Gert-Jan Vlasveld
Door Gert-Jan Vlasveld

De contractlevenscyclus, wat is dat eigenlijk? Als je antwoord geeft op die vraag en dan nog eens logisch nadenkt over dat antwoord, trek je waarschijnlijk dezelfde conclusie als ik.  Want ja, ook ik heb me er zelf schuldig aan gemaakt. Net als vele anderen. Hadden we allemaal oogkleppen op of hebben inzichten uit praktijk ons wakker geschud? Het is tijd voor een nieuwe, betekenisvolle benadering. De term ‘contractlevenscyclus’ klopt van geen kanten.

Een contract kent geen levenscyclus

Het  aspect ‘cyclus’ suggereert  dat er een zich steeds weer herhalende volgorde van stadia is. Sommige ontworpen afbeeldingen vertonen nog iets van een cirkel. , maar de meeste schematische weergaven van de contractlevenscyclus zijn gewoon op een rechte lijn afgebeeld. Simpelweg omdat er van een cyclus geen sprake is.

Een contract is geen zich herhalende volgorde van stadia. Een contract wordt opgesteld, uitgevoerd en beëindigd. Als er iets nieuws komt, dan is dat een nieuw contract. Sterker nog, het opstellen van het ene contract overlapt met de uitvoering van het andere contract. Het nieuwe contract is in bijna alle gevallen niet gelijk aan het voorgaande, maar is het resultaat van gewijzigde inzichten. En als er besloten wordt om de leveringen of de diensten zelf te gaan verzorgen in plaats van door een leverancier, dan komt er helemaal geen nieuw contract. Geen cyclus dus! Wat is het dan wel? In mijn ogen is het niet anders dan een opeenvolging van stappen. En de beste benaming daarvoor is proces.

‘Contractlevenscyclus’ is denken vanuit een verkeerd perspectief

Het voorste deel van de woordsamenstelling, het woord contract, klopt net zo min. Het geeft aan dat degene die ‘contractlevenscyclus’ hanteert het managen van een contract in een verkeerd perspectief zet. Zaken worden dan vanuit dat perspectief bekeken, geplaatst en beoordeeld.

Wat is het juiste perspectief? Gerco Rietveld heeft in zijn boek ‘Inkoop, een nieuw paradigma’ laten zien wat het perspectief zou moet zijn. Uitgangspunt moet altijd het businessproces zijn! Als er een contract wordt gemaakt voor iets dat wordt ingekocht, is dat omdat daar een behoefte vanuit de organisatie achter zit. En die behoefte kan zowel betrekking hebben op het primaire proces als op één van de ondersteunende processen. De persoon die verantwoordelijk is om een bepaald resultaat te behalen voor de organisatie besluit op een moment dat op bepaalde onderdelen van het te behalen resultaat een leverancier wordt ingezet. Dan begint het proces van behoefte invulling door leverancier, geen cyclus. Dat proces bestaat uit: vaststellen van de behoefte, het opstellen van de vraag aan de markt, ontvangen en beoordelen van de voorstellen tot behoefte invulling van leveranciers, keuze leverancier, overeenkomst opstellen, de diensten die de behoefte invullen afnemen en uiteindelijk het beëindigen van de behoefte invulling door leverancier.

Van cyclusdenken naar procesdenken

Welke term moet er in plaats van contractlevenscyclus dan wel komen te staan? Ik ga tegenwoordig uit van de term ‘BIDL proces’, Behoefte Invulling Door Leverancier. Wat ga jij in de toekomst doen, cyclusdenken of procesdenken?

Bel mij terug