Gert-Jan Vlasveld
Door Gert-Jan Vlasveld

Het landschap van contracten is er één dat steeds meer diversiteit laat zien. Een ontwikkeling die steeds meer opduikt, is de aandacht voor andere vormen van contracten dan de meest gangbare. De meest voorkomende vormen zijn de transactiegebaseerde en de prestatiegebaseerde contracten. De nieuwere vormen van contracten komen veel dichterbij ware partnerships. Ze draaien meer om het effect dat de diensten teweegbrengen of de invloed die ze hebben op de organisatiedoelstelling. Een manier om deze contracten tot stand te brengen is de methode Vested. Hoe verhoudt deze methode zich nu tot bijvoorbeeld de contractmanagementmethode CATS CM?

Verschillende contractvormen

Bij een transactiegebaseerd contract levert de leverancier een product of voert een activiteit uit en ontvangt voor die  uitvoering een tegenprestatie, bijna altijd in de vorm van euro’s. Bij een prestatiegebaseerd contract wordt de tegenprestatie gebaseerd op het serviceniveau dat daarmee bereikt wordt. Een voorbeeld hiervan is de leverancier die de servicedesk verzorgt. De bijbehorende activiteiten zijn het aannemen van telefoontjes en het oplossen van de problemen die door bellers worden gemeld. De tegenprestatie is gebaseerd op het al dan niet opnemen van de telefoon binnen een afgesproken respons tijd en het oplossen van de gemelde problemen binnen de vooraf gestelde maximumtijd.

De nieuwere vormen van contracten draaien om het effect van de geleverde diensten of de invloed daarvan op de organisatiedoelstelling. Dit vormt dan ook de basis voor het bepalen van de tegenprestatie. Om terug te komen op het  voorbeeld van de servicedesk: hier is de tevredenheid van de beller of de bijdrage van de servicedesk aan het klantbehoud het uitgangspunt voor de tegenprestatie.

‘The Vested Way’

Een mogelijke aanpak om tot dergelijke typen contracten te komen is de Vested-methodologie. Deze aanpak wint aan populariteit. Steeds meer organisaties zetten Vested in voor de totstandkoming van contracten. Ook gebeurt het regelmatig dat contracteringstrajecten waarbij formeel geen Vested-aanpak gehanteerd is, alsnog met terugwerkende kracht bestempeld tot Vested contract door de ontwikkelaars van deze methodologie.

De populariteit van Vested is verklaarbaar. Het spreekt veel mensen aan om middels een echt partnership (het meest misbruikte woord binnen de inkoopbranche) een leverancier aan je te verbinden die meewerkt aan het realiseren van jouw organisatiedoelstellingen. Zeg nu zelf, wie wil dat niet?

Wanneer welk contractvorm

Waarom stappen organisaties dan niet massaal over op Vested-contracten?  Daar zijn meerdere redenen voor. Ten eerste is niet ieder contract geschikt om volgens benadering van Vested vorm te geven. Ten tweede valt het in de praktijk nog niet mee om een leverancier te vinden die dezelfde aanpak voorstaat. Als laatste, ten derde, moet de eigen organisatie vaak nog overtuigd worden van de aanpak. En dat is geen sinecure!

Over Vested zijn een aantal boeken geschreven en vele whitepapers verschenen. Als ik kijk naar wat de belangrijkste onderwerpen zijn die in deze naslagwerken worden behandeld, dan is dat vooral de onderbouwing waarom de Vested-aanpak betere resultaten oplevert. Die bewijsvoering komt voort uit wetenschappelijk onderzoek, een field research onder outsouring contracten en een beslissingsmodel om te bepalen wanneer Vested wel of niet toepasbaar is. Maar ook de leidraad om te komen tot een Vested-contract en die onderwerpen die in een dergelijk contract moeten staan worden beschreven in de whitepapers. Dat laatste is natuurlijk interessant vanuit (post-award) contractmanagement, omdat dit het fundament legt voor de uitvoeringsfase van het contract.

Kaderen van het resultaat

Als we op dat laatste inzoomen, dan zien we dat de aanpak voorstaat om de volgende onderwerpen als resultaatdoelstellingen vast te leggen:

  • Gedeelde visie en strategische doelstellingen
  • De principes van het partnership
  • De scope van het werk
  • De afspraken over het alloceren/verdelen van de waarde die vanuit het partnership is gecreëerd
  • Andere bepalingen en voorwaarden voor het partnership
  • De structuur en werkwijze voor de besturing (governance) van de samenwerking

Voor de uitvoering van het partnership worden de volgende aanwijzingen gegeven:

  • Partners moeten gefocust blijven op de relatie en die maatregelen nemen die nodig zijn om een echt partnership te handhaven;
  • Het is absoluut voorwaardelijk dat de leiders op sleutelposities de WIIFWe (What Is In It For We) gedachtengoed voortdurend laten zien in hun eigen gedrag;
  • Uitvoering geven aan het partnership kan alleen als beide partners voortdurend oog hebben voor de gedeelde visie en de partnership principes.

Twee methodes naast elkaar: Vested versus CATS CM

Hoe verhoudt zich dit nu tot de CATS CM methode? Het korte antwoord daar op is dat Vested en CATS CM prima samengaan. Laat ons dat enigszins toelichten.

De Vested-aanpak heeft betrekking op het deel vóór het zetten van een handtekening onder een contract en de CATS CM-methode heeft betrekking op de activiteiten die erna plaatsvinden. In dat opzicht vullen beide aanpakken elkaar prima aan.

De onderwerpen die vanuit Vested vastgelegd moeten worden zijn voor een groot deel terug te vinden in de CM Essentials van CATS CM:  doelstellingen, de financiële aspecten en de besturing van het contract. CATS CM geeft aan waar je als contractmanager mee aan de slag moet en Vested geeft invulling aan de te verwachte werkwijze op die aspecten. De aanvullende aanwijzingen die Vested geeft zijn prima op te pakken door een contractmanager. En de overige CM Essentials zullen ook in een Vested-contract invulling krijgen.

Conclusie: Vested en CATS CM zijn een mooie aanvulling op elkaar en kunnen daarom prima samen ingezet worden!

 

Bronnen: