Waar ligt dan de connectie tussen de twee werkvelden? Het is een wisselwerking. Om contractdoelstellingen te behalen is een goede samenwerking met de leverancier belangrijk. De informatie over de prestaties van leveranciers worden weer door contractmanagers vastgelegd en aangeleverd naar aanleiding van ervaringen binnen contracten. En deze inzichten worden op hun beurt weer gebruikt door leveranciersmanagement.

Waarom leveranciers managen

Waarom zou je aan leveranciersmanagement doen? Daar zijn een aantal redenen voor te bedenken. De hoofdmoot komt voort uit de toenemende mate van outsourcing, wat leveranciers steeds meer en vaker onderdeel van de corebusiness van organisaties laat uitmaken. Puntsgewijs kunnen we de redenen terugbrengen tot een drietal essenties:

 

  • Een steeds groter deel van de omzet/het budget wordt ingevuld door (steeds meer) leveranciers.
  • De impact/het belang van leveranciers neemt toe (de waarde die zij toevoegen) tot en met strategisch niveau.
  • Het succes van de organisatie en het realiseren van de organisatiedoelstellingen zijn sterk afhankelijk geworden van de prestaties van de leveranciers.

Taken en verantwoordelijkheden van de leveranciersmanager

Door het ruimere speelveld heeft de leveranciersmanager een bredere horizon dan de contractmanager. De primaire taak van leveranciersmanagers is om de juiste leveranciers te kiezen voor de organisatie en daarmee een florerende relatie te onderhouden. Dan hebben we het over verantwoordelijkheden als:

  • Marktverkenning van potentiele leveranciers;
  • Inzicht krijgen in het huidige leveranciersportfolio van de organisatie;
  • Bepalen van het soort leveranciers dat de organisatie nodig heeft, nu en in de toekomst;
  • Het kiezen, classificeren en kwalificeren van leveranciers;
  • De leveranciersstrategie per categorie bepalen, met bijbehorende type contracten;
  • Relatiemanagement;
  • Risicomanagement;
  • Regie voeren;
  • Performancemeting en -management.

Het CATS Leveranciersmanagementmodel

Om invulling te geven aan de activiteiten die onder leveranciersmanagement moeten worden uitgevoerd, ontwikkelden we het CATS Leveranciersmanagementmodel. Deze voorziet tevens in praktische handvatten voor leveranciersmanagement. Dit lichten we hieronder toe.  Als eerst, het model ziet er als volgt uit:

Governance en regievoering

Volgens het CATS Leveranciersmanagement model staat de zogenaamde ‘governance’ in het proces centraal.  Het gaat om het beheersen van de verbinding tussen leveranciersportfolio management, marktverbinding en relatiemanagement. De ‘governance’ oftewel ‘besturing’ zorgt voor de verbinding tussen deze elementen van leveranciersmanagement. Dit gaat onder andere over overlegstructuren. Wie overlegt wanneer en met wie?

Regievoering is onderdeel hiervan en betreft het spel van het invullen van goed opdrachtgeverschap en goed opdrachtnemerschap, zodat ze samen voor beide tot een goed resultaat komen. De volgende twee punten zijn daarbij bepalend:

  • De opdrachtgever (manager primair proces) moet vanuit organisatiebelang komen met een heldere vraag die men zich ook kan en wil veroorloven.
  • De opdrachtnemer moet als eindverantwoordelijke zorg dragen voor het goed ontvangen en vervolgens vertalen van die vraag naar de uitvoering.

A. Leveranciersportfolio management

Bovenaan in het CATS Leveranciersmanagementmodel staat leveranciersportfoliomanagement. Het doel hiervan is het verkrijgen van een overzicht van alle leveranciers waar de organisatie zaken mee doet of leveranciers waarmee men zaken wil doen. Essentieel is hierbij het segmenteren en bepalen welke activiteiten voor welke leveranciers van toepassing zijn en uitgevoerd moeten worden. Niet alle leveranciers zijn even belangrijk, daarom is differentiëren in managementaanpak per leverancier wel van belang.

B. Marktverbinding

De markt bestaat uit alle partijen die op dit moment leverancier zijn en de partijen die in de toekomst mogelijk leverancier kunnen worden. Het doel van het onderdeel marktverbinding is:

  1. Marktverkenning: weten wat er in de markt aan mogelijkheden aanwezig is.
  2. De markt laten weten wat de verwachte toekomstige behoefte van de organisatie is.

C. Relatiemanagement

Dit spreekt eigenlijk voor zich: relatiemanagement betreft het onderhouden van de relatie met de leverancier. De relatie met kernleveranciers vertoont de volgende kenmerken:

  • ‘Echt’ partnerschap;
  • Gezamenlijk commitment aan organisatie doelstellingen > dat is waar op gemeten wordt;
  • Commitment van senior business management bij het opzetten en onderhouden van de relatie;
  • Grote mate van openheid en transparantie;
  • Grote mate van verwevenheid van activiteiten.

Uiteraard kan en wil je niet met al je leveranciers een dergelijke relatie, ook dat maakt onderdeel uit van het segmentatieproces bij leveranciersportfolio management.

Performance management onder leveranciers

Nog een onmisbare pilaar binnen leveranciersmanagement die zeker genoemd mag worden is performancemanagement. Dit omvat alle activiteiten die moeten zeker stellen dat de beoogde doelstellingen voortdurend worden behaald op een effectieve en efficiënte wijze. Leveranciersmanagement gedijt pas goed als er ook naar performancemanagement gekeken wordt.

Meer over leveranciersmanagement

Zoals je kunt lezen is leveranciersmanagement een veelomvattende en belangrijke taak voor de organisatie. Organisaties zijn voor hun eigen succes in toenemende mate afhankelijk van hun leveranciers, waarmee leveranciersmanagement een van de kerntaken van een organisatie is geworden.

Wil jij een succesvol leveranciersmanager worden? De belangrijke connectie tussen contractmanagement en leveranciersmanagement heeft ons bewogen om als expertisecentrum ook een driedaagse training leveranciersmanagement te ontwikkelen.